提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議

摘要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)也在不斷發(fā)展與進步，但是企業(yè)的發(fā)展不是完美無缺的，在這個過程中存在著相當一部分值得人們思考的關(guān)鍵問題。在工程企業(yè)規(guī)模不斷擴大的今天，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理水平難以跟上企業(yè)的正常發(fā)展，甚至給企業(yè)的發(fā)展造成了相當大的影響。文章介紹了提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議。

關(guān)鍵詞：工程企業(yè)；企業(yè)檔案管理；管理水平；工程檔案；企業(yè)管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：G276 文章編號：1009-2374（2016）21-0162-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.21.079

1 概述

工程檔案是相關(guān)工程企業(yè)的資料信息備案重要工作，能夠在企業(yè)的發(fā)展過程中起到非常重要。從科學的角度來講，企業(yè)工程檔案管理工作非常重要，首先，企業(yè)工程檔案是對以往企業(yè)的工程相關(guān)施工、相關(guān)技術(shù)細節(jié)等的記錄總和，能夠在后期我們對以往工作做查閱和總結(jié)學習的時候，提供詳細的資料參考；其次，在當前的工程企業(yè)發(fā)展中，越來越多的管理者對企業(yè)工程檔案的看法發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，從以前簡單地認為企業(yè)工程檔案只是資料總和轉(zhuǎn)變?yōu)檎J識到企業(yè)工程檔案是企業(yè)發(fā)展的“智囊妙計”。我們必須認識到企業(yè)工程檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展有非常強的促進和經(jīng)濟效益，有著非常強的內(nèi)在價值。因此，我們一定要做好企業(yè)工程檔案管理的提升工作，以促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)工程檔案管理中存在的問題

在我們的工程企業(yè)進行施工項目建設(shè)的環(huán)節(jié)中，對工程檔案進行科學、有效的收集和整理是對當前工程進行總結(jié)和提高，能夠為未來的工程項目提供相關(guān)學習和參考的詳細資料。但是由于當前工程企業(yè)運營的復雜化以及在工程施工中的相關(guān)資料留檔工作做得不是很好，這就嚴重影響了企業(yè)工程檔案的收集和制作，也從側(cè)面說明了當前很多企業(yè)的工程檔案管理中出現(xiàn)各種各樣的問題。下面筆者將列舉突出的一些問題：

2.1 企業(yè)工程檔案管理制度不夠完善

從當前的全國發(fā)展整體來看，隨著政府的不斷改革創(chuàng)新，其對工程企業(yè)的管理方面發(fā)生的重大轉(zhuǎn)變，同時對企業(yè)的政府行政審批相關(guān)方式也發(fā)生的重大改革。因此，我們的企業(yè)工程檔案管理制度也應(yīng)當跟緊時代腳步，不斷轉(zhuǎn)變和完善，從而使企業(yè)工程檔案更加能夠反映工程企業(yè)發(fā)展的要求。但是在實際工作中，企業(yè)的工程檔案管理制度仍然不夠完善或者說有一些企業(yè)甚至沒有明確的工程檔案管理制度，對工程檔案管理工作不夠重視。在很多企業(yè)的工程檔案管理工作中，缺乏專業(yè)的工作技能，檔案資料隨檔案管理人員的人事流動容易造成遺失，整體管理方向不明確等都是由于企業(yè)工程檔案管理制度的不完善造成的。除此之外，一些企業(yè)還存在著檔案管理隊伍內(nèi)部較為混亂，出現(xiàn)很多“混吃混喝”的員工，人在工作中，卻從來不重視工作。檔案管理隊伍因為制度不完善而對工程檔案的管理力度較小。一些企業(yè)的工程檔案管理部門平時不注重工作的完善，在領(lǐng)導進行檢查之前，匆忙收集資料信息，進行臨時拼湊檔案。這些松弛的工作作風和工作態(tài)度都對檔案管理工作造成了巨大的影響，而在這其中主要是因為企業(yè)工程檔案管理制度還不夠完善。

