醫院后勤檔案管理的重要性及工作優化路徑

夏京艷

摘 要：后勤檔案管理不僅是醫院檔案管理工作的重要組成部分，而且對醫院后勤工作的提高乃至醫院整體發展都有重要的意義。基于此，本文通過介紹醫院后勤檔案管理的重要性，對當前醫院后勤檔案管理工作面臨的問題進行分析，討論有效提高醫院后勤檔案管理工作的可行辦法。

關鍵詞：醫院；后勤檔案；管理

1 醫院后勤檔案管理的重要性

醫院后勤管理主要包括醫院建設、裝修、綠化等建設類管理工作，水電氣、食堂、各類設備運行等常規類管理工作，以及外包業務管理工作等內容。建立后勤檔案體系主要從這三個方面進行，其中建設類后勤檔案對醫院可持續發展具有重要意義，常規類后勤檔案對醫院的正常運行尤為重要，外包業務類后勤檔案為醫院優化資源配置、發展各類活動都提供了基本條件。

1.1 建設類后勤檔案管理對醫院可持續發展的重要性

隨著社會各界對健康、醫療的重視，醫院要適應時代的發展，必須要抓住機會、穩健前行，不斷提高醫院自身的競爭力，實現醫院的可持續發展。醫院在進行不斷建設的過程中，需要參考之前的各種建設資料，為醫院的整體規劃、建設設計提供依據。但是由于醫院在建設、裝修、設計的過程中檔案資料繁雜，工作階段性強、人員流動性大，相關資料的收集和整理都較為困難。因此在進行后勤檔案管理過程中，要按照制定好的檔案收集、匯總、保存等程序進行整理，對醫院建設過程中的各種信息進行檔案化處理，進而形成完整的檔案資料。

1.2 常規類后勤檔案管理對醫院日常運行的重要性

常規類后勤檔案包括醫院日常水、電、氣的供應，食堂等基礎設施的維護、醫院整體清潔等保證醫院正常運行的各項工作資料。隨著醫院規模的不斷擴大，各項日常工作完成情況的匯總和檢查就成為醫院運行管理的重要內容之一。常規類后勤檔案管理是對各項日常工作內容、完成程度、后期檢查等內容進行記錄、匯總、整理和定期公布，為醫院的日常運行提供詳細準確的參考數據，幫助醫院日常工作的穩定、高效運行；同時，常規類后勤檔案管理通過為各項日常工作提供更為準確的數據參數，進一步提高了醫院的服務水平，有助于醫院快速、健康的發展。

1.3 外包類后勤檔案管理對醫院發展的重要性

隨著醫院建設的發展，其規模進一步擴大，為實現醫院資源的科學配置和有效整合，多數醫院會將一些后勤工作進行外包，以減輕醫院后勤的工作壓力，但外包業務本身存在一些風險和管理難度。外包類后勤檔案管理工作包括對進行外包的后勤工作進行總結和整理，對外包情況進行匯總和分析，對外包文件進行保存和管理等，通過對相關信息檔案的整理，為規避外包風險提供資料依據。在信息化程度不斷提高的現代社會，有效的后勤檔案管理工作能夠更好地促進醫院的發展。

2 目前醫院后勤檔案管理工作現狀與問題

2.1 管理人員專業素質較低

醫院后勤檔案管理工作系統性建立和發展的時間較短，相關管理人員并沒有接受過系統、專業的教育。從整體來看，醫院后勤檔案管理工作負責人員對資料收集、信息匯總、檔案整理等檔案管理工作并不熟悉。另外，新型辦公設備如計算機技術的應用、電子檔案的建立等應用于檔案管理工作后，需要工作人員具備熟練的計算機操作能力，但是這種具備檔案管理工作經驗和計算機操作能力的相關人員極為缺乏，加之管理制度制定不完善、執行不徹底、檔案工作不到位等因素的影響，十分不利于檔案管理工作的正常高效運行。

