企業文書檔案管理淺析

李慧英　馬麟

摘 要：企業文書檔案作為記錄企業生產經營活動的有力載體和記錄，是企業文化的重要組成部分，也是企業在運營過程中對相關問題有據可查的依據，因此，對于企業的文書檔案管理要格外重視，才能保證企業在企業文化建設完善、日常生產經營中的各項工作都真實可查。

關鍵詞：企業；文書檔案；管理

1 企業文書檔案管理的意義

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。企業的文書檔案是企業各項經營活動的記錄，是對以往的真實再現，匯集了企業發展的大量資料和信息，不僅對企業回顧發展有著重要的作用，對于企業關于未來的發展前景提供了可借鑒的經驗記錄。企業文書檔案的管理完善，將企業以往發展的各項工作用文字記錄下來，形成檔案并根據不同的類別分門放置，有利于企業在生產經營活動中出現問題時及時、準確、快速地找到問題關鍵點，為迅速解決問題提供了可能。從企業的文書檔案中，可以找到企業過去發展的軌跡，可以為企業未來發展提供可供借鑒的資料和數據，使得企業的管理層在做決策時能夠更加有針對性和準確性。同時，企業文書檔案的建立和管理，是建立健全企業文化的一部分，對于企業宣傳和企業核心競爭力的形成具有重要作用。因此，對企業文書檔案進行有效管理，是企業生產經營活動中不可或缺的部分，也是完善企業發展機制的一個重要組成部分。

2 當前企業文書檔案管理存在的問題

（一）企業對文書檔案管理的認識不夠

由于企業文書檔案管理一般是放在企業辦公室等文職部門，不管是企業員工還是企業管理層，對企業辦公室的印象都還停留在擬定通知、收發通知等與企業生產經營活動沒有直接關系的層面上，所以，對要整理歸檔的企業文書檔案工作不夠重視。我國經濟發展起步晚，但是發展速度很快，企業在發展的過程中也往往只注重效益增長等眼前能看到的利益，而對于企業的長遠發展規劃則略顯薄弱，比如企業文化的建設就不夠重視，企業文化建設機制不健全。企業領導層的注意力大部分放在如何將實際生產力和銷售額提上去，沒有意識到企業文化的建立健全對于企業的長遠發展具有重要作用。企業領導層對企業文書檔案管理的不重視，就導致企業員工覺得處理文書檔案工作的部門無關緊要。企業對文書檔案管理的宣傳不到位，領導不重視，員工跟著感受不到文書檔案管理的重要性，就使得處理文書檔案管理工作的部門對此項工作更加不重視，那么企業的文書檔案管理就越發不能發揮其長處，導致惡性循環。

（二）企業對文書檔案的工作銜接機制不完善

企業文書檔案工作一般是分開進行的，由于文書與檔案的要求有時候會有不同的情況，所以在實際操作中，文書檔案管理的工作往往會出現文化與檔案的格式不一致，所用文種不同，編號不規范等問題，使得對文書的處理與檔案的管理銜接不上，造成文書檔案管理工作繁雜且不夠標準。同時，由于文書檔案是對企業生產經營活動中的文書的整理，那就需要企業生產經營活動中的相關部門提供材料，才可以順利進行，但是企業的部門之間的工作以及所提供的資料往往不夠及時和規范，甚至出現資料提供不完全的情況，這就導致企業文書檔案管理的工作銜接不夠流暢，阻礙了企業文書檔案管理工作的順利進行。

