關于水利工程檔案管理工作的幾點思考

鄭曉紅　劉順琦

摘 要：作為水利科技檔案管理的主要構成部分的水利工程檔案工作，是專業技術人員施工的關鍵性資料。重點是來自于整體的水利工程設計與施工項目建設過程，水利工程檔案在施工建設當中不但會對質量監理與評定、分析事故產生原因、進行索賠和反索賠、建設分階段驗收與竣工驗收、和后續管理事務當中有著關鍵性的作用，即使是在項目工程竣工之后的后續管理工作中同樣是極其重要的依據。為此，筆者以自我的部分經驗來試就水利工程檔案管理的實際工作進行以下闡述.

關鍵詞：水利工程；檔案管理；措施

在水利工程項目建設過程中產生的對國家而言具有著留存保管價值的相關文字說明、設計與施工圖紙、圖表、影像資料等各類的文件即為水利工程檔案的來源材料。 同時還是對工程作為評定質量等級和在項目工程竣工完成之后作為檢測驗收、維護保養、日常使用及管理的憑據，真實全面的記錄在項目工程建設當中全部顯現的狀況，是全面地鑒定項目工程的整體質量、調查和確定事故產生原因、追究相關責任的關鍵的憑據，并起到監督工程整體質量的重要作用。另外對于同籌建新項目工程的前期工作等，也具有著非常關鍵的參考及利用價值，水利工程檔案的質量會對項目工程整體質量和后續的使用，具有著重要的影響。所以對于檔案進行科學合理地管理，最大化的利用好水利工程檔案的資料，進一步提升水利工程檔案科學化管理工作是十分必要的。

1 水利工程檔案的特點

1.1 真實性

作為項目工程建設過程的完整和真實記錄的水利工程檔案，其所以形成的多種的設計、施工、管理等文字及圖紙材料、各類形式的檔案材料，并以匯合、分類、歸納之產生具有保存價值的體系化的信息資源。其可為整個項目工程的推進實施、日常維護、全面管理、以及將來會產生的工程的改擴建給予參考憑據，同時也能夠為另外的項目工程的建設給予重要的參考作用。

1.2 復雜性

在項目水利工程建設形成了種類繁多的檔案材料，例如相關的文字說明、圖紙照片、影像視頻等；因為其來源于不同的部門、個人，因此不但有著分散性，同時還有著關聯性，例如在設計的文字與圖紙的更改、工程預算的編列、變更審核等形成的的文字說明、圖紙更改、影像視頻等材料，皆為對一類事件進行整體性的闡述，是以水利項目工程建設作為主體來產生的，具有著體系的完整性。

1.3 系統性

形成于水利工程項目建設整體性過程的水利工程檔案，是自提出工程項目、工程項目建設可行性調研、工程設計、工程招投標、實際施工、工程質檢、工程監理、試運行、竣工驗收等整體過程中產生的。因此對于水利工程項目建設質量進行衡量的關鍵憑據即為檔案的質量，應在工程質量管理流程當中導入檔案管理，在工程建設方面與之協同進行， 保障檔案質量的整體化、體系化、精準化。

2 做好水利工程檔案管理的有效措施

2.1 明確檔案資料管理的范圍和要求

首先，應明晰認知水利工程檔案資料是水利工程建設項目的立項、可行性研究報告、項目設計、工程施工、工程質檢與監理、工程竣工驗收等整體的推行過程中產生，需要歸入檔案的文字說明、設計及施工圖紙等各類形式的資料。并對于管理水利工程檔案提出具體的要求。

第一、在工程項目建設過程當中工程檔案應協同進行管理；

第二、保管的檔案應具有整體化、體系化、精準化，需要達到完整齊全材料、完備的交接手續，照片與圖紙需要加注說明文字；

第三、具備能夠顯現實際狀況的竣工圖紙，并保證圖紙和實物情況完全符合，對于施工與檢測文字記錄、驗收交接確認記錄，加蓋竣工驗收圖章來予以確認；

第四、在實際施工過程當中形成的照片、圖片、影像視頻等資料，和在此過程中發生的重大的事件及事故等，都需要配備有明晰的相關文字說明，并詳實地做好檔案資料的登記及備案工作。

