高校人事秘書工作開展研究

王邐琳

【摘要】：高校人事秘書工作對整個高校日常工作的開展有重要作用，而且人事秘書作為連接領導和職工的中間環節，有著不可替代的作用。文章主要分為人事秘書工作的重要性、人事工作面臨的新形勢以及在這種新形勢下人事秘書的素質提升，希望對高校人秘書工作開展提供一些幫助。

【關鍵詞】：人事秘書工作；重要性；新形勢；素質要求

高校人事秘書工作是高校人事管理的一部分，對整個高校人事管理有重要意義。高校人事秘書工作，能夠將學校、學院、教師連接起來。幫助學院把相關規定傳達給下屬辦公室，也能把下邊的意見及時反饋給學院。國家出臺有關改革高校人事制度的政策之后，高校人事管理工作和人事秘書工作也做出了相應的調整。在新形勢下，高校人事秘書工作的方式和工作內容的變化，對人事秘書也提出了相應的素質要求。

一、人事秘書日常工作

在學院領導和學校人事處的共同指導下，人事秘書主要負責自己所屬部門教職員工的人事管理。工作范圍包括：接待來訪者、傳送相關文件、收集和整理檔案等。[1]人事秘書的主要工作是：對教職工的職務變化、學歷學位、以及教職工在獎懲方面的情況做統計和整理等等。這些工作內容經常是處于變化中的，要求人事秘書對本部門教職工的情況有詳細了解。這樣才方便更新教職工最新動態。

二、人事秘書工作的重要性

1、當好領導的參謀，做教職工的益友

日常工作中，人事秘書要協助領導做好同各個學院和其他系所之間溝通，完成自己應該做的工作。國家教育政策和高校自身的發展，使得學院的結構出現有一定變化。自人事制度改革之后，高校各學院在人力資源方面的競爭壓力有增無減。[2]領導在安排新政策的時候，復雜的學院結構和流動的人才常常使實際情況變化不定。人事秘書在這個時候就顯示出較為重要的作用。人事秘書可以盡可能多的收集有用的、真實的資料，以供領導參考。在這個基礎上，人事秘書要將這些資料進一步篩選，將那些全面的、能夠幫助領導作出決策的資料第一時間遞交上去。

人事秘書更多的是負責教職工情況的管理，比如教職工工資、職稱等，需要人事秘書組織好相關材料的填寫，并對填寫材料進行初步審核，將材料整理之后上報給領導。這就要求人事秘書在工作時一定要細心、認真，避免錯誤發生。人事秘書對教職工的情況要足夠了解，才能在審核材料時保證材料的準確性。另外，人事秘書對基層職工要給與一定關懷。職工有困難時，要給予一定幫助。

2、在向人力資源管理轉型中發揮作用

2.1落實管理標準化

學校的發展計劃，可以分別下發給各個學院，學院將這些計劃中的目標責任到系或者教職工個人。這樣可以建立起行之有效的標準化管理。而人事工作的標準化建設，主要靠績效考核。人事秘書要對自己的工作有充分認識，通過一定的管理手段，建立起有效的人事化管理。人事秘書在績效考核中，首先要對所屬部門的量化指標有清楚了解，對教職工信息要進行核對，確保準確無誤。其次，考評指標和考評方法要通知到人。只有上下協調一致，才能完成考評工作。最后，對考評工作中出現的不合理的環節，人事秘書要及時向領導反映，確保之后的考評工作中不再出現類似問題。

2.2管理精細化

管理精細化要求人事秘書對教職工的檔案材料和教職工在工作中的狀態都要給予足夠的重視。人事秘書對教職工的材料進行收集整理時，要將教職工在獎懲和學術研究等方面的動態進行詳細記錄。該入數據庫的入庫，該立卷的立卷。其次，要對教職工在工作中的精神狀態給予關注。鼓勵教職工在工作上不斷創新。人事秘書手中掌握的教職工信息，一定要保密得當，不能隨意泄漏給他人。

三、高校人事工作面臨的新形勢

1、高校人事工作呈動態開放性發展趨勢

高校人事工作在改革之前，工作性質比較封閉。自高校人事制度改革以來，人事工作的競爭有愈演愈烈之勢。現行的用人制度去除了職位終身制，一方面使人事工作競爭增大，一方面刺激在崗工作人員不斷努力工作，提高自己的素質。各高校根據自己學校的發展狀況公開聘用人才，并在其中選出最優秀的人才，與其簽訂合同，為自己所用。[3]

2、高端人才成為高校人事工作的重要因素

高校在招聘人才時，重點招聘名校高材生以及海外歸來的優秀人才。目前各高校都已經建立起能夠為自身發展提供動力的人才隊伍，而且教科研水平也在不斷提升。但是如何突破實際情況中的瓶頸，關鍵還是在于，擁有世界水平的高素質人才。只有具備了這樣一支高端人才隊伍，才能在學術和科研上有所創新，帶領學校邁上新的臺階，使學校的競爭力不斷增強。

3、人事工作的信息化和網絡化是大勢所趨

傳統人事工作常采用紙質。新時代，網絡化辦公得到普及，大大提高了人事工作的效率。信息化和網絡化不僅能節省人們的時間，使信息材料的準確度得到提高，還能增進高校各個院系之間的交流。但是網絡化、信息化本身有一定缺陷，可能會對人事工作產生不良影響。比如網絡中的病毒和惡意軟件對學校人事管理系統進行惡意攻擊，導致數據庫數據丟失。總的來說，人事工作的信息化和網絡化優點大于缺點。而且隨著各高校分校區不斷增加，要實現各校區之間快速分享數據資源，也只能依靠網絡。

四、新形勢對人事秘書素質的要求

1、加強學習，提高職業素養

人事秘書要具備良好的表達能力，即書面表達能力和口語表達能力。人事秘書在工作中經常需要向上級領導口頭匯報工作情況，這就要求人事秘書邏輯清楚、表達恰當得體、通俗易懂；良好的書面表達能力能讓人事秘書在起草文件和演講稿時得心應手。對國家相關的教育政策和方針的理解要到位，并在起草文件時能夠準確表達出來。另外，人事秘書對辦公軟件要熟練操作，提高自己的工作效率。還要掌握教育學、心理學等知識。

2、樹立服務意識，具備良好的道德素質

人事秘書的工作，主要是對領導和教職工所做的服務。[4]人事秘書的工作做得到位，就能鼓勵教職工的工作，做的不好，很可能損傷教職工的工作信心。人事秘書要有良好的道德素質。工作中，嚴格遵守學院規章制度和崗位職責，對上對下都不能欺瞞；交流溝通時，要舉止得當、真誠。

3、要有較強的改革創新能力

人事秘書要充分了解國家相關政策、方針，結合學校的實際發展情況，在實際工作中不斷讓自己的改革創新能力得到有效提高。

結束語：

高校人事秘書工作對整個學校的管理工作有重要意義。人事制度改變，使得人事秘書的工作也必須做出調整。人事秘書自身的素質要不斷提高，才能匹配當下人事秘書工作。

參考文獻：

[1]張琦琦. 如何提高高校人事秘書管理工作水平[J]. 教育教學論壇，2015，51：21-22.

[2]尹林. 淺議高校學院人事秘書管理工作[J]. 科技創業月刊，2011，10：119-120.

[3]劉麗軍. 新形勢下高校學院人事秘書工作初探[J]. 大學教育，2014，13：175-176.

[4]靳秋萍. 論人事制度改革背景下的高校院系人事秘書隊伍建設[J]. 南京工程學院學報（社會科學版），2011，02：53-57.