農網改造升級工程檔案管理策略探析

王明惠　秦毅　王猛

摘 要：隨著我國經濟水平的不斷提升和城市建設腳步的加快，不管是人們的日常生活用電需求還是社會生產用電需求，都呈現日益增長的形式。而隨著用電需求的增大，也給用電質量和電網的安全穩定運行帶來了更大挑戰。因此，只有對農網改造工程檔案管理水平進行提升，讓完善和提升農網改造工程建設水平的實際過程得到準確記錄，才能更加有效的服務10kv農網，尤其是35kv以上農網輸變電的運行和維護，從而讓電網運行的安全性和穩定性得到保障。本文就農網改造升級工程檔案管理的有效策略進行分析，希望能夠起到一定的參考價值。

關鍵詞：農網改造升級；工程檔案管理；策略探析

0 引言

工程檔案的形成和管理工作具有一定的基礎性。農網改造升級工程檔案資料能夠綜合反映出農網建設改造的實際情況，也是對其進行檢驗和投產的核心所在。而所謂的農網改造升級工程檔案，主要是指農網建設和改造規劃的過程中，從工程項目的開始階段直至工程項目的完工、驗收、投產階段，所產生的所有需要歸檔記錄并存儲的文件資料。標準化、信息化以及規范化的農網改造升級工程檔案資料是企業能夠得到發展的主要基礎之一。

1 農網改造升級工程中檔案管理的重要性

農網改造具有較為龐大的工程投資量、較為廣的范圍、較多的項目、較短的工期以及較為復雜化的內外部協作關系等特點，因此，當工程完工以后所產生的檔案資料也具有較多的種類和較為龐大的數量。這些檔案資料不但真實記錄了農網改造升級工程管理的實際水平，同時也是對農網改造升級工程質量和相關責任歸屬進行鑒定的重要基礎依據，此外還是工程完工后的重要基礎資料，和設備運行管理、電網長遠發展和建設都有著密切聯系，因此，檔案管理在農網改造升級工程中具有著非常重要的作用和地位[1]。農網改造升級工程檔案的建設要學會巧妙利用，在工程中的管理效應中，可以從六個方面體現出它的重要性。首先，能夠對工程造價做到合理控制，充分利用好有效資金；其次，能夠讓農民負擔得到有效減輕；第三，能夠為項目完工后的評估和檢測提供依據；第四，能夠為電網運行和發展進行服務，有效推動電網的運行和發展；第五，是對相關職責進行界定的主要法律依據；最后，通過運用檔案資源的信息優勢，讓其自身在檔案信息提供過程中的原始權威和準確性、可靠性等獨特優點得到充分發揮，從而讓檔案的價值得到有效實現。

2 農網改造升級工程檔案的歸檔內容和職責分工

2.1 農網改造升級工程檔案的歸檔內容

首先，農網改造申請、批復以及批準預算書、土地使用許可文件以及招標文件等都是與工程依據性和管理性文件材料。其次，合格證、開工報告、施工質量檢查表以及缺陷整改記錄等屬于施工技術文件材料。第三，驗收報告、工程完工驗收記錄、統計表以及退料單等屬于工程竣工技術文件材料。第四，會計檔案、工程決算書以及審計建議等材料屬于工程財務審計文件材料。最后，電子文件等材料則屬于其他文件材料范疇。

2.2 農網改造升級工程檔案形成的主要職責分工

相關業務主管部門負責收集工程依據性和管理性文件資料；施工單位在施工過程中所產生的施工技術文件資料檔案則由其自己收集，同時還要收集物資供應文件資料；建設單位所形成的竣工技術文件資料檔案則也由其自身進行收集[2]。有財務部門整理工程財務審計文件資料檔案，并進行收集；相關業務主管部門負責收集其他文件材料檔案。

3 農網改造升級工程檔案的歸檔原則

3.1 確保工程項目檔案收集的完整性

在進行資料歸檔過程中，要確保資料的完整性和準確性，工程項目檔案是從設計階段到工程驗收和審計過程中所有的資料歸納，其中工程項目檔案大致分為三個部分：首先是在對比預算物資材料發現變化時，要將補料單和退料單補充進去；其次，回收廢舊物資的記錄；最后，內部審計的審減實際情況等。同時也要具有其他材料，如勘察預算、施工方案、竣工以及財務決算和審計等。

