數(shù)字信息化視角下的檔案建設(shè)

張慶濤

摘 要：隨著數(shù)字信息化技術(shù)的迅速普及，檔案建設(shè)進(jìn)入一個(gè)全新時(shí)期。文章闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題，探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化；檔案建設(shè)；探究

眾所周知，隨著數(shù)字信息化技術(shù)的普及，事業(yè)單位檔案建設(shè)進(jìn)入一個(gè)全新時(shí)期，檔案管理者在大幅度提高檔案管理工作效率和精確度的同時(shí)，更給人民群眾帶來(lái)檔案信息共享的方便。但是，也要看到，由于受到諸多條件的限制，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題，以至于影響了檔案管理效益的發(fā)揮。

1 數(shù)字信息化建設(shè)的意義

1、時(shí)代發(fā)展要求 當(dāng)今時(shí)代就是數(shù)字信息化時(shí)代，數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢(shì)深刻地影響著檔案管理工作，檔案管理發(fā)生了革命性的改變，對(duì)檔案管理、管理人員都是重要的挑戰(zhàn)。檔案管理人員只有認(rèn)檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

2、提高工作效率 數(shù)字型檔案館將傳統(tǒng)型的不能共享的檔案文件通過(guò)數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡(luò)化以及可共享化的信息資源。電子檔案對(duì)分散的檔案信息集中管理控制并使其便于公眾利用；信息化具有及時(shí)更新和方便查找的特點(diǎn)，提升了工作效率，增加了管理的精確度。

3、信息共享 數(shù)字信息技術(shù)將檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)融為一體，連成一片，呈現(xiàn)一體化態(tài)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，改變了過(guò)去人需要到檔案館才能查到所需的各種綜合信息的弊端，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的信息資源體系對(duì)各類數(shù)據(jù)庫(kù)及相關(guān)文獻(xiàn)信息進(jìn)行訪問(wèn)、瀏覽、檢索、并根據(jù)權(quán)限享受下載檔案信息的服務(wù)，處在相對(duì)積極主動(dòng)的地位，有更多的選擇機(jī)會(huì)，而不是傳統(tǒng)信息檢索中的被動(dòng)地位。檔案管理員只需借助互聯(lián)網(wǎng)就可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案資料的接收和傳遞，安全又高效。

2 制約信息化建設(shè)的瓶頸

1、不安全因素存在 檔案管理信息化雖然利用計(jì)算機(jī)中專門的系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行記錄和保存，但是也要看到，互聯(lián)網(wǎng)存在眾多的安全風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案管理安全無(wú)法完全避免。計(jì)算機(jī)安全漏洞、黑客攻擊及硬盤損壞等人為因素都會(huì)給檔案管理信息化的安全帶來(lái)一定問(wèn)題。

2、信息化意識(shí)不強(qiáng) 受傳統(tǒng)的檔案管理觀念影響，不少單位領(lǐng)導(dǎo)層還依然抱殘守缺，不能及時(shí)的接受新技術(shù)、新革命，加之不少單位受制于辦公費(fèi)用短缺，因而對(duì)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)不接受、不推廣、不使用，使得檔案管理信息化的建設(shè)面臨阻力；即使在數(shù)字信息化建設(shè)較好的單位，其管理也存在問(wèn)題，檔案管理的相關(guān)制度都是建立在紙質(zhì)檔案為主時(shí)代的制度之上的，還沒有對(duì)數(shù)字檔案形成一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，數(shù)字檔案的收集、整理、管理及應(yīng)用在制度上還沒有形成較為統(tǒng)一的概念，無(wú)法形成一定的效力。

3、專業(yè)人才不足 目前檔案管理工作人員學(xué)歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術(shù)的高級(jí)管理人才，特別是既懂檔案管理和科學(xué)技術(shù)，又懂社會(huì)科學(xué)和經(jīng)濟(jì)管理的復(fù)合型人才。檔案管理人員素質(zhì)不高，直接導(dǎo)致新技術(shù)、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無(wú)法解決在工作中遇到的新情況和新問(wèn)題。檔案管理人員不合理配置，個(gè)體素質(zhì)偏低已成為制約檔案管理工作發(fā)展的重要因素。

3 加快數(shù)字信息化建設(shè)新舉措

1、提升安全防范意識(shí) 必須高度重視信息化所帶來(lái)的安全問(wèn)題，提高管理者安全防范意識(shí)，認(rèn)識(shí)到潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)對(duì)安全問(wèn)題能力的培養(yǎng)，提高系統(tǒng)漏洞的更新和修補(bǔ)頻率，應(yīng)對(duì)黑客和木馬的惡意攻擊，及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行升級(jí)；重要的文件和檔案采取斷網(wǎng)儲(chǔ)、建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，避免安全隱患發(fā)生；防止硬盤損壞或不正當(dāng)操作帶來(lái)的檔案記錄被格式化實(shí)行備份，建立專門的空間進(jìn)行保存，對(duì)備份檔案進(jìn)行更新。

2、強(qiáng)化管理者素質(zhì) 檔案管理者作為檔案管理的直接責(zé)任人，綜合素質(zhì)和管理能力對(duì)檔案管理信息化建設(shè)推行起到?jīng)Q定性的影響，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的管理能力培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識(shí)和了解信息化管理的相關(guān)知識(shí)，改變傳統(tǒng)意識(shí)，使事業(yè)單位檔案管理信息化從基層上真正的落實(shí)；檔案管理工作人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高創(chuàng)新能力和對(duì)新時(shí)代檔案管理方式變化的適應(yīng)能力；檔案管理員要不斷的主動(dòng)學(xué)習(xí)、積極學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握信息技術(shù)和現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，不斷提升數(shù)字技術(shù)的能力和水平，才能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求；引進(jìn)檔案人員激勵(lì)機(jī)制，在檔案人員中除樹立對(duì)檔案工作高度負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神之外，確立全新的公開招聘、嚴(yán)格審核、優(yōu)勝劣汰的激勵(lì)機(jī)制，使他們對(duì)自身從事的工作職責(zé)有非常清醒的認(rèn)識(shí)，不滿足于自身水平，危機(jī)感較強(qiáng)，有利于提高檔案人員整體素質(zhì)。

3、加強(qiáng)配套建設(shè) 加大檔案管理工作的投入，既包括物質(zhì)投入，也包括人才投入。不斷改善檔案管理的硬軟件環(huán)境，提高檔案管理的硬件配置；給管理者提供相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，例如檔案存貯庫(kù)等等，一些重要的檔案按照有關(guān)規(guī)定必須進(jìn)行紙質(zhì)文檔的整理和收集。

綜上所述，各級(jí)檔案管理部門要適應(yīng)信息化時(shí)代要求，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，正視事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，積極探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的解決對(duì)策，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，使之滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息要求，從而更好的加快信息流動(dòng)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和民生建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]畢靜杰.如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)， 201 2（17）endprint