淺談電子政務建設與檔案工作的發展

萬延龍

摘 要：進入21世紀信息時代，電子政務已成為人們進行政務活動的新模式，本文通過電子政務的發展對檔案的積極和消極影響，淺談利用電子政務為契機，促進檔案信息化建設的對策。

隨著網絡技術的發展，電子政務替代了傳統的政府管理模式，而且取得了很大的發展，電子政務是政府活動的一種新形態，是政府部門使用信息網絡技術和公民，企事業單位以及其他政府機構提供公務信息和服務的動態過程，電子政務的實質是借助成熟的電子計算機和信息技術支撐下，政府機構日常辦公、信息收集與發布、公共管理等事物在數字化、網絡化的環境下進行的國家行政管理模式，是信息技術與現代管理體制的有機結合，它包含多方面內容，如政府辦公自動化，政府部門間的信息共建共享，是一個覆蓋政府機構及相關企業的應用系統，為領導決策和機關辦公提供服務，實現機關辦公現代化，信息資源化，傳輸網絡化決策科學化，提高辦公效率和管理水平。

關鍵字：電子政務；檔案管理；發展

1 電子政務環境下檔案信息的特點

（一）現代化管理模式取代傳統的管理模式。在電子政務環境下，必須從電子政府的全局出發，構建檔案管理系統。以信息文獻特征包括文獻的外表特征和部分內容特征為主的傳統檔案管理方式建立在檔案載體的物理聯系基礎之上，而以互聯網為傳播渠道的檔案管理則應建立在檔案信息內容的邏輯聯系之上。

（二）檔案管理者可以通過計算機網絡和圖像信息處理技術，將文字、圖像和聲音等組成多媒體的綜合信息

（三）在單機環境下，檔案信息數據庫只是關系型數據庫，而在網絡環境下，開始出現面向對象的數據庫。面向對象的數據庫不僅存儲數據，還存儲處理數據的程序。

（四）隨著網絡技術和檔案管理的進步，檔案信息數據庫會產生分布式數據庫，即利用網絡的互通性，檔案數據庫可分布在不同的網絡結點上，數據庫各子集之間形成邏輯上的整體。五是為使用戶可享用不同行業、不同領域的信息資源，檔案信息將建立一體化的資源網絡。

2 電子政務和檔案管理的聯系

電子政務與檔案工作關系密切。檔案管理工作實質上是電子政務建設的一部分，它是電子政務的后臺應用系統，檔案信息化也只有依托電子政務的建設，才能夠獲得實質性的進展。電子政務是運用計算機，網絡和通訊等現代化信息技術手段，實現政府組織結構和工作流程的優化組合，超越時間，空間和部門的限制，建成一個高效、精簡、廉潔、公平的政府運作模式，以便全方位向社會提供優質、規范、透明，符合國際標準的管理與服務。檔案信息化建設可為電子政務建設可持續發展提供信息保障。電子政務建設與發展重要基礎之一是信息來源，電子政務實質上就是對信息資源在深度和廣度上的開發和利用。進行歸檔管理。傳統政府部門在政務活動中形成的各種歷史記錄和文件信息以及政府部門在政務管理活動中形成的電子化、數字化政務信息絕大多數都保存在檔案部門，這些檔案信息資源種類齊全，內容豐富，是電子政務建設及發展的重要物質保障。電子政務系統和辦公自動化系統的所有已處理過的文件都要按檔案管理要求進行收集和利用，經鑒定具有履行管理和保存電子文件的職責。檔案機構具有對電子文件工作的指導和監控職責。

3 電子政務對檔案業務工作的影響

電子政務建設對檔案工作影響不僅僅在載體上的變化，還在傳統觀念，工作模式，標準規范等的變化。網絡技術、數碼技術等現代高科技發展以及新材料的應用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字紀錄的歷史，現在可以通過更直接、更具體、生動的圖像和聲音的方式展示事物，電子政務過程中形成的電子文件，貫穿于電子政務的全過程，電子文件的存儲，運轉，傳遞和利用方式都有別于紙質文件。它的收集、整理、鑒定、保管方式也不同于傳統的紙質檔案，檔案的收集工作瞬間完成而且沒有紙質文件的實用性，在電子政務實施以前各類政務文件泛濫成災，機關檔案室等部門承受著保存文件和載體介質工作等壓力，而電子政務辦公自動化技術給各部門的辦公自動化技術帶來一系列的改變，機關辦公過程中產生各類政務文件，逐步與計算機辦公自動化融合為一體信息用戶只要在相關操作界面上按動鍵鈕，就可以通過網絡準確地獲得所需的各種信息：作為計算機和網絡技術的應用，政務文件的形成中糅合了各種信息媒體技術：文書、檔案的管理融合到時一個系統當中。這既符合文件檔案的自身特點，又給文書檔案工作人員和用戶提供了方便。電子政務下環境的整理工作可以高效率、多途徑，保管模式也得以根本改觀

