工程檔案管理現(xiàn)存問題分析

黃芳

摘 要：工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目管理過程中直接形成的檔案文件，它是工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞直接關(guān)系到工程的質(zhì)量、安全，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。本文就工程檔案的特點(diǎn)，存在問題以及管理措施做了較為詳細(xì)的闡釋。

關(guān)鍵詞：工程檔案；檔案編制；齊全；及時(shí)；真實(shí)

我國(guó)的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的建設(shè)項(xiàng)目資料。建設(shè)項(xiàng)目工程檔案是建設(shè)過程中形成的原始的，具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際情況反映。它記載著建設(shè)項(xiàng)目從投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工一系列工序的真實(shí)記錄。工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序的管理好工程檔案即是工程本身的需要，也是檔案管理的要求。

一、工程檔案的特點(diǎn)

1.獨(dú)立性

即一項(xiàng)工程、一個(gè)單位工程、一個(gè)分部工程、一個(gè)分項(xiàng)工程都具有各自不同的工程檔案，這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。

2.真實(shí)性

工程檔案是該項(xiàng)目實(shí)體的一面鏡子，它反映該工程在質(zhì)量方面的真實(shí)寫照，也是工程質(zhì)量的重要保證，更是監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。

3.實(shí)用性

工程檔案是與該工程建設(shè)同步形成的。記載著工程從立項(xiàng)、施工、到竣工驗(yàn)收的一切行為記錄。所以有很大的利用價(jià)值。通過工程檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計(jì)要求。工程前期文件能保證此建設(shè)項(xiàng)目是否合規(guī)合法，如征地、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)文件、規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門審批的文件材料。工程施工過程文件能保證建設(shè)項(xiàng)目過程每一個(gè)單位工程，少到每一個(gè)分項(xiàng)工程質(zhì)量是否合格。如質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料檢查記錄等相關(guān)過程資料。工程竣工文件能保證建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是否符合要求，如工程竣工驗(yàn)收、工程竣工結(jié)算審核及質(zhì)量驗(yàn)收等文件材料。

二、工程檔案主要存在的問題

1.工程檔案不夠齊全

檔案材料不完整是工程檔案存在的主要問題，很多工程竣工后檔案材料要不不齊全，要不沒有，導(dǎo)致檔案實(shí)用性不夠，利用價(jià)值大大降低。如每一個(gè)分項(xiàng)、分部的隱蔽工程資料是每道工序完成合格的重要依據(jù)，缺一不可。由于隱蔽工程在隱蔽后，如果發(fā)生質(zhì)量問題，還需重新整改覆蓋和掩蓋，造成返工等非常大的損失。為了避免損失，保證工期的質(zhì)量的順利完成，承包商在工程隱蔽前均進(jìn)行檢查，形成隱蔽工程檢查記錄，檢查合格后相關(guān)人員簽名確認(rèn)方可下一道工序，因此工程檔案的齊全也是工程質(zhì)量的重要保證。

2.工程檔案編制不夠及時(shí)

工程建設(shè)中普遍存在檔案編制不及時(shí)，資料后補(bǔ)現(xiàn)象。很多單位人員不重視工程檔案管理工作，往往到工程完工即將交付驗(yàn)收時(shí)，才開始編制整理，這給工程檔案的真實(shí)性帶來(lái)很大的問題。有些還會(huì)造成工程質(zhì)量問題、經(jīng)濟(jì)缺失問題。如土建施工過程中，基礎(chǔ)的試塊由于施工人員不及時(shí)組織相關(guān)人員見證取樣及送檢，也沒有相關(guān)的檢查記錄，在不知是否合格的情況下斷續(xù)施工，到工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)質(zhì)量問題，造成重新返工，這不僅延誤工期還造成經(jīng)濟(jì)損失。

3.工程檔案編制不夠真實(shí)

工程建設(shè)中普通存在工程檔案不真實(shí)，資料后補(bǔ)現(xiàn)象，由于資料整理煩瑣，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中于工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。到工程項(xiàng)目完工后才進(jìn)行資料整理。這樣往往到最后工程檔案很有可能一蹋糊涂，與施工現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)容完全不相符，造成工程檔案沒有可利用價(jià)值，如同一堆廢紙。如竣工圖，竣工圖是工程工程檔案的核心組成部分，它是把理想化的工程經(jīng)過各專業(yè)工種技術(shù)工人的再加工而變成建筑實(shí)體的真實(shí)記錄，是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。如果把與建筑實(shí)體不相符的竣工圖進(jìn)行歸檔，必將給工程維修、改建、擴(kuò)建帶來(lái)嚴(yán)重隱患。如樓房改造須對(duì)建筑物結(jié)構(gòu)進(jìn)行改變，那么就必須弄清楚它的結(jié)構(gòu)形式，如該樓是框架結(jié)構(gòu)還是磚混結(jié)構(gòu)等，對(duì)于磚混結(jié)構(gòu)要拆除哪個(gè)磚墻就必須考慮此墻是承重墻還是非承重墻，否則盲目拆除或者加層增加樓房自重都是非常危險(xiǎn)的。所以工程檔案的真實(shí)是人生安全的重要保證。

4.管理模式不夠規(guī)范

從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位雖成立了專門的檔案室，但卻無(wú)專人管理或者一人多職，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，造成檔案材料五花八門，沒有實(shí)用性。

三、工程檔案有效管理的措施

1.加強(qiáng)工程檔案重視度

從思想上重視工程檔案管理工作，做到專人專職管理。在工作中定期或不定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查或評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積，避免工程資料不能與工程建設(shè)同步進(jìn)行，避免資料后補(bǔ)與現(xiàn)場(chǎng)不相符現(xiàn)象。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與績(jī)效掛鉤，提高相關(guān)人員的積極性。

2.建立健全檔案管理制度

為了加強(qiáng)以工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，相關(guān)單位在項(xiàng)目立項(xiàng)開始就就按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施，同時(shí)明確各自應(yīng)所承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案管理的編制、收集、整理。以保證工程資料與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

3.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件，工程檔案材料的質(zhì)量關(guān)鍵在于編制形成過程，施工單位應(yīng)明確各自的責(zé)職，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制工程檔案的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。

4.加強(qiáng)把控工程檔案質(zhì)量關(guān)

把工程檔案驗(yàn)收作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，工程管理部應(yīng)各負(fù)其職對(duì)工程資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全性進(jìn)行驗(yàn)收，合格后方可代表此項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格。避免工程檔案與現(xiàn)場(chǎng)不相符現(xiàn)象，提高工程檔案的利用價(jià)值。

（作者單位：江門明浩實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司）