民辦高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)分析

張瀟　張建榮

摘 要 改革開放幾十年來，我國的教育事業(yè)迅速發(fā)展，高校的規(guī)模在迅速壯大，資產(chǎn)規(guī)模在急劇膨脹、組成和結(jié)構(gòu)也在日趨復(fù)雜和多樣，日常管理難度越來越大。學(xué)校使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來管理資產(chǎn)，不僅克服了傳統(tǒng)管理模式下管理資產(chǎn)容易出錯(cuò)的和重復(fù)勞動(dòng)的問題，還可以解決了管理過程中實(shí)物與賬務(wù)的統(tǒng)一，及設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理，最大程度的降低資產(chǎn)管理人員的工作量，提高辦公效率。

關(guān)鍵詞 民辦高校 固定資產(chǎn) 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.08.005

Abstract Decades of reform and opening up， the rapid development of education in our country， the scale of colleges and universities in the rapidly growing， asset size in the rapid expansion of the structure and also in more and more complex and diverse， daily management difficulty is more and more. Schools in the use of fixed assets management system to manage the assets， not only to overcome the traditional management mode of assets under management to error and duplication， can also be used to solve the unified management in the process of physical and financial， and equipment dynamic management， the greatest degree of reduced asset management staff workload， improve office efficiency.

Key words private college； fixed assets； system design

在《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》第二十九條明確規(guī)定，學(xué)校的固定資產(chǎn)（包括占有或使用）可以通過貨幣進(jìn)行計(jì)量。高校固定資產(chǎn)有其自身的特殊性，它與其它企業(yè)、事業(yè)單位的資產(chǎn)性質(zhì)有所不同：第一，它是一種經(jīng)濟(jì)資源，代表著高校的經(jīng)濟(jì)潛力和權(quán)力，可以為其創(chuàng)造和提供一定的客觀物質(zhì)條件。第二，它一定是被部門占有并且正在使用的。第三，它還包括了高校的財(cái)產(chǎn)、債權(quán)和其它權(quán)利。第四，資產(chǎn)的價(jià)值一般都是以貨幣的形式來計(jì)算。

江西服裝學(xué)院當(dāng)前賬務(wù)和實(shí)物的管理方式是：由財(cái)務(wù)部門對全校進(jìn)出的財(cái)務(wù)進(jìn)行管理，由后勤資產(chǎn)管理部門對全校的資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，各分院部和部門直接管理和使用實(shí)物，實(shí)物設(shè)備在那個(gè)部門使用，其管理權(quán)就劃分到該部門管理。當(dāng)前這種人功或半人功的管理方式已嚴(yán)重落后，無法適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需要。

1 學(xué)校資產(chǎn)管理存在的問題

（1）資產(chǎn)管理制度的不完善和不健全，造成無章可循。如資產(chǎn)在申請采購時(shí)審批比較嚴(yán)格，但是在入庫管理過程中卻不是很嚴(yán)格、隨意性較強(qiáng)、缺少嚴(yán)格的入庫管理制度。資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門轉(zhuǎn)交給資產(chǎn)申請使用部門后，雖然對資產(chǎn)進(jìn)行了造冊登記，但是缺少在日常管理過程中的監(jiān)管。

（2）資產(chǎn)管理部門每年年底都會(huì)對全校的資產(chǎn)進(jìn)行清查，其主要是通過人工查詢，手工記錄方式，查看貼在設(shè)備上的卡片，再將清查的數(shù)據(jù)與原始的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，這種方式不僅效率不高，而且遇到卡片破損或丟失，就很難對該資產(chǎn)進(jìn)行審核，造成清查工作難以開展，如此一來高校的資產(chǎn)情況就很難查清。

（3）當(dāng)資產(chǎn)需要從一個(gè)部門轉(zhuǎn)移到另外一個(gè)部門時(shí)，要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，兩個(gè)部門辦理交接手續(xù)，再由賬務(wù)部門在賬務(wù)中做資產(chǎn)變動(dòng)處理，因?yàn)樾枰止び涗涀儎?dòng)數(shù)據(jù)，所以整個(gè)變動(dòng)過程緩慢，從而無法保證賬、物同步一致。

（4）固定資產(chǎn)的總量是衡量學(xué)校綜合實(shí)力的一個(gè)重點(diǎn)，資產(chǎn)總量越多對學(xué)校的發(fā)展就越有利。而隨著資產(chǎn)總量的快速增加，管理人員確沒有增加，致使資產(chǎn)的日常管理工作難以及時(shí)準(zhǔn)確完成。特別是在固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊處理的問題上，因?yàn)樯鲜鰞蓚€(gè)原因，所以基本上不對資產(chǎn)進(jìn)行折舊處理，財(cái)務(wù)上資產(chǎn)的價(jià)格也始終保不變，在這種情況下統(tǒng)計(jì)出的資產(chǎn)數(shù)據(jù)就不可能是資產(chǎn)的真實(shí)狀況。

