淺談醫院辦公室文書檔案的管理和利用

周西民

摘 要：醫院文書檔案管理是醫院辦公室一項最經常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。針對醫院文書檔案管理的綜合性、專業性、保密性、階段性等特點，分析文書檔案在管理模式、人員培養等方面問題，從理論上提出了醫院文書檔案管理應該進行規范化、歸口化管理，并著重抓好文書質量和人員培訓，不斷推進信息化管理進程，以期能夠推動醫院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理；利用

文書檔案是醫院的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發揮醫院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環節。隨著醫療水平的不斷進步發展，醫院的文書檔案管理也越來越需要一個統一的規范管理，極具重要性。近幾年各級醫院檔案管理已初具模式，開始向制度化、規范化以及科學化方向發展，不但提高了醫院檔案管理的水平，而且加強了對文書檔案管理的水平力度，使醫院文書檔案管理和利用工作發揮著越來越重要的作用。為此，筆者結合自身工作實踐及思考，就如何做好醫院辦公室文書檔案管理和利用談幾點粗淺的體會。

1 目前醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題

1.整體文書檔案意識不強，對其利用率相對低。辦公室文書檔案管理是醫院檔案管理的重要組成部分，對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。然而，目前相當一部分醫院文書檔案意識不強，尤其是領導干部，對文書檔案管理意識非常淡薄，認為文書檔案工作可有可無，認識不到文書檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。這就必然不能充分開發和利用現有的檔案資料的使用價值，造成目前我國許多醫院對文書檔案信息資源開發不足，對其利用率不高的不利結果。

2.文書檔案管理制度不健全。檔案學是社會科學中的一門科學，而文書檔案管理是檔案學中的具體運作方法，因此，它需要有一個專門的管理制度。目前，在我國醫院的管理工作中，各醫院一般都按照衛生部要求制定了適用于自己的、較為健全的管理制度以及各級各類人員工作職責，然而涉及文書檔案管理的制度、職責卻相對不健全，還沒有一個統一的建檔管理制度，一些相關的制度和檢查考核措施等也都有待于進一步地改進和完善。

3.文書檔案管理水平不高，現代化管理手段應用較差。隨著現代科學技術的迅猛發展，計算機及網絡技術在醫院的管理工作中得以日益廣泛的應用。但目前我國各醫院對其文書檔案管理當中的計算機及網絡技術應用卻相對貧乏，許多醫院還停留在手工收集、檢索階段。

2 如何管理和醫院辦公室文書檔案

（一）著力改善文書檔案工作基礎條件

醫院領導要高度重視文書檔案的管理，充分認識醫院檔案管理在醫院發展建設中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障。要隨著醫院的發展，逐步加大檔案管理硬件設施的投入，配備檔案管理所需硬件設施，加強綜合檔案室的軟、硬件建設，完善基礎設施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

（二）著力提高文書檔案管理人員素質

要配備業務技術強、政治思想好、綜合素質好的管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志負責文書檔案工作。同時，檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為醫院院領導正確決策提供依據，為業務發展、科研提供依據，為醫院的精神文明建設和經濟建設服務。要做到這些，光要有愛崗敬業、耐心細致的態度還不夠，還必須按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養和自身素質修養。

1.加強知識修養。現代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，要自覺地、全面地加強知識修養，拓寬知識面，學習新技術和相關領域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料，努力讓由其經手、處理的文字材料，形成具有較高水平的文書檔案。

2.加強技能修養。檔案是專業性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用、進行編研等都有一整套的理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優質的服務。

3.加強職業修養。文檔人員直接管理和掌握著醫院的室藏檔案，了解醫院的秘密，因此，必須有過硬的職業素質，較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，使由其經手的事件件件有頭有尾，手續清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

4.加強政治修養。檔案管理工作是一項復雜而細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養和過硬的政治素質，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

（三）著力強化文書檔案質量管理

1.嚴格執行檔案管理標準。檔案管理員要認真學習歸檔文件整理操作規范，按要求建立案卷目錄和統計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用。結合醫院實際，擬定相應工作計劃，采取有效措施，規范檔案管理。

2.加強檔案管理業務指導。檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業務培訓外，還應經常到各科室對兼職檔案管理人員進行業務指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高醫院檔案管理質量。要突出重點，規范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規范行文，各科室、各部門檔案移交時應嚴格把關。按照有關標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

3.加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規定查閱權限，認真做好查閱記錄，做好保密工作，掌握調控好檔案室溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全管理工作。

（四）著力加強文書檔案開發利用

1.認真編輯檔案信息資料。辦公室文書檔案工作要主動創新，展示在各級領導和社會各界的大力支持下，醫院全體干部職工共同奮斗的光榮發展歷程。例如，可組織編印《醫院歷史沿革》、《醫院大事記》、《醫院榮譽匯編》、《醫院檔案利用匯編》、《醫院統計資料匯編》、《醫院財務經營統計分析匯編》等系列資料匯編。

2.充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向醫院及上級主管部門提供各種信息，為醫院管理決策和制訂規劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定醫院工作質量評價、醫療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供信息資料。配合重點?？啤W科帶頭人選拔、科研課題確立等工作的完成。三是利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和醫院財務部門債權債務檢查等提供相應的檔案資料。

綜上所述，醫院文書檔案管理和利用工作是一項系統工程，需要醫院領導的高度重視、加大投入，需要檔案管理人員加強自身修養、提升管理水平，需要醫院各科室的密切配合，共同為醫院發展建設、領導決策、教學科研等工作提供基礎保障。endprint