探析全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作產(chǎn)生及演變過(guò)程

王璐

【摘要】根據(jù)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作業(yè)務(wù)性較強(qiáng)，比較復(fù)雜的特點(diǎn)，通過(guò)文獻(xiàn)調(diào)查法、比較研究法及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，分析檔案統(tǒng)計(jì)的發(fā)展歷程，從而掌握檔案的形成、管理、利用情況，最終提高檔案工作水平、保證檔案工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案；統(tǒng)計(jì)；發(fā)展

從20世紀(jì)80年代全國(guó)建立統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計(jì)工作以來(lái)，至今已有30多年的歷史，期間幾經(jīng)修改，使其不斷完善。回顧發(fā)展歷程，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作更好發(fā)開展和充實(shí)完備，使得檔案統(tǒng)計(jì)工作在為全國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展確定總體目標(biāo)、制定各期規(guī)劃、提出政策、預(yù)測(cè)和分析發(fā)展趨勢(shì)諸多方面發(fā)揮重大作用，成為檔案事業(yè)不可缺少的重要組成部分。

一、檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的時(shí)代背景

檔案統(tǒng)計(jì)就是利用數(shù)字、表冊(cè)等直觀的表現(xiàn)形式，展現(xiàn)檔案資源本身及檔案工作過(guò)程的現(xiàn)實(shí)狀態(tài)、開展程序及一般規(guī)律性。準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是了解并掌握檔案資源形成和保管利用狀況及檔案事業(yè)進(jìn)展的重要依據(jù)。

國(guó)家檔案局于1954年建立，全方位、有規(guī)劃的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展起來(lái)。國(guó)家檔案局于1959年舉辦了全國(guó)檔案資料展覽會(huì)，手工制作了檔案統(tǒng)計(jì)領(lǐng)域第一份“全國(guó)檔案基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)表”。后來(lái)基于某些因素，檔案工作遭受重大摧毀，撤銷了國(guó)家檔案局，檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作中斷。國(guó)家檔案局于1979年得以恢復(fù)，全國(guó)檔案工作得到了恢復(fù)和健全。很多檔案部門自行設(shè)計(jì)了本單位的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，取得了一定成效。但由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，很多基本數(shù)據(jù)弄不清楚，影響了檔案工作進(jìn)程，制約了對(duì)全國(guó)檔案工作進(jìn)行準(zhǔn)確科學(xué)的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

二、《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》的制定及修改

國(guó)家檔案局從1981年開始設(shè)計(jì)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表，1982年起著手制定《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》，歷經(jīng)兩年時(shí)間的醞釀、研究、編制并征求意見，設(shè)定為一套三張表格的統(tǒng)計(jì)年報(bào)，于1983年10月正式報(bào)送國(guó)家統(tǒng)計(jì)局審核，期間又進(jìn)行一些必要的修改，國(guó)家統(tǒng)計(jì)局1983年12月3日正式復(fù)函了國(guó)家檔案局，同意制定并發(fā)布《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》，并且在縣級(jí)以上的檔案機(jī)構(gòu)試行了一年，這是強(qiáng)化檔案事業(yè)管理的重大措施，對(duì)檔案工作整體發(fā)展影響深遠(yuǎn)。國(guó)家檔案局于1984年組織召開了全國(guó)第一次檔案統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議，檔案統(tǒng)計(jì)工作被納入政府統(tǒng)計(jì)序列，在全國(guó)范圍內(nèi)《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》開始運(yùn)行。

