如何創(chuàng)新社保檔案管理工作

孫乾華

【摘要】隨著我國社會保障制度的不斷完善，當前我國社會工作的覆蓋面不斷擴大，參保人數(shù)越來越多，由于參保人員具有較強的流動性，這也增加了社保檔案管理工作的難度。在社保檔案管理工作量不斷增加的新形勢下，如何有效的規(guī)范社保檔案管理工作，努力提高社保檔案管理水平已成為需要認真研究的重要課題。文中從社保檔案的內(nèi)容和特點入手，分析了社保檔案管理的現(xiàn)狀，并進一步對創(chuàng)新社保檔案管理工作的措施進行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】社保檔案；管理；內(nèi)容；現(xiàn)狀；措施

一、社保檔案的內(nèi)容及特點

（一）社保檔案的內(nèi)涵。社保檔案主要以文書、文件、會計憑證、音像及實物等為主，是對參保人基本資料的原始，能夠有效的反映參保人履行繳費義務(wù)及享受社保待遇的真實情況?？梢哉f社保檔案是做好社保工作的重要前提和基礎(chǔ)。參保人員可以通過社保檔案來有效的維護合法權(quán)益，同時社保部門也需要依賴于社保檔案來努力提高管理的科學(xué)性。當前社保部門管理的社保檔案大致可分為六類，即文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建設(shè)備檔案和實物檔案。由于檔案門類不同，因此在檔案材料整理歸檔方法上也存在一定的差異，因此在實際工作中，需要遵循安全保管和方便利用的原則，依照國家相關(guān)的檔案管理規(guī)范要求來對社保檔案進行整理和管理。

（二）社保檔案的特點。（1）數(shù)量龐大。近年來，我國社保制度改革的力度不斷加大，參保人員已開始向農(nóng)村拓展，實現(xiàn)全民參保的步伐不斷加快，這也使社保檔案數(shù)量呈現(xiàn)出迅猛增加的特點，社保檔案數(shù)量越來越龐大。（2）動態(tài)變化。參保人員的社保檔案，在其工作發(fā)生變化時，會隨著工作關(guān)系發(fā)生轉(zhuǎn)移，同時個人工資發(fā)生增減變化時，各項社保繳費情況也會隨之發(fā)生變化，社保檔案呈現(xiàn)出動態(tài)變化的特點。（3）以人為本。社保檔案作為個人參與社保的重要原始憑證，個個是其最基礎(chǔ)的形成單位，因此社保檔案也是維護個人利益的重要憑證。（4）規(guī)范性強。社保檔案具有統(tǒng)一的辦理程序和繳付費標準，利用規(guī)范的記錄卡、登記清冊及報表，所形成的材料與所屬哪個單位無關(guān)，具有一致性和規(guī)范性。

二、社保檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對社會保險檔案重視不夠。社保檔案不僅數(shù)量十分龐大，而且工作環(huán)節(jié)繁瑣，一旦對其重視度不夠，那么在軟硬件及人員配置方面會存在不到位的情況，相關(guān)信息管理也會出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，存在較強的隨意的性，從而對社保檔案管理水平的提升帶來較大的影響。

（二）社會保險檔案多頭管理。由于社保檔案涉及面較廣，不同類別的社保檔案其管理部門也不同，這也導(dǎo)致多頭管理問題存在，不同檔案分屬于不同的部門進行管理，各部門之間缺乏有效的溝通和配合，部分社保經(jīng)辦機構(gòu)在檔案管理工作中將各類檔案分開在不同科室進行管理，不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，而且管理方法各異，這為個人查詢和利用檔案帶來了許多不便。

（三）缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標準和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

三、創(chuàng)新社保檔案管理工作的措施

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)。加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（二）建立健全相關(guān)制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。

（三）加大經(jīng)濟投入，使管理更加規(guī)范化。應(yīng)盡快制定社會保險檔案管理辦法，將社會保險檔案工作納入規(guī)范化管理。管理辦法應(yīng)就社會保險檔案存儲的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責、檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用等作出較為詳實的規(guī)定，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態(tài)，逐步形成上下管理一致的社會保險檔案管理體系。

（四）大膽引進現(xiàn)代化信息技術(shù)。各級社會保險部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置先進的微機設(shè)備裝備檔案室。在機型上在一個省內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時應(yīng)著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，實現(xiàn)檔案的自動快速編目及檔案信息的自動檢索；可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計，實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。

四、結(jié)束語

隨著我國社會保障事業(yè)的不斷完善，社保檔案管理工作需要加快觀念的更新，大量創(chuàng)新相關(guān)的標準和規(guī)范，確保社保檔案管理工作效率和水平的提升，充分利用新技術(shù)和新方法，加快對社保檔案管理新模式和新途徑的探索工作，加快推動我國社會保障事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻

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