廣西高職院校電子政務建設現狀及對策研究

鄧寶瑚

【摘 要】當前，我國大力發展電子政務，大多數政府部門的電子政務建設都已較為完善。高校不是政府部門，電子政務建設相對落后。文章通過分析廣西經濟管理干部學院電子政務建設現狀和不足，提出廣西高職院校電子政務建設的改進策略。

【關鍵詞】高職院校；廣西經濟管理干部學院；電子政務

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）09-0106-03

0 引言

21世紀伊始，我國各地區開始大力發展電子政務，各級政府、單位都積極投入進行門戶網站建設，將電子政務運用到日常管理工作中。目前，大多數地方政府、行政審批部門的電子政務建設都已較為完善，但仍有部分單位的電子政務處于初級發展階段。高校不是政府部門，對于電子政務的要求并不高，但是校園網站建設也是每個高校在其數字化、網絡化發展過程中必不可少的基礎性建設之一。本文就廣西經濟管理干部學院（簡稱廣西經干院）的電子政務發展現狀與不足進行分析，并提出幾點改進策略。

1 廣西經濟管理干部學院電子政務發展現狀

廣西經干院目前有關電子政務工作的開展，主要包括校園網站、網絡辦公OA系統、教務管理系統3個方面。具體情況如下。

1.1 校園網站發展現狀

校園網站是一個展示學校各類綜合性的新聞和服務網站，可提供新聞信息、招生就業信息、定制信息、綜合服務及各類網絡資源，網站主要由校園門戶網站及若干二級單位網站組成。門戶網站是高校在網絡上的1張名片，起著對外宣傳的作用；二級單位網站主要以新聞、介紹性及服務行業信息為內容。廣西經干院網站始建于1997年，至2016年共發布了4個版本，這些版本的網站在一定時期發揮了對外宣傳和展示學校形象的作用。目前，廣西經干院網站設有“校園新聞”“學院概況”“院長信箱”“管理系統”“院內站點”“友情鏈接”等幾大板塊，其中院內站點中鏈接了9個教學系部和8個行政部門的二級單位網站。

1.2 網絡辦公OA系統現狀

網絡辦公OA系統是電子政務建設中的核心和基礎系統，它的開發與應用已成為各級政府機關政務信息化的主要內容。網絡辦公是一個從公文發送到公文簽收均實現無紙化傳輸的過程。

2006年2月，廣西經干院開始使用由桂林智元軟件有限公司開發的公文傳輸系統進行公文、會議通知等的網上傳輸，2014年4月改為使用北京通達信科科技有限公司開發的OA軟件進行網絡辦公。網絡辦公OA系統的正式啟用，改變了以往紙質公文傳送的局面，初步實現公文的網絡傳遞功能。學院內各單位都安排有負責接收公文的工作人員，每天至少登錄系統2次查收下載公文，在公文處理信息化方面起到了方便快捷的作用。目前，網絡辦公OA系統由學院設備與實驗室管理中心負責管理，學院辦公室負責公文的上傳。此種方式既高效快捷，又節能環保，得到各二級單位的好評，為各系部與行政部門節約了很大一筆用于購買紙張與打印設備的辦公經費。此系統的優點在于能隨時隨地方便地調閱與打印文件，不受時間與空間的限制，在一定程度上提高了廣西經干院的工作效率。

1.3 教務管理系統現狀

教務工作是高校工作的重中之重。廣西經干院為了進一步規范教務工作的管理，方便廣大學生和教職工申報、查詢及統計教學教務信息，2015年下半年開始使用正方軟件股份有限公司開發的教務管理系統，實現了課程安排、選課、成績錄入及查看、評教等信息化管理。通過對全校學生和教職工分配用戶名和密碼，進行分級管理。學院的教學工作初步實現了網上申報與動態管理。

2 廣西經濟管理干部學院電子政務發展存在的問題

2.1 校園網站建設方面

2.1.1 欄目設計不合理，重點不突出

高校校園網站應由多個不同的欄目組成，一般包括學院概況、領導簡介、校園新聞、通知公告等，在設計時應站在用戶的角度考慮，將用戶想知道的欄目設置在明顯的位置，讓用戶在瀏覽網站時可方便地獲取想要的信息。但廣西經干院的校園網站在欄目設計上沒有結合學院的實際情況設置適合學院自身的欄目結構。例如，“領導簡介”“專家學者”等欄目雖已設置，但卻列在“學院概括”欄目下，成為二級欄目，不夠顯眼。院內二級單位網站的鏈接不明顯，已廢棄不用的系統仍然設置有鏈接，院外網站的鏈接數量太少，欄目層次較為混亂，易給瀏覽者造成疑惑。

2.1.2 網站布局和頁面設計粗糙，不夠美觀

合理的整體布局配合設計得當的頁面，可以給瀏覽者一種視覺美感，能馬上吸引住瀏覽者的目光，激發他們想繼續瀏覽下去的興趣。廣西經干院目前的校園網站以藍色為主色調，在網站整體布局、頁面設計方面都顯得有些粗糙，顏色搭配不夠協調，主次不夠分明，不具有良好的易讀性和導向性，網站的藝術性和吸引力欠缺。

