信息化環境下的單位檔案科學化管理路徑探索

秀蓮

摘 要：隨著信息技術及社會的日益發展，我國機關單位檔案管理工作缺陷也日益突出，機關單位進行科學化檔案管理已經成為一種趨勢，檔案管理人員應積極跟上時代發展步伐，開拓創新，重視檔案管理工作，增強資金及人才投入，推動檔案管理的科學化及現代化進程。本文則對信息化環境下的單位檔案科學化管理路徑分析。

關鍵詞：信息化環境；機關單位；檔案科學化管理

我國現在已經進入了高度信息化時代，機關單位檔案管理工作方式也出現了轉變，朝著信息化方向發展，機關單位在信息化環境中，只有通過積極落實科學有效管理策略，探索科學化發展路徑，才能更好地適應社會發展，促進檔案管理工作更加高效有序。

1 我國機關單位檔案管理中存在的問題

我國機關單位檔案管理目前還存在較多問題，需要及時分析并解決，多數機關單位并不重視檔案管理工作，機關單位檔案管理在管理制度中有所體現，但是實際執行過程中力度還不足，相關監管部門沒有積極地履行其職責，導致管理制度形同虛設。檔案管理屬于基礎性工作，也比較枯燥，不能快速地反應業績，這使得多數管理部門領導及基層工作人員對此都不重視，使得檔案管理缺乏科學性[1]。思想決定行為，機關單位領導及管理人員不重視檔案管理工作，因此在這方面資金投入也比較少，各項檔案管理設備在其他各種設置更換情況下也不經常更換，使得檔案管理部門工作環境較簡陋，使用的檔案柜也比較破舊。檔案管理工作其實比較復雜，沒有明確統一性規定，要求管理人員具有較高工作專業性及連續性，單位在這方面資金、人力投入不足導致其很難做好檔案管理工作，很多沒有檔案管理教育背景人員進行檔案管理，導致檔案管理人員整體素質較低。

2 科學化管理在機關單位檔案管理中的實施價值

檔案管理是機關單位的基礎性工作，具有管理性、服務性及政治性特點，信息化環境中，機關單位怎樣提高檔案管理科學化水平，確保單位更加高效有序運行現在是一件非常重要的事情，檔案管理科學化也具有重要意義，其意義主要體現在以下幾方面。

（一）有利于推動社會健康可持續發展

網絡信息技術及媒體設備日益發展，人們生活也出現了巨大變化，傳統檔案管理方式已經被社會淘汰，檔案管理現在正朝著系統化、網絡化及規范化方向發展，相關人員應積極學習關注社會及科技發展新趨勢并積極創新，逐漸提高檔案管理的科學化水平[2]。

（二）有利于機關單位高效、有序協調地運行

檔案管理中內容很好地將機關單位發展歷史體現了出來，真實地記錄了單位以往的工作活動情況，單位領導與決策者能夠從檔案管理中比較全面科學地了解單位基本情況，然后以此為基礎對單位發展戰略進行調整與制定。單位領導及決策者通過查閱檔案，也能發現優秀人才，這樣就能有效提升選拔效率。檔案管理對于單位基層工作人員來說，他們個人的成長被記錄在檔案中，這些工作人員能夠結合檔案進行分析，對過去工作作一個充分認識，然后適時地調整目標，進行自我提升。

（三）有利于機關單位進行深化改革

我國積極推進機關單位改革，機關單位的政務公開、財務公開及人員公開等已經成為了新時代要求，這些內容要想更好地公開，需要通過系統、科學、民主的檔案管理制度實現，社會各界能夠通過查閱單位檔案資料來看到其歷史發展全部面貌，這樣就起到了有效監督作用，也能選擇優秀機關單位開展合作，取得共同發展[3]。

3 信息化環境下的機關單位檔案科學化管理路徑

（一）制定完善的管理制度

實現檔案管理的科學化，首先要提升機關單位對檔案管理的認知程度，增強檔案管理事業宣傳工作力度，詳細講解檔案管理有關法律法規，增強機關單位及管理人員對檔案管理工作的重視，并明確認識到檔案管理的重要性。機關單位要結合自身發展狀況，制定出比較科學完善檔案管理制度，這些管理制度不僅對管理人員有強制約束力，對領導也有約束力，明確劃分管理責任，對員工進行定期考核，懲罰那些沒有積極履行制度的人員。

（二）增大資金投入力度

機關單位檔案管理得到單位領導重視之后，還應加大在檔案管理設施上的資金投入，積極改善檔案館工作環境，使員工在舒適環境中辦公。單位檔案館應配備專用柜子及消防設備，進一步完善檔案館信息化工作，除此之外，還要相應地配置計算機進行網絡化檔案管理，增強檔案管理人員工作積極性，為實現檔案管理科學化打下堅定基礎。

（三）培養專門管理人才

機關單位實現檔案管理的科學化，還要重視單位檔案管理人才隊伍建設，將其作為檔案管理工作的重要組成部分，單位應培養出一支專業化管理人員團隊，定期對員工進行檔案專業知識培訓，使其認識到檔案管理重要性及必要性，引導其緊跟上社會發展步伐，積極學習掌握并及時更新檔案管理技術，使員工在頭腦上具備最先進的管理理念[3]。同時還要對管理人員進行思想政治教育，增強其思想素質，使員工更加明確自身職業責任，樹立正確職業觀念，積極投身于檔案管理事業中。單位人員調動工作，應將檔案管理部門工作人員排除在外，確保檔案管理團隊的穩定。

（四）促進檔案管理的信息化進程

機關單位要想更好地實施檔案管理科學化，應積極跟隨時代發展潮流，響應信息化時代要求，提出更高發展目標，機關單位檔案管理部門應加大資金投入，積極充分地使用計算機等現代技術設備，構建高效、科學的檔案管理系統，將檔案信息及時、準確地導入進去，促進檔案管理的自動化與電子化，提升檔案檢索效率。

4 結語

檔案具有記錄社會經濟建設發展信息的重要作用，為相關研究提供了重要的信息資料，隨著社會經濟的快速發展，計算機網絡技術已經廣泛地應用于檔案管理事業中，促進了檔案管理工作的現代化。機關單位在信息化環境下，更應該探索出檔案管理的科學化路徑，利用網絡實施檔案管理，學習相關理論知識，結合機關單位檔案管理工作現狀，提出科學化建議。

參考文獻

[1] 龐亞丹.檔案管理工作的科學化水平提高問題探究[J].科技資訊，2015，（10）：146.

[2] 賈士寶.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].佳木斯教育學院學報，2010，（6）：301-302.

[3] 郭淑霞.提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].現代經濟信息，2012，（1）：20.