也談基礎檔案室如何促進館室結合的實現

井波

所謂館室結合是指檔案館與檔案室在業務建設上實現有機結合，其目的是使檔案館與檔案室的業務建設相銜接，為日后機關檔案室的檔案進館打下好的基礎，避免檔案進館時的一些重復勞動，下面就基層檔案室如何促進館室結合問題談點粗淺的認識，不當之處請指正。

1 提高認識，擺正位置

1、館室結合是推動檔案工作整體發展的需要

長期以來文書處理部門、檔案室、檔案館作為檔案形成和管理的三個部門缺乏必要的協調，檔案重復勞動現象較為普遍，并且制約了檔案整體水平的提高。首先文書工作階段，也就是形成檔案階段就存在有“先天不足”，形成的歸檔文件材料質量不高；其次文書工作與檔案工作既交叉，又脫節，特別是在文書歸檔文件整理這一關鍵環節上缺乏有力的協調和控制，文件材料收集不齊全，整理不規范。檔案室的基礎工作不能為檔案館充分利用。這些不協調成為檔案工作發展中不可忽視的問題，這證明要想推動檔案工作整體發展必須實現館室結合。

2、從檔案館與檔案室所處地位看必須實行館室結合

檔案館和檔案室是同處于一個檔案管理系統之內的兩個內在因素。從文件生命周期論的角度看，二者是同一生命周期內兩個階段。從現行文件到歷史檔案是一個延續統一前后銜接的完整過程，可分為四個階段：一是文件制作產生階段；二是文件現行階段；三是文件歸檔暫時保存階段，也就是現行機關檔案階段；四是文件保存于檔案館階段。在這四個階段間的運動是緊密相連不可分割的。因此不難看出檔案館、檔案室之間既有相對獨立性，又是緊密相連互相影響的。可以說是檔案管理這根鏈條上的兩個不同環節。這也充分說明搞好檔案館的業務建設就必須先做好檔案室的業務建設。做到館、室業務銜接，實現應進館的檔案及檢索工具在檔案室階段就提前接軌，所以從檔案館和檔案室所處不同地位看就必須實行館室結合。

3、從檔案室的業務工作是檔案館業務建設的基礎角度看也必須實行館室結合。

檔案館的業務建設是建立在檔案室業務建設的基礎之上的。如歸檔文件質量的高低，館藏檔案的豐實程度，檔案檢索工具的建立等基礎均來自檔案室的業務建設。

第一、內容豐實，結構合理的館藏主要來自基層檔案室。檔案室是館藏來源的主渠道，只有做到檔案室的室藏豐富、結構合理，才能進而達到館藏的內容豐富、結構合理。否則去談館藏豐富就是無本之木、無源之水。如果基層檔案室能把一切有利用價值的各種門類，各種載體的文件材料齊全完整地及時歸檔，會給檔案館豐富館藏打下堅定的基礎，否則就會使豐富館藏處于被動地位。

第二、高質量的館藏基礎也在檔案室。檔案室歸檔文件質量的高低，直接影響著館藏檔案整理質量的高低。要想提高館藏檔案整理質量，首先基層檔案室就必須在提高歸檔文件整理質量上狠下功夫。

2 扎實工作，打牢基礎

實踐證明檔案館室之間業務建設的經驗、步調、標準、做法的高度統一是實現館室結合的重要保證，所以基層檔案室在歸檔工作中就應該從制定歸檔范圍、保管期限表、組件、裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章、編目到裝盒都嚴格按進館標準去做。具體要抓好三點：

1、配合好縣檔案局（館）組織的一年一度的集中歸檔文件整理工作。文書歸檔文件整理是文書工作和檔案工作的臨界點，是推行文檔一體，館室結合的關鍵環節。幾年來，縣檔案局（館）加大了文書歸檔文件整理監督指導力度，每年第一季度末縣級機關、企事業單位文檔人員分期分批到檔案局（館）集中歸檔文件整理，從文件的收集、組件、裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章、編目到裝盒都由檔案局（館）業務人員指導把關，以此保證了歸檔文件整理質量達到進館標準。在此工作中，各機關、企事業單位文書處理部門和基層檔案室要努力做到以下三點：一是要提高認識，端正態度。要做到既要熱情高漲，又要有超前意識。即在集中歸檔文件整理前兩周之內把本單位應歸檔的各門類文件材料收集齊全，并嚴格按國家標準組件、裝訂、分類、排列，便于縣檔案局（館）業務人員及時審定。二是按時參加集中歸檔文件整理，做到不遲到、不早退、出滿勤、干滿點，確保在縣檔案局（館）規定的時間內完成歸檔文件整理。三是要按縣檔案局（館）的要求，嚴把歸檔文件整理質量關，不明白的問題及時請教檔案局（館）業務指導人員，確保歸檔文件整理質量達到進館標準。

2、編制檢索工具，達到進館標準，為將來進館打好基礎。

基層檔案室在平日工作中，要逐步完善檢索體系。要編制出質量高的歸檔文件目錄、專題目錄、全宗介紹等檢索工具。在編制工作中要及時請教檔案局（館）的業務人員，確保編制各類檢索工具質量達到進檔案館的要求。所編檢索工具要一式四套，其中兩套隨檔案一起進館。

3、編研資料達到進館標準，為將來進館打好基礎。

基層檔案室在平日工作中，要根據檔案局（館）的要求和標準，積極開展檔案的編研工作。必須編寫的有：《組織機構沿革》《大事記》等，還要努力編寫出本單位的志書，將來同檔案一并進館。在編寫工作中要做到嚴格標準，一絲不茍。確保編研材料經得歷史的檢驗，為縣檔案館編研全縣的《組織機構沿革》《大事記》《黨史》《縣志》等大型志書打下堅定的基礎。