人才交流中心文書檔案管理存在的問題和對策

姜楠

【摘要】目前我國的人才交流中心文書檔案管理工作在總體良好的環境下也存在著許多的問題，本文將對這些現象進行分析并總結出相應的解決措施。

【關鍵詞】人才交流中心；文書檔案管理；常見問題；解決措施

文書檔案管理是整個檔案管理工作的重要環節，其規范化、標準化是檔案資料的完整性和高質量的重要保證，因此結合這實際工作中出現的種種現象對出現的問題進行分析研究、追根溯源找出問題產生的原因，并制定出相應的解決措施是保障人才交流中心正常運作的步驟。

1、文書檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員總體素養不高。目前的檔案管理人員都缺乏專業的管理培訓，很多都是直接從其他崗位上調配過來的，對與檔案管理工作并不熟悉，尤其是對于文書檔案工作應該遵守的標準和規范并不清楚。這導致檔案管理人員在對檔案進行收集、管理和調用的過程中沒有一個科學的合理的管理方法。

1.2對檔案管理工作不重視。目前的人才交流中心對文書檔案管理工作缺乏足夠的認識和重視，在工作中往往不能夠按照科學的、先進的管理方式進行管理，而是將檔案簡單的進行歸類、存放，并沒有使得檔案管理工作發揮應有的作用。

1.3對文書檔案管理的保密性認識不足。檔案分為很多級別，對于保密度要求比較高的檔案進行管理過程中有時會存在著各種漏洞，導致很多單位內部信息流出，給相關的單位和個人帶來極大的損失。尤其是在當今信息時代的背景下，檔案往往分為紙質和電子形式兩種，網絡的不確定因素更多，這給文書檔案的管理帶來了不小的沖擊。

1.4檔案管理利用深度仍然不高。文書檔案管理的意義在于兩個方面：一是記錄功能，主要記錄單位和個人活動等的信息材料；二是利用功能指要利用記錄保存的資料信息進行必要的分類和整理，使得檔案所保存的信息，能夠對單位今后的工作發揮相應的作用。但是，目前我國人才交流中心的文書檔案管理工作大多只停留在記錄的功能.所記錄保存的信息材料只是單純的記錄單位過去的工作信息，難以對今后的工作提供決策服務，導致人才交流中心的很多檔案材料利用率不高。

2、文書檔案管理工作的對策和措施

2.1提高文書檔案管理人員的專業素質

生活在社會不斷進步、科技飛速發展的時代中，各行各業的學科技術都在不斷的更新發展，檔案管理工作的技術和理論也具有這一發展趨勢，因此相關的管理人員必須不斷的加強自身學習以適應時代的發展。人才交流中心要鼓勵管理人員學習先進的檔案管理理念、理論，不斷的提升管理工作的技術含量，同時要為管理人員的學習提供機會，使得文書檔案管理工作能高效。

2.2加強單位對文書檔案管理重要性的認識

單位要運用發展的眼光，轉變思維方式，積極學習認識文書檔案管理對于人才交流中心的意義。從思想態度上根本轉變對于文書檔案管理工作的傳統認識。運用實事求是的科學發展思維，加強對文書檔案管理工作的了解，給予足夠的重視，只有這樣才能夠保證人才交流中，合更加有效的展開工作。單位檔案工作者一定要發揮自身對于檔案工作了解的優勢，做好宣傳工作，使得單位所有工作人員尤其是單位的管理者重視文書檔案的管理。從而對檔案管理投入更多的人力物力支持，在物質上能夠保證文書管理工作在單位日常工作中發揮更大的價值。

2.3加強文書檔案的保密性

現階段，我國人才交流中心的檔案主要包括紙質和電子兩種形式，應當根據檔案兩種存在形式的特點，進行區分管理。人才交流中心應當首先區別出保密檔案和分保密檔案，對于保密檔案給予充分的重視，加強保密檔案的日常管理，對于保密檔案的處理應當嚴格按照相關規章制度辦理。對于紙質保密檔案應該注重其原始性。紙質文件的原始性不像電子文件那樣不易判斷，文件一旦形成原件的內容和形式就很難再發生不被察覺的變化。所以對于紙質的文書檔案，應當注重其原始性。電子檔案文件的檔案內容不是整體不變的，它的格式容易轉變，內容也更容易被迫修改和復制，如果沒有相關的相關技術的檢測，人們很難發現其是否發生變化。因此對于電子文檔的保密應當注重其加密性。對于電子保密檔案的保存和利用，應當采用加密處理技術，不定期地修改密鑰、加強跟蹤監控等方面的技術處理。

2.4充分增強文書檔案的利用率

文書檔案管理其實包括兩個方面的內容，一個是“管”，另一個是“理”。“管”主要指的是對人才交流中心各類信息材料進行規范的保管、記錄；“理”則指對保管、記錄的信息材料進行整理、分類，讓文書檔案所記錄的信息材料能夠對單位的今后的工作提供借鑒。所以文書檔案工作者不僅要對檔案進行有效的保管、記錄，也要對所保存的信息材料進行有效的利用，提高其在日常生活中的利用率，避免文書檔案的實用價值大打折扣。

2.5加強計算機在文書檔案包管理中的應用

如果還要延用紙張在人才交流中心檔案中的數據統計作用，那么與當下信息化的網絡時代發展腳步是相違背的。檔案管理的工作人員在陳舊的工作方式下，長時間接觸統計數據就會在工作中發生失誤，導致計算結果出錯。這樣是很難提高檔案管理的工作質量與效率的。傳統的工作方式中會產生很多額外的費用，比如說數據傳送產生的人工費或者是郵寄費。為了更加方便快捷的進行檔案管理工作，可以編制一個符合人才交流中心實際實際情況的檔案管理軟件，在基層單位、下級單位中逐一下發使用，這樣使用統一的格式、模版進行檔案信息管理工作數據的填寫，經過網絡將累積的數據上傳到所屬單位，實現網絡化檔案信息管理。

3、結束語

人才交流中心的文書檔案管理工作是一項十分重要的工作，是判斷單位檔案管理水平的重要參考，其管理水平的高低對檔案的影響重大。文書檔案的管理涉及到多個部門、多個領域，需要彼此之間相互配合，才能夠做好文書檔案的管理工作。在以后的文書檔案管理工作中我們要及時的發現文書檔案管理中出現的問題，不斷創新發展新的管理理論和管理技術，為做好人才交流中心的文書檔案管理工作提供保障。

參考文獻

[1]張靜.目前檔案管理中存在的問題及對策[J].中國新技術新產品，2011（02）.

[2]耿永莉.淺談工程檔案管理的重要性[J].建材與裝飾（中旬刊），2007（12）.