高校行政秘書隊伍素質提升路徑

陳禮明

摘 要 高校行政秘書是高校行政管理隊伍中的重要一員，對于高校的發展不可或缺。通過調查發現，目前高校院系行政秘書隊伍面臨著多重矛盾，高校行政秘書發展和提升路徑可歸納為：一方面，高校行政秘書要提升自我思想道德素質和業務素質，另一方面，高校要對行政秘書增強人文關懷，并形成成熟完善的考核評價系統，為其發展提供良好的培訓和學習機會。

關鍵詞 高校院系 行政秘書 提升路徑

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.07.012

Abstract College administrative secretary is an important part of the university administrative management team， for the development of colleges and universities. Through the survey found that the executive secretary in Colleges and universities team is facing multiple contradictions， the executive secretary of the development and the path of ascension can be summarized as： on the one hand， Administrative Secretaries in Colleges and universities to enhance the self ideological and moral quality and professional quality， on the other hand， colleges and universities should the executive secretary to strengthen the humanistic care， and the formation of mature and perfect appraisal system， provide good training and learning opportunities for its development.

Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path

1 高校行政秘書面臨的矛盾

1.1 工作任務重與薪酬待遇低之間的矛盾

高校行政秘書的工作內容幾乎涉及學校工作各個方面：不僅要從事學校性的文字工作，包括校內材料、對外材料的撰寫、校內下達各種通知文件的撰寫、各部門上報材料的校對整理等；上傳下達，收發材料；學校會務等行政工作。高校行政秘書是公認的工作任務重、常常加班的職位。

筆者曾經做過一項“高校行政秘書年薪收入調查”，通過發放問卷的形式隨機調研100名高校行政秘書，調研結果發現，近70%的秘書年薪收入低于7萬元，50%的高校行政秘書收入為3-5萬，僅有1名秘書年薪達到9～11萬，占比2.2%。據調查筆者所在學校的東莞地區其他單位薪酬水平：公務員純工資年薪平均為12到15萬，事業單位如初、高中教師純工資年薪平均為10萬，在高校，專任教師純工資年收入可達15萬。由此可見，在高校行政秘書隊伍中，年薪達到公務員、事業單位人員的平均薪酬的僅占2%。

薪酬雖然不是衡量一切的標準，但卻是保證工作和生活的物質基礎。高校行政秘書工作量與其薪酬之間沒有很好地對應，也容易導致高校行政秘書工作的動力不足。

1.2 工作壓力大與發展空間小之間的矛盾

行政秘書長期面臨著非常大的工作壓力，一方面，多數工作任務比較緊急，一般要求他們在緊張的工作時間內將各種繁瑣或突發的事件處理好。另一方面，很多高校并沒有為領導一對一地配備秘書，導致一位高校行政秘書同時要為多位校領導服務，并且不能出任何差錯，這勢必增加秘書的心理壓力。

在許多高校，行政秘書發展空間很不明朗，表現在：第一，很多高校行政秘書尚未納入編制管理，大部分還屬于聘任制，限制了他們的職務發展，他們在走行政這條道路上前途堪憂。第二，目前高校一般沒有行政秘書的完整評價體系，聘用制的行政秘書在行政這條道路受阻后，只能通過評定職稱等來提高待遇，而學校對于行政人員晉升到高級職稱限制比較多，走科研職稱這條道路也是頗為困難。即便可以評定職稱，但高校行政秘書面臨著繁重的工作任務和較大的工作壓力，沒有多余時間進行科研，也只能是為了評職稱象征性地參加一下與工作內容不甚相關的教學科研活動，這進一步模糊了行政秘書的未來。

筆者做了一項關于“高校行政秘書對自己的職業規劃”的調查，通過發放問卷的形式抽樣調查100名高校行政秘書，結果顯示，約54.5%的行政秘書明確表示愿意轉到院系教學崗位。這表明超過一半的高校行政秘書對自己的現狀并不滿意，對目前的行政之路并沒有動力和期待，認為轉教學崗才是出路。高校行政秘書在較大的工作壓力下，卻看不到發展方向，工作壓力與發展空間之間的矛盾導致他們容易產生職業倦怠。

1.3 綜合素質要求高與業務素質水平不均之間的矛盾

行政秘書日常事務包羅萬象，不僅要處理好文書工作和各種繁瑣事務性工作，還要作為領導的參謀者，成為領導的得力助手。這要求行政秘書擁有較扎實的公文寫作基本功、較強的語言表達能力和組織管理能力、處理突發事件的應急能力、超常人的忍耐性和抗壓性、迅速熟悉文件及反饋問題的能力等。

目前，高校行政秘書隊伍業務水平參差不齊，其原因可歸結為幾個方面：第一，從行政秘書來源構成來看，來源結構復雜。筆者做過一項關于“從事高校行政秘書工作崗位的途徑”的調研，通過發放問卷的形式隨機調研100名高校行政秘書，調研結果發現，高校行政秘書的來源的基本途徑有三種，即留校學生、校內教師引薦、公開招聘。24%的行政秘書是隨家屬調入、熟人朋友推薦等途徑進入高校，高校并未對其業務素質進行嚴格審核。57%的行政秘書通過招聘進入，高校在招聘行政秘書時，很少強調專業背景，沒有嚴格地限制專業，導致很多行政秘書并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并沒有針對新進行政秘書的成熟培養體系和較為專業的業務知識培訓。新人往往需要通過幾年的工作摸索才能熟練掌握相關工作內容，工作表現越突出的秘書得到的鍛煉越多，也有秘書陷于繁瑣事務中，加之領導不夠重視，沒有多余時間進行業務學習，導致高校行政秘書整體業務素質不均。

