淺談信息時代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

許靜

摘 要：在信息時代下，高校檔案管理工作需要不斷的進行創(chuàng)新，才能夠適應時代和潮流的發(fā)展。本文簡要介紹了信息時代下，高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，同時給出了開展檔案管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對策，為我國高校檔案管理工作在信息時代下的創(chuàng)新提供了一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息時代；高校檔案管理；創(chuàng)新；對策

一、引言

高校檔案管理工作要緊跟時代潮流發(fā)展，持續(xù)不斷的進行創(chuàng)新，只有這樣，才能夠在信息時代下獲得更好的發(fā)展。高校檔案管理工作涉及的范圍和信息越來越廣，同時工作量也在逐漸提高，要持續(xù)不斷的重視我國高校檔案管理工作，切實將高校檔案管理工作和信息化技術(shù)結(jié)合起來，促進高校檔案信息化的發(fā)展。

二、信息時代下高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.緊跟時代潮流發(fā)展的需求。高校檔案管理涉及到成千上萬人的檔案，因此，要關(guān)注檔案管理工作中的效率和質(zhì)量。為了解決效率和質(zhì)量的問題，高校的檔案管理工作要緊跟時代潮流發(fā)展，持續(xù)不斷的進行創(chuàng)新，堅決抵制那些傳統(tǒng)落后的管理觀念和方式，時刻以高校未來發(fā)展的需求為依據(jù)，對檔案管理工作的方法、觀念等進行調(diào)整和創(chuàng)新，只有這樣，才能夠更好的滿足信息時代發(fā)展的需求，充分的發(fā)揮我國高校檔案管理工作的價值。

2.滿足高校檔案管理工作發(fā)展的需求。高校檔案管理工作要將實體資料轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M資料，在落實的過程中，需要將管理工作的對象和性質(zhì)等進行轉(zhuǎn)型，需要學校各級領(lǐng)導高度重視和大力支持，充分的采用當前的科技手段和管理方法進行創(chuàng)新，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。但是我國當前的檔案管理工作依然存在著手工管理方式，致使很多檔案資料無法提供使用，無法滿足人們對于檔案資料的需求，因此，檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行。

3.高校檔案管理工作發(fā)展的必然性。在眾多高校中，檔案是一種信息資源，此種資源具有很高的價值。隨著信息化時代的發(fā)展，高校的檔案管理工作也需要進行創(chuàng)新和改革，采用統(tǒng)一的平臺，將各個部門的檔案資料進行統(tǒng)一規(guī)范管理，實現(xiàn)實體資料向著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展，不僅能夠極大的提高檔案資源的利用效率和質(zhì)量，同時還能夠確保信息資料的準確性和完整性，更近一步的完善檔案管理工作。

4.增強環(huán)保意識。采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，會浪費大量的紙張資源，同時還不利于管理保存，因此，采用現(xiàn)代化的管理方式，能夠持續(xù)不斷的增強環(huán)保意識。但是要想將數(shù)以萬計的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還需要開展大量的工作，需要各方領(lǐng)導的支持和相關(guān)人員的不懈努力。

三、開展高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

1.更新管理觀念。在當前競爭激烈的社會中，如何快速獲取所需信息，已經(jīng)成為了各行各業(yè)邁向成功的重要因素。檔案記錄著人們的過去，有著很強的隱秘性，因此檔案管理方式往往不能夠主動的為人們提供相應的閱讀服務，此種觀念往往是管理人員思想觀念的被動化所導致的。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)思想觀念，針對高校檔案資源，要根據(jù)檔案本身，需要保密的堅決保密，但是針對那些可以利用的檔案，還是要對其進行積極主動的開發(fā)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案資源信息化管理，為人們提供幫助。

2.規(guī)范信息化管理標準。采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，極大的制約了我國檔案管理工作的發(fā)展和完善，當取締傳統(tǒng)的管理模式時，還需要建立和健全檔案管理的標準和相應制度。要規(guī)范電子檔案如何形成、歸檔和標識，同時針對存儲和查詢方面的管理，也要有著相應的規(guī)范。檔案管理的標準和制度都要力爭往高層次方面制定，要嚴格實施。通過標準和制度，能夠確保電子檔案的安全存儲和信息交流的暢通無阻。在高校日常的檔案管理過程中，不斷是何人的人事檔案，都要采取統(tǒng)一的格式和代碼等，確保檔案信息化管理標準能夠貫徹執(zhí)行下去。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)。在高校檔案管理過程中，要想創(chuàng)新，就必然離不開人才。要在高校內(nèi)建設(shè)一支高素質(zhì)管理隊伍。針對檔案管理人員的聘用，要吸收和引進專業(yè)人才來為我所用，同時還要精通計算機等相關(guān)知識，要經(jīng)常對管理人員進行培訓，提高他們的管理水平。由于檔案管理具有一定的隱秘性，以此檔案管理人員還需要具有相應的思想政治覺悟，以期為檔案管理工作的真實性、完整性和安全性打下堅實基礎(chǔ)。

4.加大軟硬件方面的設(shè)施投入。檔案管理的信息化對于硬件和軟件設(shè)施方面都有著很高的要求，高校要劃撥資金，要加大在硬件和軟件方面的投入，添置相應的辦公設(shè)備和器材，如電腦、掃描儀、攝像設(shè)備和打印機等，同時還要重點開發(fā)相應的軟件，確保實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為人們提供檔案的瀏覽和查詢等。

四、結(jié)束語

總之，在當前的信息化時代下，要想做好高校的檔案管理工作，就必然離不開創(chuàng)新。要積極主動的轉(zhuǎn)變管理思想，大膽創(chuàng)新，要吸收和引進他人的先進管理經(jīng)驗來為我所用，要規(guī)范信息管理的標準，提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，同時還要高校加大在軟硬件方面的投入力度，只有這樣，才能夠確保高校檔案管理工作緊跟時代潮流發(fā)展，為更多的人們提供檔案服務。

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（作者單位：山西工程技術(shù)學院）