必須重視基層單位零散檔案的征集工作

高雅

摘 要：零散檔案是本單位日常各項活動的記錄，其中有許多是對當前工作有指導性、借鑒性的寶貴資料，把這些零散資料收集歸檔，而且能夠充分利用的話，不僅僅是確保檔案資料的完整齊全，對做好日常工作更是意義重大。本文從五個方面論述了如何做好基層零散檔案的征集工作。

關鍵詞：零散檔案；征集

檔案是歷史的鏡子、是一種寶貴的資源、依據和財富。基層檔案更是記載歷史的一手資料，只有基層檔案工作做好了，才能如實還原歷史本來面貌。而零散檔案是指分散在有關部門和個人手中的聲像、圖表、文字等資料，那么，該如何收集歸檔這些零散信息呢？

1 首先要充分認識零散檔案征集工作在信息社會的重要地位

現代社會是個信息社會，不論是部門和個人，對檔案信息的需求率也不斷加大，對檔案的準確性、完整性和及時性提出了更高的要求。檔案不是編輯、印刷成冊的現成的出版物，它是一些分散的、日常的文件和資料。所以，檔案管理工作者必須首先把那些呈分散狀態的資料信息，按照一定的邏輯規律，科學地規范地進行搜集整理和再加工，形成新的信息單元，才能構成完整的具有參考價值和使用價值的檔案。

然而通過檔案的提供和利用，我們發現很多問題，比如對很多沒有形成正式文件的事件的詳情沒有記錄，無法查詢；一些重要材料不齊全；文件缺失等等。所以征集零散檔案材料工作至關重要，如果這些材料散失將會嚴重影響史料完整性和當前工作的開展。

2 單位領導的重視和支持是檔案管理工作的重要保障。

長期以來，檔案工作在某些單位中似乎是可有可無的，一直沒有得到高度的重視。這就是一種誤區，而這種錯誤認識的糾正和扭轉，單位領導的重視和支持至關重要。

而要取得單位領導的重視和支持，還要靠基層檔案管理人員首先做好本職工作，自下而上的引起領導的重視、爭取領導的支持。首先，要在內心具備一種使命感和責任感，履行好自己的職責。緊緊圍繞中心工作，及時、準確地為領導和相關部門提供檔案信息資源，使檔案利用的作用和效果得到認同；其次，檔案管理人員要不斷加強學習和實踐，不斷提高自身素質和業務能力，與時俱進、精益求精，不斷創新檔案管理工作方法，提升檔案管理水平，使檔案管理工作的重要性凸顯出來；再次，檔案管理人員要經常向領導請示和匯報檔案工作，逐步增強領導檔案意識，得到領導的關注和指導。只有這樣，才能取得領導對檔案工作的支持與重視，從而取得檔案管理工作的重要保障。

3 發動群眾、開拓渠道，爭取信息收集更加全面、細致

零散檔案的征集工作是一項社會性、群眾性的工作，動員社會各方面的力量，多渠道、多途徑地開發檔案信息資源才可以把征集工作做得更好。那么，發動群眾、開拓渠道，就要做好檔案管理的宣傳工作。所以在新形勢下，檔案管理人員必須做好檔案管理工作的宣傳，使其深入人心，得到社會各界的重視和關心。在此基礎上，檔案管理工作人員就要做生活的有心人，在日常工作中，處處留心、時時關注。一是不斷加強和兄弟單位信息、檔案管理部門的溝通與交流，從他們那里獲取有價值的信息；二是對本單位的原始文件資料進行再篩查再整理，搜尋曾經被遺漏的但對當前工作有參考價值的“寶貝”；三是深入職工群眾當中，從他們的文字或口頭記述里，會挖掘、搜尋到一些珍貴的資料信息。

這樣就會使征集零散檔案的工作取得突破性進展，使信息的作用發揮到最大。

4 零散檔案的征集工作還要有健全的制度保障

“沒有規矩不成方圓”，黨的十八大以來，習近平總書記在系列重要講話中數次提到“規矩”二字。搞好零散檔案的征集工作，同樣也要講規矩，就是要有相應的制度作為保障。過去，正是由于一些檔案部門沒有建立嚴格的征集制度，才導致很多有保存價值的文件材料分散在非檔案部門和個人手中。

一個單位和部門，必須在檔案管理工作中建立健全相應的規章制度和工作程序。而且這不僅僅靠檔案管理部門和人員遵守，而是要靠全體干部職工共同重視、遵循和履行。各業務部門要設專人管理檔案，有嚴格的交接手續，才不會發生檔案混亂甚至散失。建立嚴格的獎懲措施也是很好的辦法。

5 以“滴水穿石”的韌勁，持之以恒做好零散檔案征集工作

零散檔案的征集工作，本身就是瑣碎、繁雜的，檔案工作者要始終保持“精益求精、準確細致”的原則，要不辭辛苦經常性的深入基層和一線，以 “滴水穿石”的韌勁，搜集和獲取一手資料。從小事做起，認認真真抓落實，把散存于部門和個人的有保存價值的資料收集起來，經過整理和加工，使檔案資料成為輔助我們經濟工作的重要資源。

6 結語

零散檔案征集工作是貫徹檔案集中統一管理原則和推動檔案工作發展的重要措施 ，是輔助和促進經濟工作的必需條件。所以，這項工作不是小事，而且在當今市場經濟條件下，市場的競爭不僅是實力的競爭、人才的競爭、也是信息的競爭，而檔案管理就是一種信息管理工作。所以每個單位和個人都要高度重視此項工作，健全和完善檔案管理制度，確保各類檔案的完整、準確，不斷推進此項工作，為我們的經濟建設做好服務！

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