企業檔案文化建設思考

溫曉蘭

摘 要：作為檔案文化的重要分支，企業檔案文化在企業文化的孕育過程中起到了重要的作用。隨著社會的發展，國內很多企業對檔案文化建設工作越來越重視。本文通過闡述企業檔案文化建設的意義，再提出如何建設企業檔案文化的建議，以供參考。

關鍵詞：企業；檔案文化；建設

企業檔案文化屬于企業文化建設的核心與靈魂，也是一個企業重要的精神文化。它主要包括了企業的經營理念、價值觀念、發展目標以及企業的愿景等。企業檔案真實記錄了企業發展進程中的各種事件與過程，為企業的發展壯大提供了翔實的參考依據。企業檔案文化能起到導向、凝聚、激勵、約束的作用，是企業寶貴的財富。

1 企業檔案文化建設的作用

（一）有助于豐富企業文化

隨著經濟全球化的發展，企業面臨著日趨激烈的競爭局面。與此同時，企業文化等“軟”實力也成為企業競爭力的重要組成部分。企業檔案是指企業發展進程中所形成的真實、原始的記錄，能夠最真實的反映出企業的發展歷程[1]。它屬于企業文化的重要載體，也是構成企業深厚文化底蘊的要素與源頭。可以說，如果企業檔案文化建設滯后，企業文化建設也會舉步維艱，難以為繼。因此，抓好企業檔案文化建設，既能極大豐富企業文化的內涵，還能強化企業文化的激勵與凝聚作用，進一步提升企業核心競爭力。

（二）這是企業檔案工作發展的必然要求

企業檔案不僅是企業文化的重要載體，也是企業文化的具體產物。近年來在信息技術與數字網絡的大背景下，企業檔案工作朝著人本化、個性化的方向發展。企業員工是企業檔案工作面對的主要對象，他們大多從事著一線生產或管理工作，具有較強的權責意識與質量觀念。這對企業檔案工作提出了非常嚴格的要求。檔案信息必須準確、全面、有效，并且能從中體現出檔案文化要素。企業檔案工作者要將文化要素貫穿于整個檔案工作中，為企業與員工提供更優質的檔案文化服務。這樣才能讓員工感受到檔案工作的親和力，從中體會到企業檔案工作中所蘊含的文化因素以及人本理念。企業通過推廣自身的檔案文化，用文化來管理、教育、感化員工，達到凝心聚力的作用。因此，構建企業檔案文化是企業檔案工作發展的必然選擇。

（三）這是企業核心價值使命的要求

企業文化是企業在長期發展過程中形成的統一價值理念。企業檔案是企業各項工作的真實記錄，既有重大事件，成功經驗，也有失敗的教訓。企業領導利用企業檔案能更準確地把握形勢，做出科學的決策。正因如此，企業檔案真實保留了企業發展進程中的痕跡，也凝聚了一代代企業人特別是企業領導與各類人才的不懈努力。這才使企業能在殘酷的市場競爭中保持一貫的核心價值觀，讓企業得以發展壯大。

2 加強企業檔案文化建設的對策

（一）增強檔案服務理念

近年來我國正處于經濟轉型的關鍵時期，企業的核心競爭力除了單純的經濟實力外，還包括企業軟實力與企業多元文化等[2]。企業文化是企業獲得持久生命力的源泉，企業檔案文化屬于企業文化的重要組成部分，也是推動企業發展的基礎動力之一。企業文化與企業檔案是相輔相成的，有著密切的聯系。企業檔案能促進企業文化的建設，企業文化建設的成果也能豐富企業檔案內容。因此，在構建企業檔案文化的過程中企業檔案工作者必須樹立以服務為先導的理念，拓寬企業檔案服務于企業文化建設的空間，從而促進企業文化的發展。

