檔案管理信息化建設的幾個問題

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。這樣的轉變要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲、提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化建設是一項長期全面而又具體的工作，是運用多學科知識和專業配合，多個部門之間相互協調以及多個環節相配套的復雜系統。檔案信息化建設由布局走向整體，通過與電子政務建設的緊密結合，成為國家信息化戰略的重要組成部分。因此，要加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，從各方面加強檔案事業的信息化建設。

1 檔案信息化建設的現狀

（一）社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。檔案部門使用的計算機型號不統一，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息化的進程。

（二）檔案管理工作標準化規范化仍需改進。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某一個系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類辦法及有關規定已不能完全適應。

（四）檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，但不能充分發揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

2 檔案信息化建設的意義

（一）加強電子檔案管理，有利于節省人力物力

在傳統檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風險。然而，計算機及其網絡的出現，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，有利于節省大量的人力物力。檔案管理工作實現電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

（二）加強電子檔案管理，有利于提高服務質量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現代化技術的能力，使檔案管理工作發揮出應有的社會效益和經濟效益。

（三）加強電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會的進步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統的檔案模式已經無法滿足這一需求。電子檔案因為對信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會發展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯系，隨著社會發展和科學技術的進步，檔案工作的服務對象和檔案利用需求都會發生變化，表現出一定的動態性，加強電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

3 檔案信息化建設措施

（一）建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領導的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網絡技術來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質檔案利用互補，整合檔案資源來創新檔案管理模式，實現電子檔案需求利用質的飛躍。

（二）規范檔案利用方式，避免不可挽回損失

電子檔案的利用不能夠無原則，應該根據利用者的情況而定，并且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監控下進行。采用網絡方式提供利用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

（三）提高現代化管理手段，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理

檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識網絡化管理和數據化管理，實現信息共享共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重，選擇的軟件具備規范化通用化，并有很強的包容性。

（四）加強工作人員管理，提高檔案保護意識

電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認識到檔案管理工作的重要性，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，使他們養成忠于職守、認真負責、精益求精的工作態度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

參考文獻

[1]王利，影響檔案信息化建設的因素及解決對策[J].理論觀察，2014（7）

[2]李淑云，衛雙囤，檔案信息化建設的現狀與對策[J].山西檔案，2011（S1）

作者簡介

劉莊（1986-），女，工作于山東省棗莊市嶧城區少兒競技體育學校，助理館員，從事檔案管理和政工工作。