工程檔案管理現存問題分析

黃芳

摘 要：工程檔案是建設項目管理過程中直接形成的檔案文件，它是工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞直接關系到工程的質量、安全，影響企業的經濟效益。本文就工程檔案的特點，存在問題以及管理措施做了較為詳細的闡釋。

關鍵詞：工程檔案；檔案編制；齊全；及時；真實

我國的建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的建設項目資料。建設項目工程檔案是建設過程中形成的原始的，具有保存價值的真實記錄和實際情況反映。它記載著建設項目從投資計劃、設計、施工、竣工一系列工序的真實記錄。工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序的管理好工程檔案即是工程本身的需要，也是檔案管理的要求。

一、工程檔案的特點

1.獨立性

即一項工程、一個單位工程、一個分部工程、一個分項工程都具有各自不同的工程檔案，這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性

工程檔案是該項目實體的一面鏡子，它反映該工程在質量方面的真實寫照，也是工程質量的重要保證，更是監督部門進行竣工驗收的重要依據。

3.實用性

工程檔案是與該工程建設同步形成的。記載著工程從立項、施工、到竣工驗收的一切行為記錄。所以有很大的利用價值。通過工程檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。工程前期文件能保證此建設項目是否合規合法，如征地、項目初步設計文件、規劃、消防、環保、衛生等政府部門審批的文件材料。工程施工過程文件能保證建設項目過程每一個單位工程，少到每一個分項工程質量是否合格。如質量驗評記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料檢查記錄等相關過程資料。工程竣工文件能保證建設項目竣工驗收是否符合要求，如工程竣工驗收、工程竣工結算審核及質量驗收等文件材料。

二、工程檔案主要存在的問題

1.工程檔案不夠齊全

檔案材料不完整是工程檔案存在的主要問題，很多工程竣工后檔案材料要不不齊全，要不沒有，導致檔案實用性不夠，利用價值大大降低。如每一個分項、分部的隱蔽工程資料是每道工序完成合格的重要依據，缺一不可。由于隱蔽工程在隱蔽后，如果發生質量問題，還需重新整改覆蓋和掩蓋，造成返工等非常大的損失。為了避免損失，保證工期的質量的順利完成，承包商在工程隱蔽前均進行檢查，形成隱蔽工程檢查記錄，檢查合格后相關人員簽名確認方可下一道工序，因此工程檔案的齊全也是工程質量的重要保證。

2.工程檔案編制不夠及時

工程建設中普遍存在檔案編制不及時，資料后補現象。很多單位人員不重視工程檔案管理工作，往往到工程完工即將交付驗收時，才開始編制整理，這給工程檔案的真實性帶來很大的問題。有些還會造成工程質量問題、經濟缺失問題。如土建施工過程中，基礎的試塊由于施工人員不及時組織相關人員見證取樣及送檢，也沒有相關的檢查記錄，在不知是否合格的情況下斷續施工，到工程驗收時出現質量問題，造成重新返工，這不僅延誤工期還造成經濟損失。

3.工程檔案編制不夠真實

工程建設中普通存在工程檔案不真實，資料后補現象，由于資料整理煩瑣，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中于工地，對資料整理一般都是被動應付。到工程項目完工后才進行資料整理。這樣往往到最后工程檔案很有可能一蹋糊涂，與施工現場內容完全不相符，造成工程檔案沒有可利用價值，如同一堆廢紙。如竣工圖，竣工圖是工程工程檔案的核心組成部分，它是把理想化的工程經過各專業工種技術工人的再加工而變成建筑實體的真實記錄，是工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。如果把與建筑實體不相符的竣工圖進行歸檔，必將給工程維修、改建、擴建帶來嚴重隱患。如樓房改造須對建筑物結構進行改變，那么就必須弄清楚它的結構形式，如該樓是框架結構還是磚混結構等，對于磚混結構要拆除哪個磚墻就必須考慮此墻是承重墻還是非承重墻，否則盲目拆除或者加層增加樓房自重都是非常危險的。所以工程檔案的真實是人生安全的重要保證。

4.管理模式不夠規范

從檔案管理機構上看，有的單位雖成立了專門的檔案室，但卻無專人管理或者一人多職，檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，造成檔案材料五花八門，沒有實用性。

三、工程檔案有效管理的措施

1.加強工程檔案重視度

從思想上重視工程檔案管理工作，做到專人專職管理。在工作中定期或不定期對工程檔案進行檢查或評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積，避免工程資料不能與工程建設同步進行，避免資料后補與現場不相符現象。必要時可采取強制措施與績效掛鉤，提高相關人員的積極性。

2.建立健全檔案管理制度

為了加強以工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料的準確、齊全、規范，相關單位在項目立項開始就就按照國家檔案管理的相關規定，結合自身實際情況制定相應的檔案管理制度、措施，同時明確各自應所承擔的職責，規范檔案管理的編制、收集、整理。以保證工程資料與工程建設同步進行。

3.加強施工管理，強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料是施工單位最基本的業務條件，工程檔案材料的質量關鍵在于編制形成過程，施工單位應明確各自的責職，加強對施工技術人員編制工程檔案的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。

4.加強把控工程檔案質量關

把工程檔案驗收作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，工程管理部應各負其職對工程資料的真實、準確、齊全性進行驗收，合格后方可代表此項目竣工驗收合格。避免工程檔案與現場不相符現象，提高工程檔案的利用價值。

（作者單位：江門明浩實業集團有限公司）