4 電子政務環境下檔案管理應用模式

目前，機構內部電子政務環境中文檔管理可以劃分為三種應用模式：

第一種是機構內部公文制作和流轉自動化，該應用以辦公自動化系統為平臺，不僅能實現公文在計算機上的生成，還支持文件流程在內部計算機網絡上的傳遞，從而形成電子公文。電子公文從生成到歸檔，都在計算機上完成，公文流轉依靠工作流技術驅動和監控，提高了公文處理速度，降低了公文處理的出錯率但此種模式下，機構向外發文，仍大多沿襲傳統的郵政傳輸方法。

第二種是機構之間公文轉輸自動化，即利用網絡通信實現文件的傳輸。其中，最具代表性的是，國務院辦公廳和省級、副省級的政府機構于2002 年開始部署實施的公文傳輸系統，目前在下級機構向國辦報送文件時使用該系統。現有的電子公文傳輸系統一般包括公文制作、公章制作、電子蓋章、發送和接收、打印管理、回執管理、系統設置、安全管理等功能。

第三種是文件歸檔后的檔案管理自動化。由檔案管理軟件承擔文件在半現行期、非現行期的絕大多數的管理工作。主要功能包括收（發）文管理、立卷歸檔、案卷管理、卷內文件管理、檔案編研、檢索、借閱等。

5 電子政務環境下和檔案管理的有效對策

建立廉潔、高效的政府是我國推行電子政務的內在因素，實現信息化、民主化是推進電子政務的外在因素。信息技術的應用與普及為電子政務建設提供了必備條件機關檔案信息資源是調節、引導電子政務全面建設的基礎要素。目前，政府機關應歸檔的公務文件絕大多數由計算機先打印而成，即先數字化，而后，根據需要轉化成紙質公文的，這為電子政務的實施提供了先決條件。為有效地利用“三網一庫”，推動電子政務建設的發展，有必要也有條件對政府機關檔案管理進行完善和改革。

（一）規范電子檔案管理流程，制定電子檔案管理制度。在電子政務環境下，政府要結合自身情況，借鑒國內外相關專業的標準化成果，建立科學、完善的電子文件管理制度，主要包括分工負責制度、電子文件制作人員和管理人員的管理制度、電子文件的歸檔制度、電子檔案的鑒定、保管制度和標準、電子檔案信息 利用制度、電子檔案保密制度。

（二）實現電子文檔一體化管理。電子文件的產生，使傳統檔案理論中文件與檔案分界線（歸檔環節）淡化，因為電子文件從起草、傳輸、辦理到歸檔、鑒定、整理、保管、利用，都可以通過計算機等現代網絡通信技術完成， 即文件工作與檔案工作在同一工具上聯為一體。這樣，前階段文件的質量就會直接決定后階段檔案的質量。因此，可對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創建之時，這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理， 即文檔一體化管理。

（三）采用先進的電子文件保管系統。在檔案管理領域，尤其是對電子檔案的管理而言，電子文件保管系統無疑處于核心地位，發揮著至關重要的作用。隨著電子政務建設日臻完善，今后政府部門的檔案管理工作必須快速地由手工管理向電子管理轉變，以先進的技術應用于檔案管理，電子文件管理要按電子政務的政府管理方式和行政流程調整運作模式，建立與電子政務信息系統相通的電子文件保管系統。

（四）做好電子檔案的安全防護工作。維護電子檔案的安全可以從兩個方面來考慮，一是電子文件載體的安全；二是電子文件信息內容的安全。電子文件載體的安全可以通過采用安全性較高的載體材料、提高保管環境及保管條件的質量來做到。電子文件信息內容的安全可以通過采用先進技術、制定法律制度及加強管理來維護電子檔案信息內容的真實性。

（五）提高檔案人員的電子文件控制能力。電子檔案的管理是一門集現代化通信技術與檔案學理論于一體的綜合性的科學。檔案工作者不僅要掌握檔案專業知識，了解電子政務的運行規律，還要掌握如數字化技術、信息存貯技術、數據庫技術、網絡通訊技術、多媒體超文本技術等現代化通信技術，具備對電子文件的控制能力。為增強對電子文件的控制能力，一方面要加強對現有檔案人員的計算機培訓，使其盡快掌握計算機技術以適應檔案管理的要求；另一方面引進這方面人才，優化人員結構，建立復合型多層次的檔案專業隊伍，以適應檔案工作現代化的需要。