數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展

王溪　張文友

摘 要：在檔案管理中由于檔案館中的信息數(shù)量較多，利用傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案館的構(gòu)建已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)，基于對(duì)數(shù)字檔案館的了解，數(shù)字檔案館不但實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的數(shù)字化處理，同時(shí)利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)建立了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息管理中心，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理質(zhì)量和管理效率的有效提升。考慮到數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)以及數(shù)字檔案館在實(shí)際應(yīng)用中的特點(diǎn)，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析數(shù)字檔案館的構(gòu)建特點(diǎn)，并對(duì)數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行有效分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；建設(shè)要點(diǎn)；發(fā)展趨勢(shì)

一、前言

從目前數(shù)字檔案館的建設(shè)來(lái)看，數(shù)字檔案館在建設(shè)過(guò)程中不但應(yīng)當(dāng)注重?cái)?shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化處理，通過(guò)數(shù)字檔案館的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理效率的提高，同時(shí)也能夠節(jié)省相應(yīng)的社會(huì)資源實(shí)現(xiàn)，保證檔案管理工作有效進(jìn)行。基于數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)以及對(duì)數(shù)字檔案館的理解，在數(shù)字檔案館構(gòu)建過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)其特點(diǎn)有所掌握，并有效開(kāi)展數(shù)字檔案館的構(gòu)建，對(duì)數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行正確分析。

二、數(shù)字檔案館的特點(diǎn)

（1）數(shù)字資源的多樣性。在數(shù)字檔案館中數(shù)字資源的多樣性是其重要的特點(diǎn)，由于數(shù)字檔案館對(duì)所有的檔案信息都進(jìn)行了數(shù)字化處理，所有的檔案信息都錄入到了數(shù)據(jù)庫(kù)中，在調(diào)用過(guò)程中能夠以多媒體形式進(jìn)行展示，提高了數(shù)字信息的展示效果。因此，數(shù)字資源的多樣性是數(shù)字檔案館的重要特點(diǎn)，也是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的重要區(qū)別。

（2）具有一定的開(kāi)放性。數(shù)字檔案館除了數(shù)字資源多樣性之外，還具有一定的開(kāi)放性，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)以及其他的瀏覽手段能夠?qū)?shù)字檔案館中的檔案信息進(jìn)行查閱和調(diào)用，查閱方式較多，比傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱方式效率更高，具有一定的數(shù)字化優(yōu)勢(shì)。因此良好的開(kāi)放性是數(shù)字檔案館的重要特點(diǎn)，對(duì)此我們應(yīng)有正確認(rèn)識(shí)。

（3）技術(shù)的多變性。在數(shù)字檔案館中不但可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)還可以應(yīng)用其他的多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的全面應(yīng)用，不但提高了數(shù)字檔案館的技術(shù)先進(jìn)性，同時(shí)還滿足了數(shù)字檔案館的管理需要，最主要的特征是提高了數(shù)字檔案館的管理質(zhì)量，使數(shù)字檔案館的管理手段能夠更加先進(jìn)有效。進(jìn)而對(duì)數(shù)字檔案館管理工作形成有效的支持，保證數(shù)字檔案館能夠在實(shí)際管理過(guò)程中取得積極效果。

三、數(shù)字檔案館的功能

（1）信息集成功能。對(duì)于數(shù)據(jù)檔案館來(lái)而言，其主要功能是數(shù)據(jù)的集成功能，由于檔案館中的數(shù)據(jù)信息較多，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的快速查閱和調(diào)用的難度較大，利用傳統(tǒng)的管理手段對(duì)檔案館中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)用難以實(shí)現(xiàn)。基于這一需要在數(shù)字檔案館管理中，具有良好的信息集成功能是十分必要的，也是數(shù)字檔案館的最基本功能之一，只有對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行有效的集成，才能夠提高數(shù)字檔案的調(diào)閱質(zhì)量。

