淺析電子檔案管理的工作要點

[摘要]電子檔案管理是現代檔案管理的一種形式，而且這種形式在很多的單位都采用。此種管理方式較為先進，而且還能有效的管理，同時電子檔案管理要比傳統的檔案管理有較多的優勢，本篇文章主要是分析了電子檔案管理的工作要點。

[關鍵詞]電子檔案；管理；傳統方式；工作要點

一、電子檔案管理體系

1、集中統一管理電子檔案 現在的各個單位在辦公的時候，基本實現自動化，也是因為這個原因，出現了更多的電子檔案，但是檔案需要簽署之后才能進行保存，可是大多數原有電子檔案，還是留在最初形成的部門，其中有大量的檔案沒有被歸檔，仍屬于分散狀態。這種狀態與檔案發展不符，因此各單位要對電子檔案有效的管理。如果沒有條件可以為電子檔案創造條件，將所有分散的檔案集中，在最后統一的管理。統一管理主要是為了方便，電子信息的搜索，也簡化了人們利用電子信息的步驟，還能方便各個單位對電子檔案的規劃。各個單位在管理電子檔案的時候，要有一個統一的管理方式，在此基礎上建立管理制度，以便能夠對電子檔案統一管理，然后開發利用檔案，這樣也可以讓電子檔案保持完整。而統一的管理也能讓管理部門節省管理的花銷，同時還能加強與其他部門的交流。各部門以及各單位對電子檔案的管理不是強調形式的統一，而是要求本質上實現統一管理。2、紙質檔案和電子檔案雙套歸檔。現在很多的電子檔案在歸檔的時候，都向紙質檔案轉化，然后以紙質檔案的形式保存。主要是因為電子檔案還是存在一些不足，尤其是管理技術以及方法上，有著一定的缺陷，而且點在檔案的管理需要使用到管理設備，但是很多的單位并沒有管理設備，因此只能轉化成紙質檔案。盡管目前為止還是沒有找到一個恰當的方式，可以徹底的解決這個問題，但是采用兩者雙套歸檔的方式還有有效的。這種雙套保存的方式在很長一段時間內都會存在。這并不是重復的工作，只是不能避免的現象。采用這種歸檔的方式即使沒有強大的技術水平支持，管理人員也不能隨便的將所保存的檔案變為紙質檔案，仍舊保留電子檔案的形式進行保存。雙套歸檔的形式有合理性，但是還是有不利的一面，用這種方式歸檔，就要需要使用兩種管理系統，而且這；兩種系統之間還有有一定的聯系。紙質檔案的目錄中，也要有電子檔案中的有關信息，例如存在的地質以及方式等，還有檔案的編號。而且電子檔案的信息要與紙質檔案的信息保持一致，一方的信息要更改，另一方也要隨之改變，這無形之中增加了檔案管理的工作量。

二、電子檔案的管理原則

1、規范性原則。管理電子檔案需要幾個原則，其中最基本的原則是規范性，而且這個原則也可以保證電子檔案在日后的時候，有效的利用。在規范性的原則下管理電子檔案工作要有一定的工作標準，并且這個標準最好可以與國際的標準相同，在管理的時候，也要有技術模式，采用的格式是文本格式。電子檔案在提供服務的時候，需要利用網絡來實現檔案的傳遞，因此在網絡上對電子檔案的整理都要符合規定，而且傳遞的標準也是統一的。通過這種方式可以提高電子檔案的利用率，以免在存儲或者是轉換的時候，浪費資源，在規范性的原則基礎上，才能實現檔案的信息化。2、可靠性原則。對于電子檔案而言，可靠性是其發展的動力，人們對電子檔案還存有質疑主要是因為電子檔案還有不確定以及不可靠性。因此人們可以更改電子檔案，而且檔案在更改之后，沒有任何的痕跡，人們很難判斷，該檔案是否被更改。而且在控制電子檔案上使用的是特殊的技術，人們不能保證所有的電子檔案都是可靠的。在提高電子檔案的可靠性上，管理人員做了和很多的努力。技術手段是提高可靠性的一個必要手段，除了技術之外，國家也頒布了有關的法律，在管理電子檔案的時候，堅持嚴格的管理制度，封堵一切存在的管理漏洞，保證電子檔案在收集以及保存上都要做到真實有效。此外，在整理檔案以及鑒定的環節，要有備份，以免檔案失真，從而保證檔案的可靠性。3、效率原則。由于檔案工作有難度，因此在對其的管理上，要保證管理的效率。首先，在開始管理工作的時候，要綜合分析研究管理工作，然后確定一套有效的管理方案，管理方案中要有工作流程以及管理方式，使得管理工作能夠有一定的效率。同時對電子系統加工，使其成為推動檔案信息的一個助力。在對電子系統建設的時候，投入的較多，但是大多數都是一次性投入，而且取得效益長遠。

三、電子文件的歸檔

1、歸檔要求 （1） 歸檔的電子文件應齊全完整， 凡是歸檔范圍內的文件均應及時歸檔， 不得分散保存。（2） 歸檔的電子文件應經過一定的整理和編輯， 并劃分保管期限。整理工作由文件形成部門具體負責， 整理方案由檔案部門統一決定。（3） 檔案部門應對電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定， 各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交， 檔案部門檢查后歸檔保存。2、歸檔范圍 由于電子文件產生與利用的環境的特殊性， 其歸檔范圍與其它介質檔案相比有不同的特點。電子文件歸檔范圍不僅包括文件本身， 而且對產生電子文件的支持文件、數據文件及其它有關文件一并歸檔。（1）支持性文件， 指能夠生成、運行文本文件、數據文件、圖形文件等文件和各種命令及設備運行所需要的操作系統。（2） 數據文件， 指各種數據材料。由于數據在不斷地變化、更新， 應對原始數據每隔一段時間定期拷貝， 并將拷貝文件歸檔。（3） 與電子文件有關的各種紙質文件，主要有： 產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；電子文件形成過程中產生的一些紙質文件， 如設計任務書、程序框圖、技術鑒定材料等；重要的保管期限長的電子文件的紙質載體打印件以及文件的不同稿本。

四、結束語

也許現在很多單位的電子檔案管理體制，以及相關模式技術的研究仍舊停留在表象和起步的階段。然而我們有理由相信，在今后的工作中隨著系統的完善和推廣應用展開、知識管理技術以及理論研究的進步，我們的檔案管理技術將更加成熟和完善。

參考文獻

[1]潘志立.流程管理在電子檔案管理系統中的應用研究[D].中南大學，2013.

[2]董智康.電子檔案管理系統的分析與設計[D].廈門大學，2013

作者簡介

陳禹霏，1989年1月5日，女，籍貫山東，碩士研究生，助理館員，黑龍江省第二醫院辦公室工作，負責院內的文秘、檔案、印鑒、收發文件等行政工作。