企業(yè)基建項目檔案管理工作中存在問題及對策探究

李睿璐

摘 要：基建項目檔案是企業(yè)參與基礎建設項目施工全過程的真實記錄，是建設項目審核、檢驗、監(jiān)察以及項目事故責任認定與企業(yè)依法維權(quán)的原始憑證，同時還是工程后期改擴建的參考依據(jù)。本文通過對如今基建檔案管理中存在的隱患進行研究，進一步探索出依法治檔，通過提升檔案工作者的業(yè)務素質(zhì)，把檔案管理納入基建項目管理，檔案管理機構(gòu)參加項目驗收等一系列科學化管理舉措從而提升企業(yè)基建檔案管理水平。

關鍵詞：基建項目；檔案管理；問題；對策

基建項目檔案是工程策劃、構(gòu)建、管理的現(xiàn)場記錄，具備關鍵的經(jīng)濟、管理和探索價值。對于企業(yè)來講，基建項目檔案不單單是企業(yè)基建工作的內(nèi)在表現(xiàn)，還能夠給企業(yè)在實行項目維權(quán)、經(jīng)營開發(fā)等決策行為上提供關鍵科學根據(jù)。確定基建檔案管理方法的工作關鍵是把基建項目檔案管理流程和科學合理的管理理念有效結(jié)合，這為企業(yè)順暢展開基建項目檔案管理工作、提升企業(yè)經(jīng)濟利益有著重要意義。

1 企業(yè)基建項目檔案工作里潛在的問題

（一）項目資料的管理者缺乏歸檔意識

長久以來，在工程項目建設管理環(huán)節(jié)里，總是存在著只關注建設而輕視檔案的現(xiàn)象，項目資料歸檔意識薄弱。項目的建設單位、施工單位以及監(jiān)理單位重視施工進程，對工程建設過程中形成的資料采集關注程度卻較少，等到很多項目竣工后再補充遺漏的內(nèi)容，導致關鍵步驟的資料缺失。對形成竣工資料承擔有主要責任的施工單位，在施工前期沒有把資料歸檔工作放到各職能部門的工作職責中，未劃定責任分配，沒有明確相應的歸檔職責和審核標準，專兼職資料員的流動性較大、業(yè)務素質(zhì)有限，不能即時有效地鑒定資料的歸檔價值等。由于重大項目參加建設的企業(yè)比較多，各個單位都將在施工環(huán)節(jié)里制造出部分建設工程的相關檔案，建設單位在整體驗收竣工資料時又缺少相應的組織管理，就很可能致使入檔項目文檔不全面，缺乏系統(tǒng)性。

（二）項目資料的早期形成與采集工作缺少科學監(jiān)管

施工項目策劃書以及審批、施工報告、項目估評、規(guī)劃書、征地文檔以及紅線圖、拆遷計劃合約書、勘探記錄、投招標文檔等早期數(shù)據(jù)的采集缺少監(jiān)督力度。重要因素是：平常這一階段項目管理機構(gòu)還未建立，檔案管理工作者也沒有介入，某些文件在文書機構(gòu)或計劃機構(gòu)，某些又在項目管理機構(gòu)，由于時間的推進，這部分文檔資料的采集困難增加，還可能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。比如某些企業(yè)基建項目檔案里牽涉到征地拆遷的有關數(shù)據(jù)，唯有和本地政府簽約的有關土地合同，但是拆遷所根據(jù)的政策和解決材料大部分難以找到，給之后的工作預埋下了不安全因素。

（三）基建項目資料采集和施工進程不同步

依據(jù)工程建設項目完工數(shù)據(jù)與交接工程技術文檔編制協(xié)議和需求，在工程項目建設環(huán)節(jié)里，規(guī)劃、勘探、施工、監(jiān)管等機構(gòu)應當依據(jù)國內(nèi)現(xiàn)存的指標和協(xié)議中的相關約定，嚴格采集錄入完工資料和項目建設在進程上一致。由于大部分基建項目地處偏遠，施工時間較長，存在著項目管理工作者不理解檔案要求的內(nèi)容，檔案工作者也不清楚具體的建設步驟的尷尬，致使過程中關鍵驗收材料、圖紙變更、會議紀要等難以完整收集，無法保證項目建立和資料采集保管同時進行，一些施工企業(yè)存在著項目完工驗收前才臨時補充資料的情況。項目上雖然建立有竣工資料管理制度，施工過程中缺少監(jiān)督方法，致使管理體系和現(xiàn)實工作互相脫離。

