企業人事檔案管理對人力資源管理的影響

摘 要：21 世紀，知識成為推動人類發展的第一要素，是人類最寶貴的資源。這一時代，是知識經濟的時代，管理的核心即為對知識的管理；所有的競爭歸結為人才的競爭，人力資源管理成為知識管理的核心內容，而人事檔案管理的優劣又極大的影響著人力資源管理的有效性，從而，人事檔案工作成為企業人力資源管理的重要支柱。

關鍵詞：知識；檔案管理；科學管理

1 管理人事檔案可優化人力資源

企業想要發揮各個員工在崗位上的最大主觀能動性，就要求企業必須首先要掌握員工有關的一些最真實最全面的個人基本信息。通過員工檔案進行查閱，熟悉員工的歷史與工作經歷，可為企業的選拔人才、使用人才提供具有參考價值的信息。因此，通過充分利用人事檔案，人力資源管理部門對員工的素質、能力以及業績等進行綜合評比分析，正確地做出相應的考核決策，從而保證中小型企業人事管理決策的科學化與合理化。人力資源優化配置是實現人和物之間相優化組合，進而提高人力資源的效率和使用價值的重要途徑。人力資源管理隨著時間的變遷，內外環境的變化，絕不是靜止的，會呈現崗位變化、人員流動、優勝劣汰等動態情況，通過對人事檔案的科學管理，能對人力資源的信息實現資源共享，科學地預測人力資源的需求變動，促進人才進行合理流動，從而最佳地配置人力資源。

優化人力資源的合理配置可以通過人事檔案實現。人力資源優化配置是實現人和物之間相優化組合，進而提高人力資源的效率和使用價值的重要途徑。人力資源管理隨著時間的變遷，內外環境的變化，絕不是靜止的，會呈現崗位變化、人員流動、優勝劣汰等動態情況，通過對人事檔案的科學管理，能對人力資源的信息實現資源共享，科學地預測人力資源的需求變動，促進人才進行合理流動，從而最佳地配置人力資源。

2 企業人事檔案管理工作問題透視

企業人事檔案管理工作存在很多問題，這些問題直接制約了企業檔案工作的發展，并為企業人力資源管理工作帶來極大的困擾，影響了企業發展。

一是服務意識淡薄，缺乏開拓進取的精神。態度不端正，檔案管理本就是一項服務工作，理應服務企業、部門及相關人員。

二是合作意識淡薄，缺乏與相關部門的協作。人事管理不是一項獨立的工作，而是與很多工作相關聯的。缺少部門間的溝通會導致人事檔案管理與人力資源管理相互脫節。

三是人事檔案管理制度不完善，缺乏科學性、先進性。人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環節落后，會不能及時歸檔、整理裝訂、清理等，易造成檔案混淆，需查的檔案查不到，不能準確及時供人力資源查找信息。

四是人事檔案管理人員的綜合素質制約人事檔案管理工作的發展。檔案工作人才結構的不適應，現有的檔案人員往往缺乏開拓精神和競爭意識，知識面較窄，知識結構不合理，深深制約著人事檔案管理工作的進行和發展。

3 加強人事檔案管理改進，配合人力資源管理工作要求

人事檔案管理工作的改進工作要加快進行，在知識經濟時代的背景下，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正配合人力資源管理工作，為企業的發展做出新的貢獻。

一是增強服務意識，積極主動的提供利用。人事檔案管理人員要更新觀念，端正態度；增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。

二是增強合作意識，加強與相關部門的協作。企業的任何一個部門都不是獨立的，而是相互聯系，相互依存的，特別是檔案部門和所有的部門都是緊密聯系。對人力資源管理部門，人事檔案管理應將有關信息給以及時反饋。加強與人事部門的溝通、協作是做好人事檔案管理工作的重要途徑。

三是建立健全科學、合理的人事檔案管理制度。對于不完善的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度。在檔案的收集、整理裝訂、借閱以及更新等都要制度化和法律化。但檔案借閱應對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，其中要注意安全。

四是引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質。人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。為加快檔案管理的發展，引進高素質的檔案人才是必然要求。企業在引進高素質人才的同時，也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

人事檔案管理是一項管理工作，由它在企業中的主要作用可以看出，人事檔案管理和人力資源管理是一個有機的整體，兩者之間就像魚和水的關系一樣，不可分離，同步發展。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理工作所有的業務活動都是為了輸入或輸出人事檔案信息，為人力資源管理活動服務。 做好企業人事檔案工作，可以極大的促進企業人力資源管理工作，進而提高企業核心競爭力。

作者簡介

石盛菊（1966-），女，山東省，漢，本科，中級，檔案管理。