辦公室計算機辦公軟件的應用探討

宗愛華

摘 要：大量計算機軟件的產生，不僅革新了人們傳統的辦公模式，也使得很多具體的工作在落實上成效更高，并且建立了更加輕松便捷的人和人直接溝通交互的橋梁。本文對此進行了分析研究。

關鍵詞：辦公室；計算機；辦公軟件；應用

隨著信息技術的飛速發展，現在幾乎所有辦公室的日常辦公中都會輔以相應的計算機軟件。大量計算機軟件的產生，不僅革新了人們傳統的辦公模式，也使得很多具體的工作在落實上成效更高，并且建立了更加輕松便捷的人和人直接溝通交互的橋梁。鑒于當前我國使用的計算機辦公軟件大部分來源于國外，因此，提升我國自主軟件開發的能力很有必要，這樣才能夠產生真正符合自身需求，并且信價比更高的辦公輔助工具。

一、辦公軟件應用的優劣勢分析

（一）辦公軟件應用的優勢分析

計算機辦公軟件的應用的優勢主要體現在它的跨地域應用，檢索快速便捷，攜帶方便以及安全系數高等方面。在辦公軟件的應用中，我們可以實現跨地域的快速傳遞和檢索，只需要通過網絡在很短的時間內就可以將所需內容傳出或接入，這對于節奏相當快的社會來說節省了很多的時間。辦公軟件應用的優勢同樣也表現在檢索文獻的速度方面，它使我們摒棄了先前的一句句閱讀來檢索的習慣，而開始利用計算機化的辦公軟件直接進行關鍵詞檢索，就可以得到我們想要的結果。

此外，有了計算機辦公軟件后，我們在處理很多信息，制作各種報告、書面總結上也十分方便。很多辦公室一族經常需要進行對于相關材料的歸納整理，有了office軟件后，無論是文字、圖片還是數據在處理上都會非常輕松，并且準確性很高。這極大的帶來了辦公室工作實效的提升。

（二）辦公軟件應用的劣勢分析

盡管計算機辦公軟件的應用存在著這樣或那樣的好處，但是對于其在辦公終中的不足之處也必須引起我們的警示。

首先非法軟件和計算機病毒的存在使得企業資料、個人信息和機密文件開始變得不是那么安全，隨著計算機技術的普及，隨之而來的是計算機網絡攻擊的增加，各種文件資料被惡意竊取，這就要求我們在算計安全技術方面要不斷實現突破。

其次，計算機辦公軟件的統一也就意味著各種特定和特殊用戶的需求不能得到有針對性的滿足，這說明計算機辦公軟件在提高辦公效率的路上還有很長的路要走。

再次，計算機辦公軟件的應用和普及有著較高的成本，主要體現在物質成本和技術成本兩個方面，這對于它的普及在一定程度上有著阻礙的作用。

二、辦公軟件的實際應用分析

（一）教育科研中的有效應用

辦公軟件在各個領域的使用都越來越普遍，其功效也很大程度得到認可。首先，在教育科研領域辦公室軟件能夠發揮很多實際用途，最明顯的一點就是改變了教師教課的方式，也革新了師生間信息交互和交流探討的傳統模式。現在幾乎各大高校的教師都會采用ppt或者各種相應的計算機軟件進行備課，在課堂上有了這些軟件的使用，可以讓知識的呈現清晰直觀且生動有趣，能夠更好的抓住學生的注意力，提升知識教學效果。同時，教師給學生布置的各種學習任務或者作業學生也可以通過辦公軟件作為輔助來完成，比如，學生可以利用word作學科總結，可以以ppt的形式給大家分享呈現自己的某一個項目的研究成果等。

（二）政府部門中的有效應用

政府部門的使命就是更好的為人民服務，這也是政府部門日常工作的核心。在實踐這一目標和使命的過程中，辦公室軟件能夠起到非常好的輔助效果。比如，利用各種相應的軟件可以制作對外公開的網站，公民可以通過瀏覽政府部門的網站來獲取相關信息。還有，一些政府職能部門在給市民提供服務時也可以利用到辦公室軟件，如公民信息的核查，公民意見的征集等。有了各類實用的軟件不僅構建了公民和政府部門相互溝通交互的橋梁，也能夠更好的實現相關資源的共享，還能夠讓政府部門給市民提供更加高效便捷的服務。

（三）商務辦公中的有效應用

辦公軟件在商務辦公中體現出的功效同樣非常明顯。對于商務領域來說，時間與效率就是金錢，很多行業和領域都需要第一時間對于很多事情做出反應與處理。不少辦公室軟件都能夠給商務辦公中各種事務的處理帶來輔助。比如，利用相關軟件可以很好的處理各種圖片信息，能夠讓產品看上去更具吸引力；又如，現在的不少網絡購物平臺都是借助相關軟件來直接形成客戶與商家間溝通的橋梁，也是客戶向商家咨詢的直接渠道。這很好的拉近了兩方之間的距離，也讓很多商業模式變得更加簡單快捷。

三、辦公軟件的應用發展前瞻

（一）推動我國辦公軟件的自主發展

從當前我國辦公室所使用的最為常見的一些辦公軟件來看，大部分軟件都不是我國自主開發的，那些使用頻率最高，效用最為明顯的軟件通常都是國外的。這個問題需要引起我們更大的注意力與關注。一方面，使用國外軟件往往需要支付較為高昂的費用，這直接提升了辦公室使用辦公軟件的成本。另一方面，很多國外引進的軟件和我國的一些辦公室的實際需求并不是完全匹配，造成了使用中的一些不便。因此，加大我國辦公軟件的自主開發力度很有必要，這是讓辦公軟件的功用更充分發揮的一個前提。

（二）加強軟件開發人才培養

很有必要加強我國軟件開發的人才培養，要讓這個領域的人才隊伍建設更加充實，能夠培養出更多這個領域的專業人才。一方面，高校應當在這個專業的人才培養上進行加強，比如，可以多聘請這個行業的專家學者來給學生講課；另一方面，很有必要給這些人才提供更多實踐的機會和平臺，這是讓他們在這個領域有更深的鉆研，并且更加了解我國辦公室的真實需求的方法，這對于提升軟件開發的質量很有幫助。

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