2.2 企業(yè)工程檔案管理隊伍的工作意識不夠

通常來看，在工程企業(yè)的檔案工作中，使用的檔案資料載體會有施工圖紙、施工技術(shù)細則、完工效果圖紙等，而其他相關(guān)資料的收集可能會比較少。可以說企業(yè)工程檔案工作還是欠缺很多的，這就反映了企業(yè)工程答案管理隊伍的工作不力，其尚未認識到企業(yè)工程檔案管理的重要性，對檔案的收集整理不夠完善，目的不夠清晰。同時隨著當前的工程行業(yè)加快發(fā)展，工程企業(yè)的發(fā)展也不可避免地面臨著一系列問題。工程企業(yè)在這樣的大背景下，很多企業(yè)的人力資源都變得緊張起來，很多工作人員都身兼兩職甚至更多，加上平時施工建設(shè)中的工作量大、技術(shù)要求高、質(zhì)量要求高、工期短等因素，都導致了企業(yè)把工作重點和人力都放在了眼前的工程項目建設(shè)中，而對企業(yè)工程檔案管理工作出現(xiàn)了忽視的情況。在這種情況之下，很多企業(yè)的工程檔案管理人員都不是非常專業(yè)的相關(guān)人員，甚至有不少兼職工作人員在承擔著檔案收集管理的重要工作。

還有一些工程施工企業(yè)的檔案收集管理工作方式有紕漏、有問題，這些企業(yè)往往在工程施工中不進行或者很少進行相關(guān)工程檔案資料收集，而在工程快要完成時才集結(jié)人力進行有關(guān)資料的收集整理上報，因此遺漏了很多資料。在大型工程項目的開始，應(yīng)當對項目工程的設(shè)計規(guī)劃、招投標計劃、施工計劃等細節(jié)工作收集相關(guān)檔案資料。因為在這其中很多工作都是有關(guān)聯(lián)的，比如招投標工作和施工安排，有著密切的關(guān)系，而這其中的檔案資料也是有關(guān)聯(lián)，需要整體把握的。在這些環(huán)節(jié)下，我們必須對工程項目的檔案管理做整體規(guī)劃，科學進行檔案收集管理工作。

2.3 企業(yè)工程檔案管理方式落后

企業(yè)工程的檔案之所以在今天能夠被稱為企業(yè)發(fā)展的“智囊妙計”，就因為完整的企業(yè)工程檔案對于企業(yè)的后期發(fā)展來說，有著非常巨大的潛在參考價值，能夠促進企業(yè)施工各方面的進步。而在現(xiàn)在很多的工程企業(yè)中，由于領(lǐng)導的不重視，部門的工作技術(shù)不尋求提高，工程檔案管理部門的檔案歸檔方式仍然以紙質(zhì)資料記錄和工作人員手工排列文件為主要方式，相關(guān)重要檔案很少會有能夠供查閱的電子資料，甚至一些企業(yè)不論多么重要的檔案資料，根本沒有電子保存，不能很方便地查閱管理。這樣的傳統(tǒng)型檔案管理方式嚴重影響了今天的工程企業(yè)檔案管理工作進步，也對企業(yè)相關(guān)人員的查閱和學習造成了非常大的不便。并且在實際的檔案工作中，我們一定會發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)工程檔案比較多、信息量大，用傳統(tǒng)方式進行檔案歸檔管理一定會出現(xiàn)工作繁雜、檔案分類操作困難等，進而導致整個企業(yè)工程檔案管理的滯后發(fā)展。

3 提升企業(yè)工程檔案管理水平的建議

3.1 完善檔案管理制度，提高檔案管理工作意識

企業(yè)工程檔案是對企業(yè)施工建設(shè)項目的全方位的詳細資料記錄，其工作繁雜，有很多的信息量，對企業(yè)的發(fā)展有舉足輕重的影響。這就要求我們完善企業(yè)工程的檔案管理制度，提高檔案管理工作人員的工作意識。企業(yè)工程檔案資料中有很多都涉及到企業(yè)的商業(yè)機密，相關(guān)工作人員要有清晰的法律意識，提高自身對檔案管理工作的認識。企業(yè)本身要對檔案管理工作制定嚴格的制度，完善現(xiàn)有的制度，彌補企業(yè)工程檔案管理的漏洞。在實際工作中要專人專用，任用專門工作人員進行檔案收集管理工作，加強對檔案管理隊伍的相關(guān)要求，使相關(guān)人員有能力、有責任心、有認識地投入到企業(yè)工程檔案管理工作當中。在我們的企業(yè)工程檔案管理工作中，在施工建設(shè)階段對資料的收集和整理無疑是非常重要的，然而在收集和整理之后的監(jiān)督管理工作也非常重要卻經(jīng)常被遺忘。在很多工程企業(yè)的檔案管理工作中對監(jiān)督工作做得不夠完善，就導致了檔案管理的后期工作出現(xiàn)問題，一些不規(guī)范問題難以得到糾正。