（5）近年來，江西服裝學(xué)院的購置資金渠道多種多樣，有財(cái)政的專項(xiàng)撥款、各類企事業(yè)單位的贊助、各項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)、以及學(xué)校從各方面自籌的資金等渠道。多數(shù)資金在流入學(xué)校時(shí)，多改寫指定用于某一方面，無法統(tǒng)一調(diào)控和規(guī)劃，導(dǎo)致采購的不合理和資源不能共享等問題。

（6）江西服裝學(xué)院采用的是財(cái)務(wù)部門管理賬務(wù)，資產(chǎn)管理部門管理臺賬，使用部門管理實(shí)物的模式。由于多方管理，而又不能第一時(shí)間互通信息，當(dāng)發(fā)生購置、調(diào)撥等業(yè)務(wù)時(shí)，容易導(dǎo)致入賬的不及時(shí)，導(dǎo)致賬務(wù)與實(shí)物不符。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)的需求分析

需求分析是發(fā)現(xiàn)、求精、建模、規(guī)格說明和復(fù)審的過程。在系統(tǒng)工程及軟件工程中，需求分析是指在創(chuàng)建系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)在范圍、目的、功能和定義時(shí)所做的工作（也可以是修改現(xiàn)在系統(tǒng)或新產(chǎn)品所做的工作）。分析和尋找新系統(tǒng)的解決方案是建立在需求分析的基礎(chǔ)之上，所以系統(tǒng)設(shè)計(jì)與分析人員都十分重視顧客的需求，將其作為系統(tǒng)開發(fā)過程中的一個(gè)關(guān)鍵。本系統(tǒng)通過對江西服裝學(xué)院固定資產(chǎn)管理實(shí)際調(diào)查，了解資產(chǎn)管理過程中用戶的實(shí)際需要，分析出適合江西服裝學(xué)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的需求。本文中的需求分析主要有用戶需求、業(yè)務(wù)需求、功能需求和非功能需求。

3 系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也常常被稱作為系統(tǒng)的邏輯設(shè)計(jì)，它是在前期的需求分析、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)等方面的工作完成的基礎(chǔ)上，根據(jù)用戶日常管理的需要，滿足用戶的管理要求，也就是說用戶提出了要求，系統(tǒng)就要解決這些要求。

3.1 系統(tǒng)總休設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)功能的總體結(jié)構(gòu)是建立在分析江西服裝學(xué)院資產(chǎn)管理需求的基礎(chǔ)上，并將資產(chǎn)管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)作為分析的重點(diǎn)。本文中的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能模塊主要由資產(chǎn)管理、資產(chǎn)審核、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、用戶管理、重新登陸、退出系統(tǒng)等七部分組成。每一個(gè)部分就是一個(gè)子系統(tǒng)，每一個(gè)子系統(tǒng)又由多個(gè)子模塊組成，雖然每各模塊都是相對獨(dú)立的，都有著不同的功能，但它們都不是完全獨(dú)立，彼此之間相互聯(lián)系。

3.2 用戶登錄界面設(shè)計(jì)

用戶的登錄界面是用戶或管理員進(jìn)入系統(tǒng)的第一個(gè)界面，用戶根據(jù)管理員提供的用戶和密碼（也可以是自己注冊），進(jìn)入到系統(tǒng)中去。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶或管理員登錄的用戶名和密碼與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行核對，信息正確時(shí)方可進(jìn)入，否則無法登錄。

3.3 系統(tǒng)主界面設(shè)計(jì)

為了方便用戶操作系統(tǒng)界面，在主界面的設(shè)計(jì)時(shí)，將窗口分成四個(gè)部分。左側(cè)列出了固定資產(chǎn)的主要若干信息，采用樹形層次結(jié)構(gòu)。右邊是根據(jù)左邊的操作，顯示用戶所需要的信息。上面顯示菜單以及常用功能，下面用來顯示左邊操作時(shí)的信息統(tǒng)計(jì)和當(dāng)前時(shí)間。

3.4 管理功能設(shè)計(jì)

