文書檔案信息開發存在問題與改進對策

程文

【摘要】文書檔案信息開發和利用是關系到檔案能否直接服務于人民的關鍵，本文從文書檔案之間的關系引申出我國文書檔案信息開發工作中存在的一些問題和不足，從而從幾方面探討相應的對策建議，以期為檔案信息開發利用提供參考。

【關鍵詞】文書檔案；存在問題；改進對策

一、文書與檔案之間的聯系

文書與檔案從歷史淵源來看，就是文書學與檔案學交叉在一起產生的學科，早在20世紀80年代前，文書學一直被視為檔案學的一分支，后來，隨著文件、檔案工作一體化的發展，檔案與文書關系更為密切，才產生了文書檔案這一名詞。文書檔案主要是政府機關、社會團體、企事業單位和其他社會組織在領導和行政管理活動中形成的具有保存價值是文件的總稱。文書檔案作為信息開發的基礎，信息是否充分利用，直接決定著檔案的利用及普及，當前，在我國無論是政府機關、還是企事業單位在文書檔案的開發和利用上都存在或多或少的問題。因此，分析這些實際工作中問題所在，并尋找相應的解決方案具有重要的意義。本文重點論述文書檔案在信息開發中存在問題及針對這些問題改進對策。

二、檔案信息開發工作中存在的問題

（一）檔案編研工作滯后

編研工作需要有大量第一手的資料，但是現在的檔案材料中存在著這樣的現象，文書檔案大家比較看重、科技相比較看輕，歷史檔案看重，科研檔案看輕，致使編研材料檔次低，適應形勢發展的編研成果少，編研成果利用率低等問題。

（二）管理結構單調

在現有檔案中，文書檔案數量較多，而科技類、專業性強的檔案在館藏中所占比例較少。專業性強的檔案大多數散在各專業單位中，沒有統一、有效的管理，館藏文件中結構相對單一，這樣的文書結構，從開發檔案信息資源的角度分析，首先內容不夠全面，形式不夠靈活，適用范圍狹窄，對檔案信息資源的開發不利。因為社會對檔案信息的需求量大、面全、是多方面的，而現有的文書檔案中涉及經濟的內容不夠全面，統計數據更是前后連接不上，因而使這些檔案信息直接服務于經濟建設，存在著較大的難度。

（三）檔案工作者服務意識不足，服務手段單一

檔案管理人員向社會各界宣傳檔案知識很少，也沒有國家確定的宣傳日，所以處于封閉階段，大眾對文書檔案的結構和內容更是知之甚少，而檔案工作者卻不主動服務，基本是被動服務方式，在思想觀念上也認識不到檔案信息對于市場經濟意識的重要性，更沒有發現檔案信息處于隱蔽的、潛在的、深層次的作用，致使檔案工作與經濟建設和精神文明建設不同步。

（四）檔案信息開發兩級管理分化嚴重

檔案信息開發需要各部門合作、配合，相互提供有價值的檔案信息，為生產、建設、科研等活動提供憑證、依據和信息。但是現在的檔案信息開發工作，沒有把重要的信息資源合理利用，相互銜接存在著很大的不足。通常是業務檔案和行政檔案沒有有效的融合，很多文件檔案、行政檔案由檔案局統一管理，業務檔案大多由業務部門管理，這樣利用開發起來存在很多的弊端。

三、要改進這些不足現象，針對問題具體解決

（一）做好基礎業務工作，為檔案信息資源的開發利用提供必要的前提保障

要做好檔案信息開發利用最首要任務就是要存儲檔案信息，從各方面收集檔案信息、以增加檔案信息存儲量，更要持續的從數量上和內容上豐富館藏檔案，多層次、多渠道征集檔案資料，還要將散在各業務單位大量的有專業性強的業務文件、數據、分析、總結、報告、化驗數據等材料和大量的文件、匯編統一起來，以利于查找開發，去粗取精，去偽存真，保障最大限度得以利用。

（二）注重編研工作、全面的提供檔案信息，是搞好檔案信息開發利用的有效手段

檔案編研就是利用現有檔案信息，從中提取有意義的、有利用價值的信息進行系統化、精煉化，它是一個加工，提取的過程，主要是把龐雜的、零散的檔案信息進行重新組合，找出規律，找出對生產生活有價值信息加以考訂、加工 使其準確、系統、專業，形成從內容到實體信息化的深化，還要系統的發掘檔案的信息資源，為各項工作服務。

（三）建立檔案系統部門計算機網絡、實現資源共享、加大信息資源的開發利用

隨著電子時代的到來，我們的生活和計算機密不可分，當然檔案管理也逐漸升級，趨于電子化，這樣極大地簡化了檔案管理程度 ，加快了檔案檢索查詢速度，為檔案信息資源的開發利用提供有利契機，單一的，地區性信息資源畢竟有限，因此，建立檔案信息網絡、實現信息共享，必將大大促進檔案的開發利用，促進我國各項建設事業的發展。

（四）更新觀念。強化主動服務意識

觀念的問題就是思想認識問題，要進一步更新思想，不能沉溺于過去的條條框框，更新觀念，牢固樹立信息就是服務于經濟建設的中心思想，破除“等待觀望、紙上談兵”的消極觀念，爭取主動服務，主動參與，以新世紀新主人的姿態積極投入到檔案信息資源開發工作中來，我們要服務的形式有很多種，如“電話預約”“上門服務”“全天候上網服務”等新的方式，建立健全相關制度，以滿足社會各界的實際需要。

（五）加強對檔案用戶的宣傳

要想檔案信息更好的服務人民，首先主要的就是讓用戶知道文書檔案的內容、構成和價值狀況及國家各個歷史階段經濟開發建設的檔案種類、特點、形成過程，檔案用戶知曉了檔案價值才能利用檔案，利用檔案才能發揮信息的服務作用。其次，檔案檢索工具及其使用方法很多用戶不掌握，不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及其使用方法很多用戶更是一頭霧水，通過宣傳使他們掌握和使用檢索工具，能夠及時準確地查找到所需檔案。再次，檔案編研成果要及時通報，擴大宣傳面，為政府決策、編輯各項開發建設的檔案史料匯集等提供依據。

四、結束語

文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素，除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質外，還要加強文書檔案管理工作與現代化管理手段及信息技術相融合，實現科學化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]張寧.我國電子文件管理現狀調查與思考[J].檔案學通訊，2008（6）67-73.