同時，我們要根據(jù)不同企業(yè)的具體情況，對企業(yè)的工程檔案管理制度進行差異化設(shè)計，對工程資料收集制度、檔案查閱制度等等進行符合企業(yè)實際發(fā)展的完善設(shè)計。在企業(yè)能力所及的情況下，我們也可以聘請專門的監(jiān)督顧問人員，對相關(guān)的檔案管理部門和人員進行監(jiān)督監(jiān)管和工作指導。

3.2 加強企業(yè)工程檔案管理部門的建設(shè)

檔案管理隊伍是進行企業(yè)工程檔案管理工作的主體，具有很強的能動性，因此我們必須要加強對檔案管理隊伍的建設(shè)。這里筆者的認知是檔案管理隊伍的好與不好，不僅與其專業(yè)工作水平和理論知識有密切的關(guān)系，更與工作經(jīng)歷和工作經(jīng)驗有不可分割的關(guān)系。因此在我們對檔案管理隊伍進行建設(shè)過程中，要通過各類培訓和內(nèi)部交流比賽等形式進行檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提高，使他們成為真正有能力負責檔案管理工作的主體，提高知識水平，完善檔案管理知識結(jié)構(gòu)。還可以通過加強與兄弟企業(yè)的聯(lián)系，派遣相關(guān)人員到其他企業(yè)進行交流學習，進而獲取先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)。在實踐培養(yǎng)方面，進行檔案管理部門內(nèi)部的輪崗，使得原本在辦公室工作的人員能夠有機會走出去進行實際的資料收集和對接工作，對于原本在外進行業(yè)務(wù)工作的人員使其有機會接觸到更多的文案工作，這就會使得整個檔案管理部門的全面能力得到提高。同時還要邀請企業(yè)的其他管理者參與到檔案管理部門的工作中，這樣可以協(xié)助本來人力資源就經(jīng)常不足的檔案管理部門的日常工作，能夠通過大家對檔案管理工作的了解，提高整個企業(yè)對檔案管理工作的理解和支持。

3.3 加強企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)是當前進行工程檔案管理工作的必然要求。以傳統(tǒng)的工程檔案歸檔方式為例，簡單的通過紙質(zhì)資料記錄和分類整理，就完成了所有的工程檔案歸檔工作，這就對后期的參考查閱，對整個工程完整資料的收集都有著一定的影響。因此，我們要在當前辦公科技程度越來越高、計算機科技水平在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越高的現(xiàn)狀下，對檔案資料進行信息化、現(xiàn)代化整理建設(shè)。在進行企業(yè)工程檔案管理的電子存檔和整理的同時，要注意留存好紙質(zhì)版資料，做到各種資料的完整保存。在工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，還要做好檔案資料的保密工作，通過相關(guān)的電子資料保密技術(shù)等，保證企業(yè)工程檔案的機密性。

4 結(jié)語

在當前工程企業(yè)高速發(fā)展的背景下，提升企業(yè)工程檔案管理水平已經(jīng)是迫在眉睫的重點工作。企業(yè)工程檔案管理工作是企業(yè)管理的重要方面，在企業(yè)的發(fā)展和進步中有著關(guān)鍵性的地位，能夠不斷促進企業(yè)的綜合實力提高。因此，我們一定要做好檔案管理工作，不斷提升企業(yè)工程檔案管理水平。

參考文獻

[1] 康保娟.工程檔案在工程建設(shè)中的重要性[J].中國港灣建設(shè)，2010，（2）.

[2] 聶博侖.工程檔案的有效管理——建設(shè)工程質(zhì)量的保障[J].價值工程，2010，（27）.

[3] 楊松森，盛磊.從證據(jù)角度談建設(shè)工程檔案的制作[J].蘭臺世界，2013，（32）.

[4] 沈紅梅.對水利工程檔案管理現(xiàn)狀的反思[J].價值工程，2014，（9）.

作者簡介：鄭建紅（1972-），女（回族），河南開封人，國網(wǎng)寧夏電力公司固原供電公司館員，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：周 瓊）