（2）資源共享功能。在目前的數(shù)字檔案館中可以利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享，不但能夠查閱某一個(gè)檔案館中的信息，同時(shí)也可以對(duì)多個(gè)數(shù)字檔案館進(jìn)行訪問(wèn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的互聯(lián)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的有效查詢，保證數(shù)字檔案館中的信息能夠得到及時(shí)有效的調(diào)用。因此，資源共享功能是數(shù)字檔案館具備的一大優(yōu)勢(shì)，也是提高數(shù)字檔案館中檔案信息調(diào)用的效果的重要手段。

（3）社會(huì)記憶功能。由于數(shù)字檔案館可以對(duì)多種檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案信息的保管期限有所延長(zhǎng)，檔案信息的保管數(shù)量也有所增加，對(duì)記錄社會(huì)信息和發(fā)揮檔案館的信息報(bào)保管作用具有重要意義。由此我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館的社會(huì)記憶功能，將其作為衡量數(shù)字檔案館功能的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

四、數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

（1）數(shù)字檔案館應(yīng)構(gòu)建數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，其中數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)庫(kù)涵蓋了檔案館中的所有信息和資料，只有建立功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，才能提高數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量，使數(shù)字檔案館的建設(shè)能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。所以，建立海量的數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案館構(gòu)建過(guò)程中的重要措施。

（2）數(shù)字檔案館應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)分散數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行互聯(lián)。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中不但要做好個(gè)體檔案館的建設(shè)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)與其他數(shù)字檔案館的互聯(lián)，保證數(shù)字檔案館能夠作為個(gè)體接入到互聯(lián)網(wǎng)中。

（3）數(shù)字檔案館應(yīng)構(gòu)建完善的專(zhuān)用軟件查詢調(diào)用系統(tǒng)。為了保證數(shù)字檔案館中的檔案信息能夠得到有效的調(diào)用，應(yīng)當(dāng)在數(shù)字檔案館構(gòu)建過(guò)程中建設(shè)專(zhuān)用的查詢系統(tǒng)。所以，構(gòu)建完善的信息查詢調(diào)用系統(tǒng)是數(shù)字檔案館構(gòu)建過(guò)程中的重要內(nèi)容。

五、數(shù)字檔案館的發(fā)展趨勢(shì)

（1）數(shù)字檔案館的規(guī)模會(huì)越來(lái)越大。在未來(lái)的發(fā)展中由于數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)比較突出，與傳統(tǒng)的檔案館相比，數(shù)字檔案館解決了信息的快速調(diào)用和網(wǎng)絡(luò)共享問(wèn)題，能夠有助于檔案信息數(shù)據(jù)的調(diào)用，因此，在未來(lái)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的連接數(shù)字檔案館之間實(shí)現(xiàn)了有效的溝通和互聯(lián)數(shù)字，檔案信息也得到了一定程度的擴(kuò)大，數(shù)字檔案館的規(guī)模會(huì)變得越來(lái)越大。

（2）數(shù)字檔案館將逐漸取代傳統(tǒng)的檔案館。由于數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)相對(duì)突出，在數(shù)字檔案館構(gòu)建過(guò)程中，數(shù)字檔案館將會(huì)有效地取代傳統(tǒng)的檔案館成為檔案館建設(shè)的重要發(fā)展方向，基于對(duì)數(shù)字檔案館的了解，在未來(lái)的發(fā)展中數(shù)字檔案館的數(shù)量將會(huì)越來(lái)越多，數(shù)字檔案館也將成為檔案保存的一種重要選擇，對(duì)提高數(shù)字檔案館的發(fā)展質(zhì)量具有重要意義。

六、結(jié)論

通過(guò)本文的分析可知，數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)的檔案館相比具有一定的優(yōu)勢(shì)，在具體的構(gòu)建和應(yīng)用過(guò)程中將會(huì)逐漸取代傳統(tǒng)的檔案館，基于對(duì)數(shù)字檔案館的了解，在數(shù)字檔案館建立過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)把握正確的建立原則，并制定有針對(duì)性的建立措施，使數(shù)字檔案館建立能夠取得積極效果，達(dá)到提高數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量，為檔案館的發(fā)展提供有力的支持。

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（作者單位：解放軍檔案館保管利用處）