（二）深入挖掘企業檔案文化功能

挖掘檔案文化功能是指對檔案文化信息及其它相關信息進行加工、提取、輸出的過程，最終實現對檔案資源的有效開發與利用。要想做好企業檔案文化功能的挖掘工作，必須抓好兩方面工作。一要做好檔案收集工作，豐富企業檔案館藏。檔案收集必須遵循“真實、客觀”的要求，力求檔案資料的完整性、真實性與系統性[3]。檔案工作者在收集檔案時要從宏觀與微觀兩方面入手。宏觀方面要收集企業發展進程中的宏觀政策調整、重大事件、重要成就與獲得的榮譽等。微觀方面要收集關于企業的Logo、相關活動材料、慶典圖片與視頻資料，先進人物資料等。另外，要根據企業的自身特色以及檔案收集的側重點，抓好重要檔案資料的收集工作，從而為企業檔案文化功能的開發打好堅實的物質基礎。二要抓好檔案編研工作。這是以滿足企業正常運轉、生產經營各項活動對檔案的利用為目的，以庫藏檔案為基礎，以匯編檔案文件與編撰檔案參考資料為成果形式的一項工作。這是對企業檔案的再生產，通過挖掘檔案中蘊含的有用信息，在原有基礎上創造出更多的相關文化產品。這需要檔案工作者具有敏銳的洞察力，準確把握企業員工的檔案需求，并了解企業文化建設中的關注點以及企業各項工作的文化需求。隨后選取企業檔案資料將其二次整合創造，提升企業檔案的文化價值。比如，可把原有的企業發展資料編撰為《企業年鑒》、《企業大事記》等圖片、影音資料，便于傳播與推廣。

（三）增強創新意識，開辟檔案服務企業的新途徑

伴隨著檔案信息化進程的加快，很多企業檔案管理實現了數字化、規范化管理。與此同時，企業檔案在企業活動中的作用也日益突顯。企業檔案工作必須與時俱進，滿足企業現代化管理的要求。檔案管理者的工作場所不能僅局限于檔案室，而應主動走出來，實現四個方面的轉變：一是原值服務向增值服務的轉變；二是單向服務向多向服務轉變；三是被動服務向主動服務轉變；四是局部服務向完整服務轉變。要做到以上四點，檔案工作者首先要轉變過去“重保管、重保密、輕開發、輕效益”的服務理念，并要充分挖掘檔案文化功能，將其應用到企業文化建設當中，便于全體員工對檔案資料的利用，充分發揮出企業檔案的社會效益與經濟效益[4]。其次，要改進服務手段，盡快配齊復印機、掃描儀、移動存儲盤等硬件設備，并引進先進的檔案管理系統，實現檔案管理的信息化、網絡化與數字化。同時，還要積極運用高科技，實現檔案信息錄入、處理與輸出過程的同步數字化。建設企業數字檔案館，并設立不同權限，方便不同用戶群體對企業檔案的利用，以滿足企業全體員工日益增長的文化需求。最后，服務方式上要有所改進，樹立人本理念，從檔案利用者的角度出發，了解他們使用檔案的目的、愿望、需求等，變被動服務為主動服務。

（四）配備專職的檔案文化工作人員

伴隨著企業經營規模的日益壯大，大量業務的拓展，使企業檔案文化資料的數量與種類都明顯增多。這給檔案文化管理提出了新的要求，也增加了不少困難。對此，在企業檔案文化管理中可采用責任追究制，明確領導、職能部門、個人的職責，并以條文的方式作出明確規定，以增強全體員工的責任心。同時，要配備專職的檔案文化工作人員，并加強業務培訓，不斷提高檔案文化管理水平。

3 結語

總之，企業檔案文化建設是十分重要的，關乎到企業的長遠發展。企業檔案部門要增強服務意識與創新意識，圍繞企業檔案文化建設能力的提升，引入先進的現代管理理念，不斷完善企業檔案文化建設機制，加大對企業檔案文化的開發與利用，拓寬企業檔案文化傳播的寬度與深度，確保企業檔案文化建設的順利進行，從而促進企業文化的繁榮發展。

參考文獻

[1]陳關玲.對建設企業檔案文化的反思[J].中國科技縱橫，2012，36（2）：183-183.

[2]王芳.淺談企業檔案文化在企業文化建設中的作用[J].科技信息，2011，37（24）：63-63.

[3]蘇梅.企業檔案文化建設新途徑探討[J].東方企業文化，2014，15（14）：107-107.

[4]呂榮.加強企業檔案文化建設的幾點思考[J].新教育時代電子雜志，2015，26（31）：271-271.