3.2 對工程項目檔案的封閉性進行重視

工程項目檔案中的相關資料，不管是展現相關程序還是整改處理工作，都應該確保日期的準確性，檔案自身不應該出現差異，記錄的工程量和符合現場的實際工程量，同時還包括檔案自身以外的現場、資金閉環，如物資和財務等。

3.3 對農網改造升級工程檔案相關人員的培訓工作進行加強

對一些相關方面的專家進行積極邀請，通過專家講座和現場講解來讓相關檔案工作人員學到更多的專業知識，同時還要定期的開創專業知識培訓班，將編制和管理過程中，農網改造升級工程檔案資料中形成的具有代表性和普遍性的典型問題拿出來進行共同分析和研究[3]。

4 農網改造工程檔案管理的措施

4.1 積極宣傳，獲取相關領導層的支持和關注

檔案工作能夠做好的基礎就是檔案管理人員的早期參與和主動符合、協調配合。可以將農網改造升級工程檔案管理領導小組各建立起來，推舉公司領導人作為小組組長，檔案室主人、檔案管理員以及各個部門主要負責人為小組成員，將自上而下的檔案管理網絡得以形成。對現代化設備和大量檔案用品進行配備齊全，如計算機、復印機等，以此來有效保障檔案工作的順利實施。相關公司領導要對檔案工作做到重視，及時掌握檔案工作進度，協調檔案收集、質量以及移交等方面存在的問題。

4.2 結合檔案管理特點，將其融入到工程管理中

檔案管理的主要模式推行“分級管理、分系操作、分類歸檔”。所謂分級管理是指省、市、縣三級管理，分系操作則指農網改造升級涉及范圍較廣，應結合其承擔職責將相應管理標準資料提交上去[4]。分類歸檔則是通過將其進行分類來進行歸檔。

4.3 整章建制、落實責任

要將《電網建設改造檔案資料管理規定》制定出來，并將管理標準和管理樣本編制出來。借助于檔案管理制度的制定，讓檔案工作的基本原則、歸檔范圍和要求、相關責任等得到有效明確，相關檔案專業人員要對重要檔案資料情況和流向進行追蹤管理，讓收集、整理等檔案管理工作有章可循，嚴格落實組織、責任、人員以及任務，讓各級部門共同管理的良好局面得以形成。

4.4 開展動態管理，重視考核實效

農網改造升級工程檔案管理在整個工程過程中都有所涉及，工程的管理、設計以及施工等人員最為了解農網改造升級情況。因此，相關工程管理和技術人員在每一個工程階段，應對檔案資料進行自我檢查，及時糾正所存在的問題，讓原始材料的真實性和準確性得到保障。相關管理人員應該結合工程進度，進行階段檢查和驗收，在對工程質量和進度進行檢查的過程中，對原始材料進行檢查，或者對管理情況進行記錄[5]。在評定工程質量的同時也要對工程檔案的質量進行評定，嚴格批評工程檔案管理不規范且存在嚴重問題的單位。這樣，不但能夠讓工程技術人員管理意識和責任得到提升，同時對檔案管理人員的指導和監督也有很大幫助。

5 總結

總而言之，想要讓農網改造升級工程檔案管理工作得到有效實施，不但需要對檔案人員進行不斷培訓和教育，讓其能夠主動學習和參與到其中，還要將全過程、全方位的動態管理模式和績效考評機制給及時建立并完善起來，只有這樣，才能農網改造升級工程真正意義上的全面完成得以實現。

參考文獻

[1]辛偉平.淺談10kV及以下農網升級改造工程的標準化建設[J].廣東科技，2012，07：64-65.

[2]萬宏偉.安全管理應貫穿于農網改造升級工程的全過程[J].農村電氣化，2012，10：13-14.

[3]閆成花.對新一輪農網建設與改造工程中檔案管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2010，28：125-126.

[4]付曉輝.探究10kV及以下農網升級改造工程的標準化建設策略[J].經營管理者，2015，36：380.

[5]姜兵.探究農網改造升級工程管理的重要性和具體實施措施[J].科技與創新，2015，20：58.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網安徽省池州供電公司，職務：檔案館員，研究方向：檔案學。