芻議高校干部人事檔案的數字化建設

儲華

摘 要：在高校干部人事檔案管理中，鑒于高校干部人事檔案管理的重要性和特殊性，要想提高高校干部人事檔案管理質量，不但要積極創新人事檔案管理模式，同時還要加強高校干部人事檔案的數字化建設，通過必要的數字化建設，構建現代化的人事檔案管理系統，實現高校干部人事檔案管理的系統化和高效化，滿足高校干部人事檔案管理的實際需要。為此，我們應對高校干部人事檔案的數字化建設引起足夠的重視，并根據高校干部人事檔案的管理實際，構建數字化管理系統。

關鍵詞：高校干部人事檔案；檔案管理；數字化建設

1 前言

鑒于高校干部人事檔案管理的特殊性，以及檔案管理手段的快速發展，構建數字化的人事檔案管理系統，已經成為了高校干部人事檔案管理的重要著力點，對高校干部人事檔案管理工作有著直接的影響。結合高校干部人事檔案管理實際，要想提高數字化建設成果，就要從做好硬件和軟件基礎設施的建設、做好檔案內容的數字化轉換以及進行分布式管理，合理設定查詢權限等方面入手，保證高校干部人事檔案管理能夠在實效性和整體性上達到預期目標，提高高校干部人事檔案管理質量。

2 高校干部人事檔案的數字化建設，應做好硬件和軟件基礎設施的建設

在高校干部人事檔案數字化建設中，要想提高數字化建設質量，就要夯實基礎，從做好硬件和軟件基礎設施建設入手，具體應從以下幾個方面入手：

1.加強硬件基礎設施的建設

高校干部人事檔案的數字化建設已經成為了重要的發展趨勢，為了保證干部人事檔案數字化建設得到有效開展，首先就應該根據高校干部人事檔案的管理實際，加強數字化系統硬件基礎設施的建設，通過開辟專門的數字化檔案管理場所，購置數字化檔案管理硬件設備，以及設立數字化檔案管理部門和人員等，從硬件基礎設施的角度入手，保證高校干部人事檔案數字化建設得到有效開展。

2.加強軟件配套設施的建設

基于對數字化檔案管理系統的了解，除了必備的硬件基礎設施的準備之外，還要在軟件基礎設施的建設中下功夫。結合高校干部人事檔案的管理實際，應建立專門的數字化檔案管理程序，并建立相應的檔案信息數據庫。同時，還要對干部人事檔案管理流程進行重塑，使檔案管理流程能夠滿足實際需要，達到提高數字化檔案管理質量的目的。所以，加強軟件配套設施的建設是十分必要的。

3.構建完善的數字化檔案管理系統

在完成了硬件設備和軟件設施的準備之后，高校干部人事檔案管理的數字化建設將進入檔案管理系統的建立程序，具體應構建數字化的檔案管理系統，保證數字化措施能夠得到有效應用，落實數字化檔案管理目標，達到構建數字化檔案管理系統的目的。因此，構建完善的數字化檔案管理系統，對高校干部人事檔案數字化建設而言具有重要意義，是檔案管理數字化建設的關鍵。

3 高校干部人事檔案的數字化建設，應做好檔案內容的數字化轉換

由于高校干部人事檔案信息較多，在具體的數字化建設中，做好干部人事檔案的數據庫建設是十分重要的，只有建立了完善的數據庫，才能實現對高校干部人事信息的訪問和調用，進而滿足干部人事檔案管理需要。為此，應從以下幾個方面入手：

1.對紙質檔案信息的完整性進行核查和彌補

在對高校干部人事檔案進行數字化轉換之前，需要對紙質檔案信息的完整性進行核查和彌補，遇到檔案信息內容不全，或者是檔案信息中缺乏關鍵信息的，應首先協調人事管理部門對干部人事檔案管理信息進行補正和完善，保證高校干部人事檔案在完整性上達到規定目標，為檔案內容的數字化轉換奠定良好的基礎。所以，在數字化轉換前對檔案信息的完整性進行核查是十分必要的。

2.對紙質檔案的準確性進行核查

在核查完紙質檔案信息的完整性之后，還要對干部人事檔案信息的準確性進行核查。考慮到高校干部人事檔案的特殊性，干部人事檔案記錄了高校干部的重要信息，其中包括干部履歷以及職務晉升情況等信息，是干部職業生涯的重要原始信息，對干部的升遷和調職具有重要作用。因此，在數字化建設中，應加強對紙質檔案準確性的核查。

3.對紙質檔案信息進行數字化轉換

在核對完紙質檔案的完整性和準確性之后，就要利用數字手段對紙質檔案信息進行數字化轉換，其中可以采取原始文件掃描、文字信息錄入以及照片影像資料保存等多種手段對紙質檔案信息進行數字化轉換。為了加強數字化信息的管理質量，應將數字化轉換之后的信息存儲到數據庫中，并合理設置數據庫管理和訪問流程，保證數據庫中的信息能夠達到完整性和準確性。

4高校干部人事檔案的數字化建設，應進行分布式管理，合理設定查詢權限

鑒于高校數字化干部人事檔案管理系統的容納能力，在數字化建設中，應合理規劃數字化檔案管理系統的管理模式，具體可以采用分布式管理的方式，通過設置分布式管理結構，合理設定查詢權限，實現檔案管理信息的隨時調用。具體應從以下幾個方面入手：

1.根據高校干部人事檔案管理的實際需要，設計分布式管理模式

為了降低高校干部人事檔案管理系統的數據庫壓力，應根據檔案數據庫的建設實際，以及數字化管理系統的管理情況，設計分布式管理模式，保證高校干部人事檔案管理系統能夠在運行效率和運行狀態下得到有效保證，提高高校干部人事檔案管理系統的運行質量。

2.對數字化檔案管理系統的管理流程進行優化和完善

基于數字化檔案管理系統的管理需要，在數字化建設中，應按照標準的管理流程對數字化檔案管理系統的管理流程進行優化和完善，使現有的數字化管理流程能夠在高效性和準確性上滿足實際需要，達到提高數字化檔案管理系統工作質量的目的。

3.合理設定查詢權限，保證高校干部人事檔案信息能夠正常調用

為了保證干部人事檔案信息能夠得到有效調用，應在工作流程設定中，合理設定檔案信息查詢權限，保證各個管理部門都能實現對干部人事檔案信息的調用，而又不發生混亂，提高高校干部人事檔案管理的整體質量，為高校干部人事檔案管理提供有力的支持。

4 結論

通過本文的分析可知，在高校干部人事檔案管理中，積極應用現代化手段構建數字化管理系統，不但可以提高高校干部人事檔案管理的整體效果，同時還能提高高校干部人事檔案的管理效率，對推動干部人事檔案管理發展和提升干部人事檔案管理的現代化水平具有重要意義。為此，我們應結合高校干部人事檔案管理實際，具體從做好硬件和軟件基礎設施的建設、做好檔案內容的數字化轉換以及進行分布式管理，合理設定查詢權限等方面入手，提高高校干部人事檔案數字化建設效果。

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