信息化背景下高校檔案服務策略研究

趙俊

摘要：文章以信息化時代高校檔案管理服務作為主要內容，分析了目前我國高校檔案管理中存在的服務方式單一、制度落后、信息化程度不高等問題；在此基礎上，提出了完善管理制度、提高服務人員素質、提供多樣化服務等諸多行之有效的策略，為新形勢下檔案管理服務提供參考建議。

關鍵詞：信息化；高校檔案；服務；策略

一、前言

隨著目前信息化的發展，人和社會對于信息資源的需求都越來越大。高效的信息資源能夠為問題的處理提供很大的便捷。而目前在高校的教育工作中，檔案的管理也是非常重要的。但是目前我國高校檔案管理工作還有很多的不足，比如制度不夠完善，以及工作人員的工作素養不夠高，以及對于檔案資源的利用效率不夠高的問題。

二、目前我國的高校檔案服務中的問題

1. 服務管理的方法比較單一。主要就是傳統的到存放檔案的儲藏館進行查詢的方式。這種方式查閱起來比較慢，效率不高。但是目前社會對于信息的傳輸的效率要求是非常高的，所以這種方式就對于用戶的服務不是很好。

2. 相關的檔案保存不完整。目前我國高校的檔案存儲一般是在專門的儲存館分布一部分，還有一部分分布在高校的各個院系進行保存，這種方式使得檔案的管理保存比較分散，也就比較混亂。并且各個院系沒有統一的保存檔案的規章制度，所以資料的收集就會有不完整的現象。比如學生的學籍證明以及其他的一些獎勵的證明，沒有存儲在學校，這樣以后工作單位在進行檔案的查詢的時候就會查詢不到相關信息，這給相關的工作就帶來了一些障礙。并且高校有的科研檔案是需要保密的，這樣有的高校為了方便管理，就統一進行全部的加密，這就使得檔案服務的水平降低，對于一些需求比較高的資源不能進行有效的利用。

3. 管理的方式和制度都比較老舊，不能進行及時的更新。高校檔案的管理由于在眾多的工作中重要程度不是很高，所以在進行這樣工作的時候，高校的重視程度不高，所以管理的制度沒有得到及時的更新，所以將檔案資源轉化成信息的效率比較低。并且進行檔案管理的工作人員的專業素養也比較低，硬件設施沒有及時得到更新和維護，檔案資源的服務不能和目前的需求保持同步，比較滯后。并且各個高校之間的信息也不能做到互通有無。目前有一些新的檔案的管理系統被開發出來，但是各個高校所使用的管理系統都是不同的，所使用的軟件也是不同的。雖然說各個系統之間的功能是相近的，但是兼容的性能比較差，所以就不能夠很好的進行信息的交換，資源就不能很多的進行利用。并且各個高校對于檔案的管理的標準也不是統一的。并且有些高校在對于檔案進行管理的時候，工作不徹底，只是根據目錄進行歸檔和管理，這就導致在進行相關信息查詢的時候，就需要對全文進行查閱來找出需要的信息，這就導致信息的服務水平不能跟上需求。

4. 數字化的程度不夠高。目前的科學技術的發展水平是非常高的，但是在進行檔案的服務工作的時候并沒有利用好這些技術。目前所使用的一般是計算機的統計以及記錄的功能，數字化的程度還是比較低的，這樣不僅對于信息技術沒有充分的利用起來，并且也很難提高檔案服務的水平。

三、高校檔案服務在信息化背景下的策略

1. 提高服務的意識，加強對于硬件的投入。目前高校檔案服務的工作比較被動，一般都是需要進行資源利用的人到儲存的地方進行查詢。而工作的人員一般也是僅僅進行檔案的收集以及保管的工作，對于對外的服務不重視。想要將檔案服務水平提高，就要改變這種被動的服務。目前信息化的背景下對于提高檔案服務水平有很大的幫助。可以利用目前的信息化的管理技術以及處理信息水平非常高效的軟硬件設施，來將檔案管理的服務的水平提高。并且目前互聯網的方式對于提高檔案服務的水平也有很大的價值，可以通過網頁的開發，可以使得有需要的人通過計算機就可以進行相關信息的查詢，不用到檔案室進行查詢。這樣提高了查詢的效率，也提高了服務的水平。