（三）企業對文書檔案管理的現代化工具利用不足

互聯網的產生對社會的影響深遠，特別是人們的工作方式由此發生了很大變化。由互聯網產生的很多辦公工具在當下運用地十分普遍，現代化的辦公工具和手段使得人們的工作變得輕松了不少，但是目前還有不少企業對文書檔案管理還是將其作為紙質化處理，而沒有采用電子化，使得企業文書檔案管理工作既費人工又費時間，工作效率低下。而有的企業在文書檔案管理中運用了電子化，但是只是將相關文書檔案制成電子文稿，而沒有根據相關的工具來進行有效的處理，使得電子版與紙質版差別不大，只是單純地將紙質版的文字和材料搬上了電子文檔，這樣就不太符合現代化的企業文書管理要求，只是機械地進行模仿，而沒有真正地將現代化技術與工具充分利用起來，不利于企業文書檔案管理工作的開展。

3 提高企業文書檔案管理的措施

（一）提高企業對文書檔案的重視程度

企業文書檔案就是企業文化中重要的一項，它是企業發展歷程的記錄，是將企業員工與企業發展緊密聯系起來的一個重要紐帶，通過對企業發展過程中相關文書的回顧，能迅速將企業的發展亮點以及特征展露出來，使老員工能夠通過文書檔案找到與自己共鳴的地方，也能使新員工能很快找到自己與企業的契合點，從而加強企業和員工之間的關系。因此，提高企業對文書檔案管理工作的重視程度，對企業發展具有深遠的意義。企業可以從管理層開始進行企業文書檔案重要性的宣傳和學習，使得領導認識到文書檔案管理的重要性，從而在企業的決策上能夠將重心稍微偏向文書檔案管理上來，使得企業文書檔案工作能夠順利開展。在企業將文書檔案的用途以及重要性作專題講座或是宣傳，使得企業員工對文書檔案能夠有一個充分的認識，在了解其重要性的基礎上，支持企業文書檔案管理工作，保證企業文書檔案工作的順利展開，打好群眾基礎。

（二）建立健全企業文書檔案管理機制

企業的文書檔案管理工作離不開企業各個相關部門的支持，因此，建立健全企業文書檔案管理機制，就需要企業各個相關部門的配合。將企業文書檔案管理工作作為企業文化建設的一部分去抓，制定相關的管理制度，統一文書檔案管理的格式、各類文件等的規范要求以及對資料的完整性也作一標準規定，使得企業其他部門在做相關工作時能夠有所參照，解決了它們在文書檔案工作中的疑慮和困惑，如此一來，它們的工作積極性和配合度就會相應增加，也為企業文書檔案管理工作的部門解決了工作銜接不暢的問題。同時，多與相關部門進行溝通，建立部門之間的信息互通互聯機制，暢通信息渠道，提高信息利用率。企業的文書就是文書檔案的前奏，企業相關部門在擬定文書時就可以將文書檔案管理的觀念融入其中，做好材料的收集整理工作，為文書檔案管理工作掃清障礙。同時，在文書檔案工作處理中，應該嚴格按照專業的檔案人員的要求，遵守先關法律法規，確保文件能夠收集整理完整，同時根據不同要求進行科學分類，整齊歸檔。在處理新的文書檔案時，要認真核查，發現不合規定的文件，及時聯系相關負責人進行核實和情況說明，按照相關要求，依據程序將其退還或要求修改。

（三）利用現代化工具，提高企業對文書檔案管理的利用率

企業之前的文書檔案管理的工作一般是用紙質記錄，這樣既不便于翻閱查看也不便于保存，一旦年份過長，就會出現各種紙質文書檔案堆放在一起丟也不是留也不是的尷尬場景。因此，信息化時代就要學會利用各種信息化的現代化辦公工具和手段，使得企業文書檔案管理方便易查而且省時省力。除了將紙質的文書檔案制作成電子版之外，還要學會利用工具將其分門別類地排列好，甚至做成可以將其作為以后企業文化博覽的一部分。利用網絡檔案管理信息系統等平臺，將文書檔案提供給平臺，使公眾能夠通過平臺對企業的各項可以公開的事務進行監督和查詢，拓寬了企業文書檔案管理的運用渠道，另一方面，也對企業文書檔案管理工作進行了有利宣傳，提高了企業文書檔案管理的利用率。

參考文獻

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