（四）部分種類基建項目資料審核標準不統(tǒng)一

在工程項目資料驗收環(huán)節(jié)中，除了國鐵項目，大部分地方基建項目的資料歸檔要求因地域不同使得審核標準不同，使企業(yè)資料管理人員難以進行業(yè)務指導。

2 企業(yè)基建項目檔案管理問題的相應對策

（一）提升項目現(xiàn)場管理人員的歸檔意識，落實管理責任

建設單位在工程早期就應當給施工方進行竣工資料方面的有關法律法規(guī)意識的培養(yǎng)訓練，從意識上提升項目竣工資料對于項目質(zhì)量控制重要程度的認知。施工企業(yè)要進一步確定責任機構(gòu)，把工程資料內(nèi)頁采集整理納入到日常管理的職責制度里，確定各職能部門分管歸檔的具體責任人；各職能部門要把項目資料的歸檔工作作為工作流程終結(jié)的重要環(huán)節(jié)，施行崗位責任制管理。設計單位、監(jiān)理單位應當全力配合資料的形成，確保資料的完整性；建設單位作為基建資料的驗收方應及早制定或明確的文檔材料審核標準，對收尾完工的項目積極組織驗收。對于基建項目規(guī)劃施工機構(gòu)多，采集任務繁雜的情況，各單位檔案監(jiān)管機構(gòu)要強化各個職能部門的交流和協(xié)調(diào)，通過內(nèi)部結(jié)構(gòu)等各種措施積極跟蹤工程進程，參與到工程項目里去，隨時實行業(yè)務引導。

（二）強化企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務素養(yǎng)和服務意識

企業(yè)檔案部門工作人員需要加強自身的專業(yè)素質(zhì)，強化對于基建檔案形成規(guī)律的學習，并且積極主動地深入到項目建設駐地，切實了解每一個工作環(huán)節(jié)，有效開展文件資料管理與指導。在企業(yè)內(nèi)部明確檔案服務方法與服務范圍，讓基建項目檔案業(yè)務服務的范疇更廣泛，服務的水準更進一步，最大程度地適應企業(yè)給基建檔案的要求，使基建檔案發(fā)揮其應有的經(jīng)濟效益，唯有如此基建項目檔案管理工作才可以獲得長遠的發(fā)展。

（三）做到基建項目檔案采集整理與項目施工建設同步進行

利用管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部調(diào)控流程把基礎建設項目檔案管理工作納入到基建工程項目管理環(huán)節(jié)里，使基建檔案工作和工程建設進度一致。在建設項目前期做好基建項目檔案管理品質(zhì)準備，將檔案工作納入工程建設計劃。建設項目投入項目建立時，便進行基建文檔的采集、整理、審核工作；建設項目完工驗收時，實現(xiàn)項目文檔的入檔驗證收錄工作。利用建立工程協(xié)議簽訂、項目監(jiān)理限定機制、基建項目資料歸檔預備金管理系統(tǒng)等措施，科學監(jiān)察調(diào)控基建項目檔案的品質(zhì)。檔案機構(gòu)還應當和企業(yè)策劃、基礎建立部門做好管理進程的交接，完成對項目檔案入檔的合理調(diào)控。

3 結(jié)束語

企業(yè)基建項目檔案是基建工程項目的現(xiàn)實反應，是企業(yè)基建工程管理的關鍵構(gòu)成部分，作業(yè)企業(yè)施工生產(chǎn)的歷史記錄，最終是為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務的。檔案工作者不僅要有恪敬職守的職業(yè)素養(yǎng)，還需要具備熟練的檔案專業(yè)技能與廣泛的知識儲備，嚴格履行基建項目檔案管理制度，做好企業(yè)基建項目檔案管理工作，最大程度地發(fā)揮基建檔案的使用價值。

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