管理功能設(shè)計(jì)分為基本信息管理設(shè)計(jì)、功能設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)等。在基本信息管理設(shè)計(jì)中，分為資產(chǎn)分類設(shè)置、基本資料設(shè)置、資產(chǎn)編號規(guī)則設(shè)置、資產(chǎn)顯示列設(shè)置；功能設(shè)計(jì)中包括了固定資產(chǎn)增加、固定資產(chǎn)維修、固定資產(chǎn)租借、固定資產(chǎn)歸還、固定資產(chǎn)報(bào)廢；系統(tǒng)設(shè)置主要用于系統(tǒng)的日常維修，包括數(shù)據(jù)庫的管理，保障系統(tǒng)的安全；在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，對用戶的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、功能需求以及性能要求進(jìn)行了解和分析，在遵循網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)原則的前提下，采用瀏覽器/服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三級模式管理，瀏覽器向服務(wù)器發(fā)送數(shù)據(jù)請求，服務(wù)器響應(yīng)請求操縱數(shù)據(jù)庫服務(wù)器并把結(jié)果返回到瀏覽器。數(shù)據(jù)庫是指長期儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)、有組織、可共享的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按一定的數(shù)據(jù)模型組織、描述和儲(chǔ)存，具有較小的冗余度、較高的數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性，并可為各種用戶共享。

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要功能

4.1 固定資產(chǎn)增加

傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理中，固定資產(chǎn)的信息基本上都是記錄在紙制的表格中。當(dāng)計(jì)算機(jī)進(jìn)入校園后，我們又將固定資產(chǎn)信息輸入到計(jì)算機(jī)的某個(gè)辦公軟件中去，雖然相比傳統(tǒng)的紙制表格有了很大的進(jìn)步，但是這些軟件不能提供批量錄入，每一條資產(chǎn)信息都要逐條錄入，所以管理人員在錄入過程中費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，工作效率自然就比較低了。在設(shè)計(jì)過程中我們特別增加了可以批量錄入的功能，以便我們的用戶或管理人員快速準(zhǔn)確地錄入資產(chǎn)信息。

4.2 固定資產(chǎn)維修

所有固定資產(chǎn)都有一個(gè)生命周期，設(shè)備在長時(shí)間使用過程中必然會(huì)有磨損、損壞或故障等情況，如果不進(jìn)行及時(shí)的處理，必然會(huì)影響到日常的工作和教學(xué)，當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)，必須及時(shí)對設(shè)備進(jìn)行修理，保證其正常運(yùn)行和使用，發(fā)揮它的效能。普通用戶首先填寫設(shè)備維修申請單，此維修單上詳細(xì)記錄資產(chǎn)的基本信息，同時(shí)記錄設(shè)備維護(hù)的日期和維修費(fèi)用等。

4.3 固定資產(chǎn)租借

為了充分發(fā)揮資產(chǎn)自身價(jià)值，為學(xué)校獲取更多的收益，有時(shí)會(huì)將部分資產(chǎn)租借給其它單位或個(gè)人使用。以前是由租借單位或個(gè)人手寫租借單，當(dāng)使用完后歸還后拿回租借單，這種方式存在一定的管理漏洞，當(dāng)租借單位或個(gè)人長時(shí)間不歸還時(shí)，極易出現(xiàn)資產(chǎn)的流失。如果通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的租借功能進(jìn)行管理，一方面可以保障學(xué)校的利益，另一方面也能時(shí)刻掌握資產(chǎn)的動(dòng)向，便于對資產(chǎn)流動(dòng)加以管理。

4.4 固定資產(chǎn)歸還

當(dāng)租借出去的資產(chǎn)歸還時(shí)，普通用戶可以通過此功能提交申請單，審核通過后，可以快速地將租借出的固定資產(chǎn)進(jìn)行歸檔。

4.5 固定資產(chǎn)報(bào)廢

固定資產(chǎn)因使用不當(dāng)或設(shè)備自然老化，就會(huì)出現(xiàn)設(shè)備不能正常使用，此時(shí)就要對設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢處理。資產(chǎn)報(bào)廢主要針對的是老舊或是因損壞嚴(yán)重而無法使用的設(shè)備，在填寫報(bào)廢單時(shí)要寫明資產(chǎn)的類型、編號、資產(chǎn)價(jià)值、報(bào)廢原因、報(bào)廢時(shí)期，以及處理報(bào)廢的審核人員和審核日期。

5 總結(jié)

隨著江西服裝學(xué)院的發(fā)展，其固定資產(chǎn)的種類和數(shù)量會(huì)越來越多，資產(chǎn)日常管理工作也會(huì)越來越繁重，所以設(shè)計(jì)出一套適合學(xué)校的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，從而代替當(dāng)前學(xué)校的管理方式，將分散在各部門資產(chǎn)信息匯總在一起，通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，從而簡化資產(chǎn)管理水平、提高辦公效率，最大化地提高設(shè)備使用率，已成為資產(chǎn)管理過程中的首要工作。

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