辦公自動化在文書檔案管理的應用探究

王晶

摘 要：隨著現代化技術的進步與發展，文書檔案管理逐步實現辦公自動化。在文書檔案的管理工作中應用辦公自動化，不僅可促使檔案管理的工作效率提高，還可以達到檔案文件與文字信息間的交流、共享目的，進而大幅度地提高文件傳輸的安全性、速度性。與此同時，辦公自動化應用于文書檔案管理中，一定程度的降低文件保密性，且極大提高檔案管理者的綜合素質要求。因此，在順應新時代要求下的文書檔案辦公自動化管理，需采取積極且有效的措施以處理存在于文書檔案管理中的問題，從而提升文書檔案管理質量。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；應用措施

檔案管理工作中的主要任務應屬文書檔案管理，其主要工作內容是客觀性地反映領導決策、研究開發、基本建設及問題處理等各方面。隨著我國改革開放的深入推進與國內市場經濟的快速發展，文書檔案管理亦隨之步入一個嶄新的發展階段。文書檔案辦公自動化管理旨在借助電子計算機等現代化辦公技術與設備，對文書檔案的信息實現準確化、迅速化的處理，以提高管理工作的效率[1]。辦公自動化應用于文書檔案中可發揮其關鍵作用，但與此同時，其也會顯露出自身的弊端，因此，在新時期發展的過渡期中，檔案館需要加快更新與建設管理的硬件設備，結合具體應對措施以提高文書檔案保密程度，以確保文書檔案在管理時可展開健康高效的工作。本文通過簡要分析辦公自動化應用于文書檔案管理中的現狀，提出其相應的應用措施，以促進文書檔案管理質量提高。

1 辦公自動化在文書檔案管理中的現狀

（一）電子文書保密性較低

相比于紙質文書，電子文書變通性較好，無固定形式的約束，易于變化，因此，該類特點使電子文書的安全性低，易于被他人篡改，且修改后無痕跡遺留。同時，電子文書亦沒有特定字跡，其字體、字號等較為同意修改，且電子文書不同于紙質文書需予以蓋章或簽字。電子文書的諸多特性均促使其自身保密性受到威脅，人們難以根據文書上的字跡、印章等特點判定文書是否屬于原件，故其造成電子文書無法明確其原始性。以上表述的問題在一定程度上均給網絡電子文書的保密性帶來嚴峻考驗，并促使文書保密性降低。

（二）文書檔案管理者自身綜合素質要求高

電子文書、電子檔案的管理與歸檔屬于一項結合技術與專業的工作，因此，其在一定程度長決定檔案管理者需具備較高的綜合素質要求。具體來說，檔案管理者除了需要具備高層次的文化知識素養，數據通訊技術、計算機技術亦是其不可或缺的，需熟練的掌握并應用。此外，檔案管理者還需要了解傳統的檔案管理理論、原則以及技術、方法，有助于提高其業務素質水平與專業技能水平，從而提高文書檔案的實際管理質量[2]。但從目前的現狀看來，許多企業的文書檔案管理層崗位的相應綜合人才比較缺乏，他們在傳統檔案管理的理論、原則及技術、方法上比較片面，未精確掌握計算機技術，無法完全滿足工作要求。

2 辦公自動化在文書檔案管理的應用策略

文書檔案的管理工作中引進辦公自動化技術后，亦是開啟文書檔案管理的新格局。與此同時，辦公自動化應用于文書檔案管理的缺陷也隨之而來，針對其存在的問題，如何提高辦公自動化在文書檔案管理中的應用效率，本文提出如下幾點的應用策略。

（一）積極建設硬件，以改善硬件環境

文書檔案辦公自動化的管理不可缺少互聯網、電子計算機及其他種類的數字化設備的幫助，因此，提高文書檔案辦公自動化管理質量的關鍵在于積極的建設硬件設備，其可發揮決定性作用[3]。只有加強建設檔案管理的硬件設備，促進文檔管理硬件環境得以改善，文書檔案管理者才可更加積極的投入工作中，主動參與現代化技術的學習，提高管理水平，進而有助于文檔管理技術的手段與設備實現現代化，促使檔案管理質量得以提升。

