工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理之我見

陳芳

摘 要：工人文化宮檔案管理至關重要，在信息時代下，有必要探討工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理之間的關系，工人文化宮應當適應時代趨勢，明確電子檔案管理的重要性和必要性，提升電子檔案管理水平，以此來做好檔案工作，充分發揮工人文化宮檔案的重要作用。基于以上，本文簡要分析了工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理的區別、聯系及對策，旨在為相關工人文化宮檔案管理實踐提供參考。

關鍵詞：工人文化宮；傳統檔案；電子檔案；檔案管理

文化工作是中國特色社會主義建設的重要工作，工人文化宮是工會所屬的重要公益性群眾文化事業單位，是公共文化體系的關鍵組成，是精神文明建設的重要陣地，其在我國文化建設事業上有著重要的作用。工人文化宮檔案中承載著重要的社會文化資源，是文化教育的重要載體，因此，應當做好工人文化宮檔案管理工作。在電子信息技術快速發展的背景下，電子檔案應運而生，電子檔案的管理是檔案管理發展的重要趨勢。

基于以上，本文針對工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理提出了幾點建議和意見。

1 傳統檔案管理與電子檔案管理之間的區別與聯系

1.1 管理理念方面

相較于傳統檔案管理來說，電子檔案管理在管理思想和管理理念方面有著一定的轉變，例如前端控制思想等。在傳統檔案管理中，事先形成檔案資料之后再進行管理，而電子檔案管理中則可以同步進行檔案生成和檔案管理工作。在管理意識方面，電子檔案管理可以減少資料的人為流失，因此遵循的是一種后保管意識。

1.2 管理方法方面

從管理方法上來看，電子檔案管理是對傳統檔案管理的技術創新，從傳統手工作業轉變為利用計算機和網絡技術進行管理[ 1 ]。此外，管理模式也從單套制度轉變為了雙套制度，不僅對工人文化宮原始的檔案資料進行管理，同時也以電子檔案的方式在計算機中存儲，這使得工人文化宮的電子檔案管理在檢索、整理及利用方面要更加便捷。

1.3 管理原理方面

從管理原理方面來看，電子檔案管理是對傳統檔案管理的繼承和發展，例如工人文化宮宗卷的分類，雖然在電子檔案管理方式下進行了細微調整，但總體原則并沒有發生變化。

2 電子檔案管理優勢分析

首先，電子檔案管理能夠有效節約占用空間，工人文化宮檔案管理是一項系統性的工程，涉及到的內容較多，例如工會檔案、職工檔案、工人文化宮活動檔案等等，電子檔案管理以磁盤、移動硬盤等為存儲介質，有著信息容納量大、傳輸速度快等優勢，能夠節省檔案占用空間[ 2 ]。

第二，電子檔案管理能夠提升工作效率，工人文化宮檔案管理相對復雜，電子檔案管理模式下，能夠充分利用計算機技術，管理人員通過簡單的操作就能夠查詢和利用檔案，打破了傳統手工編目、查詢的局限性，能過大大減輕管理人員工作量，讓工人文化宮檔案管理人員從繁重的信息收集和編撰工作中解放出來，從而提升工作效率，對于促進工人文化宮檔案管理工作的進一步發展也有著積極的意義。

3 提升工人文化宮電子檔案管理的對策

3.1 做好電子文件的收集和積累工作

在傳統檔案管理方式中，檔案收集是檔案管理的基礎，其對后續環節影響重大，例如公會歷史檔案、工會業務檔案等的管理都以檔案收集為基礎，以此來更好的進行開發利用[ 3 ]。而對于工人文化宮電子檔案管理來說，也應當以電子文件的收集為基礎，例如對工人文化宮活動舉辦電子文件的收集，對工人文化宮歷史電子檔案的收集等，但需要注意的是，電子文件的收集方法、積累范圍及收集要求等于紙質文件有著明顯的區別，例如對于工人文化宮活動草稿文件來說，其沒有正式文件功能，因此在收集的過程中可以不予保留。

3.2 歸檔管理

對于工人文化宮電子文件歸檔來說，主要指的是需要歸檔的電子文件進行整理，確定檔案屬性，之后從存儲器上拷貝或刻錄到存儲載體上，以便長期保存[ 4 ]。

工人文化宮電子文件歸檔應當根據電子文件不同的產生條件來確定歸檔方法，如果工人文化宮有計算機網絡系統，則記錄歸檔表示或轉數據庫即可完成歸檔工作，如果工人文化宮電子文件在存儲載體上傳遞，則需要進行輔助和認證工作，并與紙質文件結合歸檔。具體來說，工人文化宮電子檔案歸檔應當遵循以下兩個要求：

首先，應當以一年度為時間期限將工人文化宮電子文件刻錄到存儲載體上，例如光盤等，以此來便于今后的查詢和利用[ 5 ]。對于網絡上的工人文化宮業務電子文件，例如開展的活動記錄、各級文化館資源、職工培訓檔案等，應當在網上進行備份，且原電子文件和備份文件不能在同一服務器上存儲；

第二，從數量方面來看，為了保證工人文化宮電子文件的真實性，便于后續利用，應當建立兩個版本，一個版本由工人文化宮檔案管理部門保管，另一個版本由工人文化宮業務部門報關，同時歸檔的電子文件格式應當采用常用格式，例如文檔采用TXT、DOC等格式，圖像采用JPG格式。

3.3 完善電子檔案管理檢查審核制度

在工人文化宮電子檔案管理的過程中，應當積極完善檢查審核制度，定期對工人文化宮文書及檔案部門進行管理和檢查，檢查工人文化宮檔案文件管理的完整性，是否符合歸檔要求等，以此來提升工人文化宮檔案管理的全面性和規范性。

4 結論

綜上所述，工人文化宮檔案管理有著一定的特殊性，其涉及到的內容較多，不僅要管理工人文化宮活動檔案，還要管理職工檔案和工會檔案，相較于傳統檔案管理來說，電子檔案管理能夠提升工人文化宮檔案管理效率和質量，節約空間，因此工人文化宮檔案管理部門應當做好電子檔案管理工作。

參考文獻：

[1] 何家票，徐栩.昆明市工人文化宮：浴火重生后的超越[J].時代風采，2013，10：12-17.

[2] 方芳，李書錦，姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟，2011，02：138-140.

[3] 岳銳.電子檔案管理與傳統檔案管理的區別[J].黑龍江科技信息，2011，01：131.

[4] 牛函娟.基于特性差異的紙質檔案與電子檔案管理需求分析[J].咸陽師范學院學報，2009，04：126-128.

[5] 秦立新.傳統檔案管理與電子檔案管理的利弊分析[J].辦公室業務，2016，03：139.