2. 區隔人員類別，提供個性化服務。目前對于高校的檔案資源有利用的需求的人群有學生以及教師等等。可以根據不同的需求將資源進行整合，這樣在進行查詢的時候就更會具體方便。對于學生可以設置一個統一的版塊，使得學生可以很方便的進行檢索查詢以及打印等工作。對于一些科研項目的資源不需要進行保密的，就可以做成一個版塊來讓公眾進行查閱。對于黨政相關的資料也可以做成一個版塊，將黨政相關資料以及人事、校史等相關的資料整合在一起，方便進行查閱。

3. 拓展服務方式。目前的信息化的背景下，可以將服務的方式多樣化，傳統的方式就是檔案室進行查詢，通過信息技術的發展，可以通過電話、郵件或者是實時咨詢的方式進行查閱。并且網絡的發展可以進行遠程的信息查詢。并且利用信息化的技術，可以為用戶提供廣泛性的服務，也可以提供個性化的服務，可以利用互聯網公布檔案的信息以及新聞事件等廣泛性的信息，也可以根據用戶的個性化的需求，推送一些比較具有針對性的信息。

4. 強化人員培訓，提高專業人員素質。目前在進行檔案的服務工作的時候不像以前的傳統的方式那樣簡單。利用現代技術進行檔案的管理與服務需要對于計算機的軟件以及互聯網制作的相關技術都要掌握，所以在進行這方面工作的人員就需要有相關的專業知識和技能。所以高校的人事管理部門就要對相關的工作人員進行相關的培訓，使得其能夠掌握相關的技術將工作做得更好。并且除了技術的培養，對于工作人員的素質培養也是十分重要，要培養工作人員的主動服務的意識，將工作做得更好。

5. 完善管理的相關制度。在進行檔案服務以及管理制度完善的時候，不僅是要完善本校的管理制度，將各院系的管理制度進行統一，并且對于各高校之間的管理制度和標準也應該進行統一，這樣才能夠將資源在各高校之間互通有無。并且制度的完善能夠減少在管理工作中出現的問題，這樣用制度進行管理可以避免很多人為的問題。并且可以利用制度來對于師生的相關的個人信息的安全進行保護。制度的完善也是高校對于檔案服務水平重視程度的體現，所以很有必要進行這項工作。

6. 建立檔案評價服務。目前高校對于教學、科研的評價體系已經基本建立，也積累了相關評價經驗，再根據評價的整體建設思路，結合檔案管理、服務的實際，對檔案管理的科學化、服務化及檔案服務的開展效果進行評價。評價體系可依托信息化服務平臺，包括服務指標、服務制度、服務流程、服務方式、服務有效性、服務滿意度等幾部分。用戶在享受服務之后對服務做出評價，可納入工作人員的績效考核。

四、結語

高校檔案服務水平的提高，是高校協同發展中不可或缺的一環，將檔案服務的相關工作做好了，能夠完善學校的后勤保障工作，能夠提高學校的科研水平，能夠對于學生的管理起到非常好的促進作用。高校檔案管理工作可以為教學的評估提供寶貴的參考數據，并且能夠提供一些跨學科的一些研究資料，提供一些反映社會需求的一些相關資料。因此，在信息化的背景下，對于檔案服務工作既是挑戰又是機遇，傳統的檔案服務方式不能滿足信息化時代的需求，凡是信息化的技術又可以促使檔案服務的水平得到提高。所以在這樣的背景下，高校的檔案服務的策略應該根據時代的需求進行調整，以便能夠更好地提供服務。

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