2.1.3 二級單位技術力量薄弱，建設力度低，管理不規范，存在漏洞

二級單位網站建設也是校園網站建設的一個重要組成部分，特別是對于高校來說，學生、家長往往更多地訪問二級單位的網站。但是，目前廣西經干院二級單位網站為各單位在學院提供的模版上自行獨立建設，由于部分單位技術力量薄弱，不具備網站設計和制作的專門人才，在建設和管理網站方面存在著一定的困難。不少二級單位網站甚至是委托學生開發和管理的，即使建設起來了也存在著程序漏洞，威脅網站的安全。目前，廣西經干院的校園網站由黨委宣傳部負責管理，設備與實驗室管理中心負責維護，二級單位網站則由各單位自行管理。各二級單位沒有統一規范的管理制度，管理人員技術水平低，責任心不強，直接造成網站管理困難。

2.2 網絡OA系統方面

2.2.1 未能實現電子文件的上傳下達

廣西經干院公文傳輸系統目前所能完成的功能僅僅是文件的下達，下屬單位只是被動地接收下載文件，不能實現上下級、平級之間的傳遞互通。即使是一些職能部門發的需要全院各單位知曉的有關通知，也必須通過學院辦公室上傳系統，層層的行政審批程序煩瑣，時間冗長，導致各職能部門有些緊急工作還是需要發放紙質通知，最終變成不完全的電子政務。

2.2.2 未能將文件進行分級分類管理、查看

從系統啟用至2013年3月，公文的接收查看都必須專人負責，每個二級單位只有1個用戶名和密碼，不能實現教職工自行查看文件通知。2013年3月以后，系統才實現了每個教職工可以通過自己的賬號和密碼自行登錄公文網查看文件的功能。每個登錄的二級單位或者個人能看到全部文件，系統沒有實現分級分類管理和查看的功能。

2.3 教務管理系統方面

2.3.1 欄目設置不清晰，有些欄目可以舍棄

教務管理系統是為了方便學生申報選修課、查詢課程安排和成績、教師查詢教務信息而設，也方便教務管理部門進行教務統計和管理，設置了“成績錄入”“信息查詢”等欄目，每個欄目下還有若干小欄目。但在實際運行過程中，有些欄目形同虛設，基本沒有使用過，設置過于細致、欄目過多，反而造成混亂。

2.3.2 統計功能不明顯，不直觀

在使用過程中，系統的統計功能不明顯，不能讓人直觀地了解自己的授課任務的情況，如一段時期內共擔任了多少個課時的教學任務、當前授課情況等。教師教學評價狀況也不能進行實時更新，沒有建立實時評教平臺，不能及時反映學生對教師授課的看法，導致教師不能根據學生反映隨時修改教學計劃。

2.3.3 學校管理人員缺乏技術，系統管理難度大

此系統由公司負責設計、開發，學校的其他工作人員因缺乏相關的技術水平，只能進行簡單的管理，一旦系統出現任何差錯，就只能等待原開發人員進行維護，造成等待時間長、系統經常性關閉等問題。

3 廣西高職院校電子政務建設改進策略

3.1 從學校層面來進行統籌和協調，加快電子政務建設進程

電子政務的發展程度，直接反映了一個學校的信息化水平，一個比較成熟的高校，應該有相對穩定、發達的電子政務。電子政務的發展需要人力、物力、財力的投入，這些都需要引起學校的高度重視，設立專門的建設和管理機構，加強領導，統籌規劃。只有領導重視了，才有足夠的人力、財力、物力的支撐，才能將有關網站、系統建設好。

3.2 深入了解，明確需求，做好持續發展的準備

集合全院力量，以院級項目的形式成立電子政務改革建設小組，成員主要由熟悉電子信息技術的專業技術人員、管理人員和新聞編輯組成。技術人員負責總體規劃、后臺及數據庫選型、美工設計、技術實現等。管理人員及編輯負責在整個學院征集和歸納建設需求，并將信息有效地提供給技術人員，同時負責制定相關管理制度，內容信息的采集及上網資料的數據化工作等，并隨時接收修改意見報給技術人員進行調整。

3.3 規范和完善電子政務管理

電子政務的建設和發展可以說是三分設計、七分管理，最終能否達到設計時的預期目的，做好管理工作是關鍵的一環，必須有規范和完善的管理，才能保持旺盛的生命力。

（1）建立健全系統、規范的管理制度。電子政務的建設發展是個系統的、持續改進的過程，由規劃設計、建設、運維、優化等基本階段組成，而管理制度是對電子政務建設發展的規范引導，因此管理制度體系應覆蓋校園電子政務系統的整個生命流程，針對各階段的具體特點，提出相應的管理要求。一般應包含《XXX工作人員崗位職責》（網站或系統）、《XXX日常管理制度》（網站或系統）、《XXX設備管理規定》（網站或系統）、《XXX稿件審核制度》（網站或系統）和《XXX計算機安全管理規定》（網站或系統）、《校園網絡信息管理辦法》等一系列規章制度。

（2）制定嚴格的信息發布流程、保密制度。網絡時代背景下，電子信息功能強大，受到的威脅很多，為保證學校的電子政務資源不被不法分子利用，必須制定嚴格的信息發布流程，嚴格保密制度，注意發布權限和密碼的控制，并做好操作的詳細記錄備查。

3.4 聚集現有的骨干力量，為電子政務建設奠定基礎

要想實現電子政務的建設目標，人是決定性的因素。廣西經干院的設備與實驗室管理中心和計算機系聚集了從事電子政務建設的骨干力量，這部分專業技術人才是開發電子政務人力資源的重要基礎，提高調動他們的積極性是加快推進電子政務進程的關鍵。因此，可以通過統籌規劃、制定目標、環境營造、激勵機制等手段，使專業技術人員積極主動地參與電子政務建設。

參 考 文 獻

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[責任編輯：高海明]