2 提升高校行政秘書隊伍素質的路徑

2.1 重視思想道德修養和業務素質的提升

學校辦公室是代表學校形象的綜合部門，行政秘書是十分重要的崗位，要時刻注意加強思想道德修養，做到思想上充分重視，保持積極心態，端正工作態度，保持高度的責任感和自信心。

高校行政秘書更要注重業務素質的提升。很多高校并沒有對行政秘書進行專業性強的業務培訓，行政秘書需要充分發揮主觀能動性，加班加點，提升自己的業務素質：可以通過研讀各類秘書資料和文本，加強對業務知識和技能的學習；通過網絡課程和向學校經驗豐富的同事請教，提高自己的公文寫作能力；抽時間多參加培訓、多看書，完善工作方法，鍛煉管理能力、組織、協調、執行和控制能力等。

2.2 增強組織人文關懷

行政秘書崗位的人員流動較頻繁，若出現“人文關懷缺失”，學院就會缺乏向心力和凝聚力，效率就會低下。

調查可知，75%高校秘書認為其所承擔的工作對提升個人及學校的核心競爭力起到一半作用甚至沒有作用，說明他們缺乏被認同感，行政秘書工作業績難有較為科學的考核標準，難以得到認同。因此，高校要加強對行政秘書群體的人文關懷：第一，在充分地肯定和表揚行政秘書的工作成績的基礎上，要加強指導，創造條件，有計劃、有目標地提升行政秘書的業務水平；要給行政秘書的職業規劃創造發展機會。第二，重視并關心行政秘書的工作和生活，物質是生活的保障，適當提高高校行政秘書的經濟收入，以增強其職業自豪感和工作滿意度。第三，營造有利于行政秘書發展的良好輿論環境。一方面，招聘行政秘書時要嚴格選拔綜合素質高、業務能力好的人員，從側面提高行政秘書的威望。另一方面，多鼓勵、多夸贊、在政策允許范圍內給予他們適當獎勵，讓行政秘書感覺到付出是領導所認同的，領導是可以看到的。

2.3 形成完善的考核評價系統

據調查，一般高校還沒有形成較為成熟的針對行政秘書的考核評價系統。第一，可制定較為完善的考核辦法。如可以制定出工作完成效果和民主測評相結合的績效考核制度，將行政秘書的工作內容量化為一項可以測度的指標。如：考核其工作完成的及時性、執行上級指示以及部門規章制度的狀況；崗位職責的履行情況；是否有超工作量，超工作量予以適當獎勵；通過民主測評其德、績、勤、能的表現狀況，相關部門對其管理和服務評價的滿意度等。

第二，建立針對行政秘書的獎勵機制，對年度評比表現優秀的或已經考取秘書從業證等相關資格證的工作人員，可適當給予物質獎勵、職務聘用優先等有效措施等，激發他們的工作積極性。

第三，給予高校行政秘書更多的發展機會和選擇。前文提到，筆者所做的一項關于“高校行政秘書對于自己的職業規劃”的調查，調研結果顯示，約54.5%的行政秘書明確表示愿意轉到院系教學崗位，表明了近半的高校行政秘書對于目前的行政職務之路不抱希望，希望能夠轉到院系去做專任教師。對于此類高校行政秘書，可鼓勵其抽時間多學習，增強自我職業技能，考取博士，并為其實現自我職業規劃的實現提供機會。開放些校內專任教師崗位公開競聘，符合條件的行政人員均可參加應聘。調查顯示，有27.3%的高校行政秘書表示雖然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，尋找機會，愿意暫時安于現狀。對于表現優秀的高校行政秘書可以在行政職務系列給予其優待。

2.4 提供良好的培訓和學習機會

高校要高度重視對行政秘書相關業務知識及管理技能方面的教育培訓，加強培訓力度。一方面，高校要制定和組織開展的秘書工作培訓制度，在校內定期展開培訓，定期邀請相關方面專家或者聘請校內有豐富經驗的教師，有計劃、有組織、有重點地對行政秘書實施業務技能培訓。另一方面，要積極派行政秘書外出參加培訓交流，通過學習和交流，拓展其知識，提高業務技能。

3 小結

總之，高校行政秘書在高校的日常工作中發揮著重要的作用，目前行政秘書面臨著多重矛盾：工作任務重與薪酬待遇低之間的矛盾，工作壓力大與發展空間小之間的矛盾，綜合素質要求高與業務素質水平不均之間的矛盾。面對種種矛盾，探索高校行政秘書隊伍發展和素質提升路徑：一方面高校行政秘書要提升自我思想道德素質和業務素質，另一方面，高校要對行政秘書增強組織人文關懷，并形成成熟完善的考核評價系統，同時為他們的發展提供良好的培訓和學習機會。

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