2.2 制定嚴格的規章制度

通常而言水利建設工程投資較大、建設時間長、建設單位多，參建單位具有不同任務，產生的檔案資料多樣化。但是，檔案管理要求工程項目建設過程中產生的文件資料有著一致性的整理與歸檔的標準，所以應該按照《檔案法》的規定，按照水利工程建設主管部門的標準要求，依據具體項目工程和不同參建單位的實際情況，來制定出 與工程建設項目相符檔案管理規章制度，科學合理的進行檔案管理工作。參建單位應該遵行檔案管理規章制度，來保障推進實施水利工程項目建設。在相關的崗位人員職責當中確立責任及考核指標。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質

促進水利工程檔案管理人員的自身素質的提升，不但與水利工程檔案管理工作自身的水平具有關聯性，而且還對于 水利工程的整體建設的成效性起著決定作用。作為水利工程檔案管理人員，不但要對檔案管理的理論知識及實際技能進行深入學習與掌握，而且還要在實際工作學習工程建設相關知識。對整體的工程項目的規劃有所了知，適時對工程相關檔案資料進行匯集，積極主動工作。同時，應對于國內外水利工程建設先進的檔案管理經驗進行借鑒和學習，持續提升檔案管理的業務專業知識，依據國家檔案管理方面的法規，與工程建設的現實狀況相互結合，做出出整體化、體系化、精準化的工程檔案，用于水利工程建設當中。

2.4 對水利工程檔案進行科學化管理

長期以來，因為缺乏科學的檔案的管理意識，未將檔案工作落實到每一個工程進程之中，形成業務工作與檔案管理工作未能形成合力，使得難以實施檔案的整理工作。為規范化水利工程的檔案管理工作，應該轉變理念，科學合理的管理水利工程檔案，按照水利工程所具有復雜性的特性，為保障收集檔案資料的完整，檔案管理人員應該明確認知水利工程建設當中的實際操作流程及工作計劃，知道那一個階段事務當中要具備什么檔案資料，對各類資料數量及內容有所了知。在此前提下，可按照下述方法來進行匯聚：

第一、持續匯聚適于工程期較短、產生檔案資料較快的工程。檔案人員應親自到現場對工程推進的實際過程進行了解，適時對工程信息作為掌握，并匯聚檔案資料。此類方法具有能夠快速匯聚整體性的檔案資料，但需要的較多使用人力與物力。

第二，分階段匯聚多用于建設周期長的工程。某些類大型水利工程，需要長期和施工部門、建設部門以及兼職檔案員保持聯系，及時掌握工程進展情況，并加對檔案原始材料的保管，以此來保障工程檔案的完備性。

第三，強制性收集適用于對部分人員不集中、有較多臨時部門的施工單位。將以調閱檔案資料收取押金的方式。

3 結語

總之，作為企業管理的一類基礎性事務的檔案管理工作，是對企業管理水平優劣的衡量標準之一。 作為檔案管理工作者應具備職業道德操守，過硬的政治素養及全面的知識來完成好的自身工作，以認真工作的態度，讓檔案工作的重要性得到了體現，在水利工程建設和管理中使檔案工作能夠顯現出自身極其重要的作用。

參考文獻

[1]張晶晶. 淺議水利工程檔案管理工作[J]. 中國西部科技，2009，11：71-72.

[2]田甜. 談怎樣做好水利工程檔案管理[J]. 中國水運（下半月），2011，11：147-148.

[3]陳群. 對于水利工程檔案管理工作的幾點認識[J]. 中國管理信息化，2014，13：101-102.

作者簡介

鄭曉紅，湖北省漢江河道管理局林業管理所，本科。

劉順琦，湖北省漢江河道管理局，本科。