2.2 工作人員價值取向出現偏差

由于長期以來部分醫院對后勤檔案管理工作的不重視，相關工作并未嚴格按照規定程序執行，而相關工作人員也習慣了按部就班的日常工作，對創新管理辦法、嚴格完成規定工作、執行改革措施等存在抵觸心理。另外，部分工作人員在工作中并未認識到后勤檔案及其管理工作的重要性，也認識不到工作的價值和意義，對日常工作的內容敷衍了事，工作態度消極，這并不利于醫院的進一步發展。

2.3 后勤檔案管理體系不完善

部分醫院的后勤檔案管理工作尚未形成科學、完善的體系：沒有統一有效的歸檔標準、缺少檔案整理的固定程序、檔案資料缺乏科學一致的格式等。在實際操作過程中，相關工作人員受自身經驗影響，對相關規范不夠重視或認識不到規范的意義，造成檔案資料缺乏規范性，為后期資料查找造成困難。

3 優化醫院后勤檔案管理的路徑分析

3.1 用規范化、標準化來要求檔案管理工作

要保證后勤檔案的準確性、完整性和系統性，必須要加強檔案管理工作的規范化和標準化。首先，要調動醫院相關工作人員的積極性，從資料收集、匯總、整理、建檔、歸檔等檔案管理的各個環節入手，制定相關標準；其次，對檔案管理的各個環節進行聯系，保證檔案內容與檔案管理的同步性，保證檔案資料的完整性和準確性，提高檔案管理工作的整體性。

3.2 配置專業的后勤檔案管理人員

合格的后勤檔案管理人員，既要了解和熟悉各項后勤工作，又要熟悉資料收集、檔案整理等檔案管理工作，同時還要具備計算機等現代化檔案管理辦公設備的操作能力。配置專業檔案管理人員可以兩個方面進行：一是加強現有工作人員的專業培訓，提高其專業能力；二是大膽任用新人，為檔案管理部門注入新鮮血液。進行專業培訓，要針對現有工作人員的實際情況，制定培訓內容，設置考核項目，提高相關人員的參與積極性；加入新員工后，將新員工與老員工匯編，相互影響、共同學習，促進后勤檔案管理工作的提高。

3.3 加強醫院文化建設工作

文化建設是提高醫院工作人員的歸屬感，加強醫院凝聚力，推進醫院思想教育的有效途徑。和諧的醫院文化，有利于調動醫院工作人員的工作熱情，改善醫院人文環境，陶冶情操。加強醫院文化建設，首先要制定符合醫院實際和發展情況的醫院文化，將醫院環境、工作性質與醫院文化相互融合，創設一個輕松和諧的工作環境；其次，要加強文化建設和宣傳，讓醫院文化影響到醫院內的每一個人，提高醫院工作人員對醫院文化的認可度，從而增強其對醫院的歸屬感；再次，通過加強醫院內各類基礎設施建設，如設置圖書預覽室、學習廣角等，為工作人員提供休閑娛樂和學習交流的場所，增進醫院與員工之間的感情交流。

3.4 加強后勤檔案管理工作的檢查與監督力度

建立完善的后勤檔案管理體系，對管理工作的各環節、工作項目制定相關制度，并設置專門的監督和檢查部門（或人員）；通過定期匯總工作情況，對工作過程中出現的問題進行總結和分析，及時調整不利于管理工作進行的制度，同時借鑒其他行業相關部門或同行業其他部門的相關工作經驗。

3.5 完善后勤檔案管理及交接制度

醫院后勤檔案的大部分都需要長時間保存，完善后勤檔案管理工作的交接制度，對保證后勤檔案的完整性和全面性具有重要意義。醫院后勤檔案管理涉及到醫院各種建設、日常運行的方方面面，完善的后勤檔案管理，妥善保存的相關檔案信息，都是日后醫院可持續發展的重要資料。通過明確各崗位的管理職責，制定確定的獎懲制度，確保后勤檔案管理工作的真實準確，進而為檔案交接工作的順利進行提供條件。

參考文獻

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