高校人事檔案管理信息化建設的問題與對策

劉佳穎　姚曄　丁爽　李博

摘 要：高校人事檔案作為高校檔案的重要組成部分，必須適應檔案管理信息化的發展要求，這也是順應是時代發展的需要。本文主要討論了高校人事檔案管理信息化的必要性，人事檔案管理信息化建設中存在的問題，以及加強人事檔案信息化管理的對策。

關鍵詞：高校；人事檔案管理；信息化

一、目前高校人事檔案信息化建設中存在的主要問題

（一）信息化管理意識不強，管理水平落后

人事檔案管理工作是人事管理工作中的一項基礎性工作， 是做好人事管理工作的基礎和前提， 但由于各種因素的影響和制約， 在日常的檔案管理工作中， 信息化管理意識不強的問題表現得非常突出。表現在領導和工作人員兩個方面， 有些領導對檔案信息化的重要性認識不足，導致措施不到位，投入的力度不夠[1]認為可有可無， 沒有真正和領導政績掛鉤，沒有作為一把手工程。雖引入了計算機管理， 但是閑置不用或很少使用的現象比較普遍， 工作人員無所適從， 日常的業務只限于打印材料等簡單的勞動， 檔案信息化管理的氛圍不濃， 缺乏自發應用的原動力。所采用的設備大部分很落后， 若想在信息技術發展如此之快的大環境下從事檔案的信息化管理已是步履為艱。

（二）缺乏完整統一的信息管理體系

高校人事檔案信息時間跨度長、信息量多而復雜，各個部門信息不流通，導致人事檔案信息分散，影響信息的完整性和準確度。首先容易導致檔案材料不全，內容失真，真實性是人事檔案的生命，若沒有人事檔案部門嚴格審核把關，及時發現問題、解決問題，就會給檔案的利用帶來困難。其次由于人事檔案材料的不完整不能充分體現高校人員的特點，就無法對一個人作出全面完整的評價，不利于優秀人才的發現和選拔[2]。而各個部門使用不同的技術和不同應用模式的數據庫軟件，信息交流溝通起來較為麻煩，很難實現信息資源的共享。信息數據管理缺乏完整統一的管理體系，為人事檔案管理信息化建設帶來困難。

（三）信息化管理成本大，信息安全系統不健全

加快檔案信息化管理，瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，還要開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等，這些都需要較大的經費投入。同時，由于電子產品更新換代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續的維修、更換和升級也需要費用。相對高校其他部門而言，各高校在檔案管理上投入的資金非常少，造成目前檔案信息化管理缺乏資金的局面。其中，人事檔案具有高度的保密性，信息安全問題尤為重要。目前一些學校領導的安全意識淡薄，在日常管理和軟件開發上都沒有將安全問題放在首位。導致人事檔案信息化管理缺乏應有的安全保障，人事檔案網絡管理平臺所采用的技術大多很落后，有的甚至是被淘汰的技術，先進的技術和理念都沒有得到很好的應用。

二、加強高校人事檔案信息化管理的對策

（一）提高檔案管理現代化信息建設意識

人事檔案工作的特殊性造成了檔案管理人員管理意識的封閉性，要改變這種局面，必須不斷更新觀念，勇于進取，認真學習國家的方針政策，關注改革開放的新形勢、新問題，深入學習與實踐科學發展觀。對于人事檔案管理信息化建設，還要加強高校領導的信息化意識，加強對此項工作的領導和支持，充分認識建立人事檔案信息化建設的目的就在于不斷促進管理的科學化和現代化，把高校人事檔案工作與社會活動結合起來，投入足夠人力、物力、財力，保證人事檔案信息現代化建設工作順利的緊隨時代的發展。

（二）建立健全人事檔案管理制度和人事檔案網絡化管理體系

要使人事檔案管理科學化，必須建立健全人事檔案管理制度。如歸檔制度和檔案材料送交制度。要完善高校用人制度，減少“棄檔”的形成。要針對高校干部人事制度改革和人員流動等新情況、新問題，加強干部人事檔案工作的政策研究和理論研究，推動干部人事檔案管理工作向科學化、規范化、系統化、法治化方向發展。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況的規章制度，必須進行改革，及時更新，使人事檔案工作更加制度化，規范化。

建立人事檔案網絡化管理體系，加強信息資源庫的建設，根據自身需要，積極開發相應檔案信息管理軟件，并利用管理系統收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、利用、編研等各個業務環節能夠實行計算機的有效控制和管理[3]。首先建立高校人事檔案信息數據庫，將人事檔案原始材料通過電子手段轉換成數字模式存儲到磁盤等設備上，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用。其次要建立并完善高校人事檔案數據庫管理系統，將人事檔案的日常管理通過計算機實現信息化管理。最后建立高校人事檔案信息網站，通過網絡將檔案信息服務直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間的良好互動。

（三）建立和完善信息化人事檔案管理的相應規范

高校人事檔案管理的現代化改造和提升，需要引進現代人力資源管理理論和模式進行全面反思，加強高校人力資源的合理開發、使用和規劃。現代人力資源管理以人為本，在方法上運用科學，有一套培訓、使用、組織和調配的合理系統，能夠達到人力資源的優化配置，實現人盡其才、事得其人、人事相宜的管理目標。現代人力資源強調動態化管理，對人事檔案管理中的心理因素、意識調節等進行優化配置，將人看成是一種戰略資源，是對有回報的投資，是現代生產的核心動力。因此，現代人力資源管理要求人事檔案管理要有戰略眼光和前瞻性，能夠預測和規劃最佳投入和產出方式，吸引最具匹配度的人才，產生最大的效益。

（四）提高人事檔案信息化管理人員的專業素養

檔案管理人員素質的高低決定了高校人事檔案工作的效率、水平和質量。根據國家對檔案要實現人事檔案工作的科學發展，加強人才戰略的實施，務必建設一支政治可靠、業務精通、遵紀守法、甘為人梯、開拓創新的檔案管理人員隊伍。

參考文獻：

[1]馬長林，宗培嶺等.檔案館信息化建設探論[M].上海：上海社會科學院出版社，2006.

[2]陳曉梅.淺析高校人事檔案信息化管理存在的問題與對策[J].經濟師，2012，08：71+73.

[3]王峰.淺談信息化視角下的高校檔案管理[J].法制與社會，2009，（2）.

作者簡介：

第一作者：劉佳穎（1994—），女，河北承德人，河北大學管理學院2013級公共事業管理專業。

第二作者：姚曄（1994-），女，河北唐山人，河北大學藝術學院2013級音樂學（器樂）。

第三作者：丁爽（1996-），男，江蘇南通人，河北大學經濟學院2015級國際經濟與貿易專業。

第四作者：李博（1994-），男，河北保定人，河北北方學院13級食品科學與工程專業。

（作者單位：1.河北省保定市河北大學；2.河北北方學院）