新常態下做好計生檔案工作的幾點思考

燕芳　王利會

【摘要】本文結合工作實際，論述了新形勢下如何做好計劃生育檔案工作的相關問題。

【關鍵詞】新常態；計劃生育；檔案工作；思考

隨著人口和計劃生育工作的科學化、制度化和網格化，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求。如何高效運用人口和計劃生育檔案，提升人口和計劃生育部門服務的效率和能力，發揮人口和計劃生育檔案資源在知識生產和社會生產中的作用，是當前需要認真研究的一個重要課題。計生檔案是國家檔案的一個重要組成部分，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。在社會發展新常態下，進一步規范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農村建設服務，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。

一、正確認識做好新形勢下計生檔案工作的重要意義

人口與計劃生育是我國的一項基本國策，是我國全面建成小康社會、實現可持續發展的一個重要內容。人口與計劃生育工作涉及到千家萬戶、子孫后代，做好人口與計劃生育檔案工作對于嚴格計劃生育政策，建立和諧社會具有十分重要的意義。

計生檔案可以說是計生部門的基礎性工作。社會的進步離不開檔案工作，檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

計生檔案，是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負責管理檔案專門業務，即在統一管理計生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領導者提供決策依據，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。

在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統計的數字調查、計生人員工資調整，還是行政執法工作的深入開展、基建工程的規劃與實施、計劃生育隊伍的建設與整訓、計劃生育經費的管理、再生育人員調查、獎勵扶助對象的獎金發放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領受新任務，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現新情況，需要作出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。檔案的信息作用越來越被人們所認識，所重視。計生檔案是計生工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其它工作所不能替代的，已成為計生部門管理工作中不可缺少的一項基礎性工作。

二、提高人口計生檔案管理工作的透明度，賦予群眾對人口計劃生育工作參與權、知情權、監督權

隨著人類進入信息化時代，計生檔案的管理工作，也經歷了由手工檔簿到微機管理的過程，即由原始的粗劣而簡單的手工報表到先進的具有科學化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于20世紀末期《中國人口報》上以《走科學化微機管理的道路》為題闡述過自己的拙見。而今，實施微機管理檔案的工作已有10個年頭，人們從茫然中走出迷惘，進行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應變為認識到位、得心應手。各級部門領導，各個層面的工作人員也從思想的根本上認知了計生檔案工作在計劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項重要的工作內容。明確專人，落實責任，加強管理，實現了計生檔案工作管理系統網絡化，有效地保證了工作的正常運轉。

探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑， 進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作，促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。

人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口與計劃生育政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。在工作中，分析、處理這些數據，其結果可用于統籌計劃，明確工作重點，量化人口計劃生育工作目標，可為人口計劃生育決策提供依據。人口計生檔案可為育齡婦女提供優質服務利用人口計生檔案資料，通過從計算機中提取《育齡婦女基礎信息一覽表》和申請領取《生育證》資料，可成為對育齡婦女提供服務的依據。

人口計生檔案可為流動人口提供優質服務，有效利用人口計生檔案，掌握流動人口動向，及時了解流動人口的婚育信息，可以滿足流動人口計劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節育措施，促進社會撫養費兩地配合征收，又可防止兩地因為“時空差”出現工作疏漏，如發錯證、重復發證等。人口計生檔案可為人口計劃生育工作政務公開和民主管理服務。我們可以利用人口計生檔案提供的育齡婦女信息、流動人口信息等，及時進行人口計劃生育政務公開，提高人口計劃生育工作的透明度，賦予群眾對人口計劃生育工作參與權、知情權、監督權，防止和杜絕不公平、不公正的現象發生。

同時，人口計生檔案可為農民致富奔小康服務，我們利用人口計生檔案信息，開辟“現行文件公共閱覽室”（下轉第120頁）（上接第115頁）和“非保密文件自由借閱”等服務，使農民能夠及時了解和掌握黨和國家有關人口與計劃生育政策、科技信息，幫助農民致富奔小康。特別是幫助困難計劃生育家庭發展生產，提高生活水平，利用人口計生檔案信息，為他們傳遞國家對獨生子女戶、雙女戶家庭的優先優惠政策、獎勵扶助政策，讓他們充分利用這些優惠政策脫貧致富。

計生檔案，縱掛橫聯，牽扯到千家萬戶。在實施科學化微機管理的今天，加強計生檔案的細化管理工作，對于有效地進行宏觀調控與微觀操作，處理好工作中的突發問題與遺留問題，都有著重要的不可或缺的導向作用與依據作用。

三、做好計生檔案管理工作應職責明化、制度細化、管理強化，確保檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性

雖然我們的計生檔案管理工作正逐步走上科學化、精細化，然而，我們也不難看到，目前的計生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責明化，制度細化，管理強化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來的管理工作中所持的一些做法歸納幾點不成熟的見解，以與同行共同商榷與探索。

（一）明確檔案管理工作的目的與任務。確保檔案的及時性、完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責與任務，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點抓住了“四不”“三聯”“二要”“一保證”等逐一加以落實?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯”即聯絡其他鄉鎮，聯絡其他行業，聯絡村級基層組織，以防漏統漏報；“二要”即要工作經常化，持之以恒，要規范計生網絡的基本體系；“一保證”即保證計生檔案萬無一失。

（二）完善工作制度，加強規范約束。檔案管理工作，是人口計生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規范約束。

多年來的實踐告訴我們，要保證鎮處計生檔案的準確無誤，就要首先抓好包片計生干部與村級計生統計員等工作人員的業務素質，建立起月考季評年累積的獎懲制度，堅持常抓不懈，緊而不松，從計生檔案的收集、上報、整理、入檔存檔都要做到統一要求，統一標準，操作規范，準確及時。同時，還要建立聯絡服務制度，暢通反饋渠道，鎮村級的計生檔案管理人員要定期與計生服務對象溝通，以取得準確的第一手計生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時間制度，確保每個單位當日的資料不漏收，月報之前統計好，做到上報及時，統計準確，只有這樣，計生檔案才能完整安全。

（三）樹立法制意識，強化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責任大于天的思想，在實際操作中，往往會出現一些個別抽檔、改檔乃至毀檔的現象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發生，以保持計生檔案工作的純潔性，以達到檔案入檔、存檔的準確性，完整性與安全性。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步，才會達到理想的效果。