促進高職檔案管理工作創新途徑分析

張圓

摘 要：高職院校的檔案資料是其辦學過程中形成的重要的原始資料，通過檔案可以真實地反映高職院校的發展歷程，同時檔案資料可以推動高職院校的持續發展。因此，高職院校需要不斷創新檔案管理工作，使得檔案資料更好地為教學、科研、社會提供服務。為此，本文通過闡述高職院校創新檔案管理工作的意義和創新檔案管理工作遵循的原則，分析高職院校檔案工作存在的問題，同時提出創新檔案管理工作的具體途徑，為高職院校檔案管理工作創新提供參考依據。

關鍵詞：創新；檔案管理；高職院校

隨著教育體制改革的不斷深入，以及社會用工需求的短缺，使得高職院校的辦學規模不斷擴大，這時，高職院校組織開展檔案工作的難度也會相應的增加。與此同時，隨著科學技術的發展，信息技術在教育教學中得到廣泛的應用，同時產生大量的電子文件，在這種情況下，無論是檔案的數量，還是檔案的載體都會快速地增長，與當前高職教育發展的需求相比，傳統的檔案管理模式早已不適應，并且對高職檔案工作的發展產生阻礙作用。面對新情況、新問題，如何創新檔案工作，使檔案工作為教學科研、社會提供更好的服務，逐漸成為高職院校檔案工作的重點。

一、高職院校創新檔案管理工作的意義

在高職院校的日常管理中，檔案工作是其中的重要組成部分，并且檔案工作也是一類不斷發展的工作，通過對檔案工作進行創新，一方面可以滿足高職院校信息化、網絡化的需要，另一方面可以推動檔案工作的持續發展，可以說，創新檔案工作，對高職院校具有重要的意義。

（1）創新檔案管理工作適應了時代的發展

隨著科學技術的發展，信息技術得到廣泛的運用，使得高職院校檔案工作發生變化。在信息技術的背景下，檔案信息網絡化、服務需求個性化成為檔案工作面臨首要問題，如何開發利用信息資源，對檔案信息進行一體化管理成為高職院校檔案管理工作創新的關鍵所在，為此需要對檔案信息化建設的管理模式進行不斷地探索，通過創新進一步解決現實問題，進而在創新中推動檔案工作的持續發展，同時在發展中實現創新。

（2）創新推動檔案管理工作的持續發展

隨著經濟的發展，生活水平的提高，檔案管理工作逐漸擺脫傳統的手工操作，逐漸轉變為網絡化、數字化管理，可以說，每次創新都凝結了檔案管理人員的心血，同時為檔案工作的持續發展注入新的動力。為了與時代保持同步發展，高職院校在組織開展檔案工作的過程中，需要進行大膽的創新，對傳統的管理模式進行變革，借助先進的管理理念對檔案工作進行指導，進一步幫助檔案管理人員提高素質，不斷豐富檔案資源，同時實現檔案資源的數字化管理，最大限度地挖掘檔案資源的價值。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

對于高職院校來說，組織開展檔案工作，就是對高職院校的辦學方針、政策，以及教學大綱、課程安排、學生管理等原始資料，通過文字、實物、音像等方式進行保存，為以后的查看、利用做好準備。借助原始的檔案資料，后人可以回顧高職院校的發展歷程。在檔案工作方面，雖然高職院校取得一些成就，但是與高職院校的發展相比，無論是管理設施、人員素質，還是規章制度都存在不相適應的地方，對于高職院校來說，在這些環節一直比較薄弱。

（1）管理設施落后

對于高職院校的檔案管理部門來說，其日常工作主要是收藏檔案資料。隨著時間的積累，收集的檔案資料逐漸增多，在這種情況下，檔案資料占用的庫房、設備的數量也會相應的增加，同時這種側重檔案資料收藏觀念，導致檔案資料難以發揮自身應有的作用。對于一些高職院校的領導來說，往往重視教學工作方面的投入，但是弱化了檔案工作方面的投入。無論是人力，還是資金，檔案管理部門與其他部門相比都存在一定的差距，由此帶來的問題，主要表現為：首先，缺乏購置存放檔案資料的設備，導致設備跟不上，而原有的設施在一定程度上難以滿足現有檔案資料的存放要求，尤其是陳舊的檔案設施不能適應當前檔案數字化、現代化管理的需要；其次，沿用傳統的手工方式對檔案資料進行管理、利用，這種管理模式，不僅工作強度大，而且浪費時間，并且管理效率低下，導致許多有價值的檔案資料被閑置，造成檔案資料的浪費；最后，先進的數字化管理平臺沒有在檔案管理方面得到應用，進而堵塞而來新信息的傳播渠道，同時不能與兄弟院校分享成功經驗，進一步影響檔案工作的創新。