（二）加強系統自動化內外網合理布局

有效隔離辦公自動化內外網是提高網絡安全性的最有效、主要方法之一。具體而言，隔離可分為兩層：第一層重在通過路由器以過濾被屏蔽的IP與服務地址，然后有選擇性的適當允許某些地址進入文檔辦公自動化網絡區域；第二層則是借助防火墻進行隔離防護[4]。通常來說，防火墻在網絡中多數具備認證機制，基于整體角度來看，防火墻普遍具備以下幾種主要功能：①檢測、告警有關網絡攻擊；②記錄經過防火墻的活動、信息內容；③封堵被禁業務；④管理進出網絡的訪問行為。通過上述的方法，其不僅可增強文書檔案信息保密性作用，還有助于提高管理的實效性。

（三）檔案管理者實現現代結合專業化

檔案管理者現代化是指保證文書檔案辦公自動化管理得到重要保障[5]。長期使用傳統的文書檔案管理模式導致目前檔案管理者的現代技術水平低下，或多屬于技術文盲，許多現代化檔案管理設備并未得到良好應用，所以距離實現辦公自動化的文書檔案管理的道路越走越遠。因此，在現代化科學技術迅猛發展的形勢下，檔案管理者應需具備時代精神，增強憂患意識，看清時代發展形式。首先，企業加大投入檔案管理工作人員力度，改善管理硬件設施，確保工作者熟練操作各類設備應用，以提高業務水平。其次，加強管理者培訓，建立教育機制，制定獎懲制度，按工作質量考核業績，以促進提升管理者專業素養。最后，加強各大企業內部合作，擴大檔案管理影響力度。此外，需重視兄弟企業間聯系，積極引導管理者吸取他人檔案管理成功經驗，再結合實際情況，借助現代網絡通訊技術等手段，提升檔案管理者的業務能力。

（四）提高電子檔案管理安全性

提高電子檔案管理的保密性及安全性可通過以下方面實現：①可應用微縮技術手段將字跡不清、攜帶手跡、覆蓋印章的文書檔案轉化為網絡電子文件，使其具圖像性質，從而避免篡改文書信息，確保文書內容原貌與原始性。此外，該方法亦可以有效縮小文檔儲存空間，有利于文書達到長期保存留檔目的。②借助專業化軟件，對電子文書進行加密保存處理。③通過應用驗證碼與備份措施，以防止出現文件丟失或失真事件；同時還可以將需長期保留的文書轉化為微縮品或紙質文書。④應用路由器、防火墻的等工具對辦公自動化內外網采取隔離措施，以促使文檔保密性增強。

3 結語

時代的發展必然驅使文書檔案管理朝高效化前進，其管理質量的高低與文檔資料可否完整保留具直接聯系。同時，企、事業單位的檔案管理質量在新時期的衡量標準主要取決于文書檔案管理是否全面科學化。因此，在網絡信息技術迅速發展下的新局面下，有關部門應注重與加強文檔管理工作，加強培養檔案管理專業人才，提高檔案管理者自身綜合素質，實現各部門間的多合作、多交流，以達到標準化、規范化及安全化的文書檔案辦公自動化管理目的。

此外，積極建設管理硬件，改善硬件環境，加強系統內外網合理布局，提高檔案管理安全性，是檔案管理部門需積極投入的工作，以此來強化、提高我國的文書檔案管理質量，實現健康化、正規化的文檔管理工作發展，從而有助于社會實現良好的經濟效益，并提供強有力的保障。

參考文獻

[1]王宇飛，徐秀英，高志國，等.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].科技創新導報，2014，31（12）：191.

[2]莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江史志，2015，29（11）：108.

[3]王立群.辦公自動化在施工企業文書檔案管理中的應用[J].中華民居，2014，17（24）：412-413.

[4]褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業經濟，2013，26（15）：35-36.

[5]李娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科技資訊，2014，12（14）：138.