淺談如何做好檔案管理各環節的保密工作

趙靜

隨著市場經濟的發展，檔案管理工作也愈來愈得到深入發展。在瞬息成變的信息時代，做好檔案管理保密工作是檔案管理發展的必然，我們在推動檔案管理科學化、現代化建設的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，并根據實際的需要采取措施，對檔案管理保密管理手段進行完善，提高檔案管理的質量。

1 認識保密性的意義及要求

1.充分意識到檔案管理保密的重要性與緊迫性

檔案中包含著無限的重要資料與數據，做好檔案保密工作是一項重要的工作。不要因人為原因將檔案保密工作疏于防范，給國家的安全、利益造成損失。所以保密工作必須從現在抓起，做現實做起，承擔起經濟建設、社會發展的重任。

2.檔案保管員的保密要求

根據檔案保管員的崗位職責要求，檔案保管員應認真貫徹執行《檔案法》等法規，努力學習檔案工作專業知識，忠于職守，熱心檔案工作。負責各類資料的收集、整理、組卷歸檔、保管和利用工作。每年三月底前，完成上年度在各項工作中形成的各類材料的收集、整理、立卷歸檔工作。其案卷質量、編號、排列均符合檔案管理規定，健全檔案基礎數據庫。并且切實做好檔案保管工作。經常檢查檔案庫房的安全及“九防”設施，保持庫房整潔，確保檔案完好無損。必須遵守黨和國家保密規定，杜絕發生失泄密事故。主動熱情做好檔案利用工作，為機關各項工作服務。認真做好檔案查、借閱及檔案利用登記。熟悉室藏檔案內容，主動、熱情、及時、準確提供檔案。查全率、查準率達到98%以上。

可見檔案保管員要正確分析檔案的管理的具體要求，所具有較強的業務素質，區分對待，正確立檔。合規分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別；案卷排列并編制案卷目錄。對檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。整個過程中要將做好保密工作的思想根植于心中。

3.檔案庫房的基本要求

檔案庫房的要求檔案管理部門應設立專用文件庫房保存檔案。做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。做好檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2 各操作環節的保密工作

1.檔案交接過程中的保密

嚴密檔案交接流程，交出人員（原檔案管理員）遵守職業操守，離崗不得泄密；要求檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。交接過程中監交人員不得對檔案內容等信息進行外泄，應嚴格遵守保密制度。交接應在安全、保密的環境下進行操作，清點、整理要細致，有規劃、有步驟進行，不得馬馬虎虎、糊弄了事，造成責任不明確，界定不清晰的事情。

2.檔案調閱工作過程中的保密

需要調閱檔案資料，應嚴密調閱手續，檔案調閱要合規，調閱必須理由正當，經主管領導準許，方可提供所需查閱的檔案。檔案不得借出，確需借出的，須經領導同意。絕密檔案的調閱應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。

調閱時必均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

3.檔案利用過程中的保密

3.1檔案利用方式有：提供檔案原件；提供檔案復印件；提供文獻索引資料。查閱檔案人，必須遵守保密規定。嚴禁擅自摘抄、復印，確需摘抄、復印者，必須經過批準和接受檔案人員的監督查閱。

3.2檔案資料的公開再利用過程中的保密

檔案管理部門對外提供檔案信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。依據國家統計和有關法律法規，做好檔案公開、再利用工作，對檔案管理員的要求更加嚴格，更需要對非公開或解密資料的掌握。

3.3非公開文獻利用的保密工作

劃分保密等級，保管人員盡量減少，防止泄密。非公開文獻中可能存在關系機密的數據資源，應單獨存放，必要的可加鎖保管。

3.4 絕密檔案的保密工作

《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

4.檔案銷毀過程中的保密工作

檔案資料的銷毀需編制銷毀清冊；嚴格履行銷毀手續，經上級主管部門書面批準同意后，方可組織銷毀；銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。同時做好銷毀的安全防范及保密工作，保證需銷毀的檔案資料不外泄。

銷毀檔案的目錄、鑒定銷毀檔案報告及審批銷毀手續等材料要存入全宗卷，并在各種統計臺帳上注明。

3 結語

做好檔案管理的保密過程是十分重要且有歷史性意義的工作，做好保密工作從現在做起，從細節做起，從各操作環節做起，對檔案管理保密管理手段進行完善，提高檔案管理的質量。積極探索檔案管理中的有效措施，對保密工作做到密不透風，從而進一步推動且提高現代化學校檔案管理及保密工作。