（2）檔案管理人員素質偏低

在高職院校的日常管理工作中，檔案管理是一項綜合性工作，一方面具有較強的政策性，另一方面具有較強的專業性，因此，檔案管理人員的素質在一定程度上決定著檔案管理水平。在高職院校中，由于領導層沒有高度重視檔案工作，同時忽視了對檔案管理人員進行專業技能培訓，使得檔案管理人員無法掌握更多的專業知識、提升檔案管理技能，依然在原有的基礎上組織開展檔案管理工作，難以糾正陳舊的思想觀念和拓寬工作思路，在這種情況下，如果遇到技術性、突發性問題，這些檔案管理人員往往難以解決。

（3）規章制度不完善

為了確保檔案管理體系正常運行，需要規章制度作保證。在組織開展檔案工作的過程中，規章制度的作用主要表現在強制性和保障兩方面。例如，如果檔案資料缺乏完善的歸檔制度，那么借出去的檔案資料不可能被按時歸還。同樣，如果沒有健全的獎懲機制，檔案管理人員在開展檔案管理工作時就會存在怠工現象，此時也就無法對檔案工作進行創新。

三、檔案管理工作創新遵循的原則

對于高職院校來說，在對檔案工作進行創新時，需要遵守以下原則：

（1）統籌管理

高職院校在對檔案工作進行創新，需要統籌管理檔案工作，對檔案工作中遇到的問題進行及時協調、溝通，加強部門之間的合作。

（2）管理制度化

高職院校需要建立完善的檔案管理制度，對收集、整理、保管檔案資料的各個環節進行制度化管理。同時，在解決矛盾的過程中，可以進一步完善檔案管理制度，從而充分發揮檔案管理制度的作用。

（3）服務

對于高職院校來說，對檔案進行管理，其目的就是為教學、科研、社會等提供服務，既要保證檔案資料的日常服務，又要對檔案資料進行開發，充分挖掘檔案資料的潛在價值，使其更好地為社會服務。

四、高職院校檔案管理工作創新的具體途徑

高職院校檔案工作存在的問題，在一定程度上對檔案資料服務功能的發揮產生制約性影響，所以，需要對檔案工作進行創新，通過創新進一步激發高職院校檔案工作的活力。

（1）創新管理模式

一方面，將先進的管理軟件引入到檔案工作中，借助現代化的管理手段，對檔案資料進行進行立卷、歸檔、檢索管理，進一步取代傳統的手工操作模式。

另一方面，借助發達的互聯網，實現檔案信息的互聯互通，豐富獲取檔案信息的渠道。首先搭建檔案信息共享平臺，及時了解檔案的發展趨勢，準確把握檔案的發展方向；其次加強兄弟院校之間的溝通交流，分享各自成功的管理經驗。

另外，需要充分認識檔案資料的價值，并將檔案工作納入教育教學活動中，同時在人財物等方面給予扶持，幫助檔案管理部門開發、購置先進的管理軟件，對檔案進行數字化、現代化管理。

（2）加大教育培訓的力度，提升檔案管理人員素質

在組織開展檔案工作方面，一方面要求檔案管理人員具備良好的職業道德，另一方面要具備豐富的專業知識和較強的專業技能，因此，高職院校需要對檔案管理人員加大教育培訓的力度，幫助其提升綜合素質。同時可以借助獎懲機制激發檔案管理人員的工作的熱情，幫助他們挖掘自身的潛能，為檔案工作創新創造條件。

（3）完善檔案管理制度

首先，完善檔案歸檔機制，確保檔案資料及時歸還和檔案資料的完整性；

其次，建立健全獎懲機制，借助獎懲機制激發檔案管理人員工作的積極性和主動性，從根本上幫助檔案管理人員從被動工作轉變為主動工作，為檔案工作創新奠定基礎。

（4）擴大建檔范圍

首先建立畢業生信息檔案。收集整理歷屆優秀畢業生的信息，以此為典范為在校生樹立學習的榜樣，激發他們學習的熱情，同時可以樹立高職院校的社會形象，一方面提高自身的知名度，另一方面可以增強檔案的生命力。這些積極的因素會在潛移默化中影響學生的思想、品德、人格等。

其次建立學生德育檔案。對于高職院校的大學生來說，在這一階段正式形成人生觀、價值觀、世界觀的關鍵時期，通過建立德育檔案，幫助大學生樹立誠信意識，同時在思想觀念、道德情操等方面進行引導，幫助大學生實現向社會的平穩過渡。

最后建立學生心理健康檔案。通過建立學生心理健康檔案，可以及時發現學生存在的問題，并給予及時的疏導，一方面有利于組織開展教育教學活動，另一方面幫助學生正確地看待自己，進而形成良好的心理。

五、結論

綜上所述，檔案工作創新不僅關系到高職院校的持續發展，同時影響檔案工作本身的發展，通過創新為檔案工作提供指導，幫助高職院校解決實際問題，在教學、科研、服務社會等方面充分發揮檔案資料的作用，不斷挖掘檔案資料的價值。

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