《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》為社會(huì)的發(fā)展、政策的制定提供了寶貴資料，但畢竟是新生事物，存在許多問(wèn)題。 1987年國(guó)家檔案局在第二次全國(guó)檔案統(tǒng)計(jì)工作會(huì)議上，對(duì)《檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》做了大篇幅改動(dòng)或增添、刪除。其一，從檔案統(tǒng)計(jì)工作全局著手，將表頭稱呼由原來(lái)的“檔案工作”修改成為“檔案事業(yè)”。其二，調(diào)整表格結(jié)構(gòu)。把機(jī)構(gòu)、人員狀況由原來(lái)的獨(dú)立一張表格放到每張統(tǒng)計(jì)表格里。其三，豐富統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，擴(kuò)大統(tǒng)計(jì)范圍。增加《各地檔案事業(yè)費(fèi)、檔案館基建情況表》《檔案專業(yè)教育基本情況表》《大型企業(yè)檔案工作基本情況表》。由原來(lái)的73項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)增加到180項(xiàng)。檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作更加規(guī)范，最終實(shí)現(xiàn)了檔案統(tǒng)計(jì)工作由內(nèi)部統(tǒng)計(jì)與政府統(tǒng)計(jì)接軌的轉(zhuǎn)變。

三、《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的制定及其修訂

（一）《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的落實(shí)施行。在原有《檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)》的基礎(chǔ)上，國(guó)家檔案局編研了《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》，此制度歷經(jīng)多次修定和不斷健全，2011年最終修訂的《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》延用至今。檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)是依據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》完成填報(bào)的，同時(shí)制度又通過(guò)定期完成檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)來(lái)實(shí)施的。

（二）《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的修訂歷程。《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》至今做了三次修改，每一次修改都是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，最終也實(shí)現(xiàn)了檔案統(tǒng)計(jì)工作的不斷健全。

1.1999年國(guó)家檔案局第一次修訂《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容增多。增添《檔案科技基本情況年報(bào)》，即：檔基5表；增加了單位類別代碼。此項(xiàng)是專門針對(duì)檔案專業(yè)教育的中等學(xué)校和高等學(xué)校。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)擴(kuò)大，主要增添了“機(jī)讀目錄”“電子檔案”“消毒設(shè)備”和“局域網(wǎng)”等新指標(biāo)，取消了利用者中的“華僑”和計(jì)算機(jī)中的“小型機(jī)”“中型機(jī)”統(tǒng)計(jì)指標(biāo)；文化程度及專業(yè)程度中的“研究生”被細(xì)分成“研究生班研究生”“碩士研究生”“博士研究生”等。同時(shí)，還改版了“全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)”。

2.2006年國(guó)家檔案局第二次對(duì)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》進(jìn)行修訂。針對(duì)具體統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行細(xì)致的修訂，將計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)重新研制開發(fā)。保留了《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》的總體結(jié)構(gòu)，拓寬了統(tǒng)計(jì)檔案專業(yè)教育的指標(biāo)體系。將指標(biāo)體系“學(xué)歷教育”拓展為開辦檔案專業(yè)的“中等學(xué)校”“高等學(xué)校”。增添新指標(biāo)：“舉辦檔案展覽”“歸檔文件目錄”“接待參觀人次”“基本陳列”“檔案館技術(shù)用房”和“利用現(xiàn)行文件次數(shù)、人次”等；增設(shè)統(tǒng)計(jì)單位“件”，例如“國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救情況”統(tǒng)計(jì)對(duì)象中，以“件”為統(tǒng)計(jì)單位。重新修訂劃分年齡的標(biāo)準(zhǔn)；指標(biāo)描述清楚，例如“錄音、錄像、影片檔案”詳細(xì)表述為“錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案”；將“分散式空調(diào)機(jī)”及“站點(diǎn)”等模糊的名目刪除；整理合并內(nèi)容上重復(fù)累贅的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，如： 將指標(biāo)“接受捐贈(zèng)檔案”合并入“征集檔案”。

3.2011年國(guó)家檔案局第三次對(duì)《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》進(jìn)行修訂。在原來(lái)框架內(nèi)進(jìn)行修改。報(bào)表紙張尺寸由原來(lái)的A3改為A4，方向由橫排式改為豎排式。將檔綜表順序重新調(diào)整，使其合理規(guī)范。擴(kuò)大“檔案室基本情況年報(bào)”（檔基3表）填報(bào)單位范圍，即：由“省直以上機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派檔案室、檔案處及檔案科，企業(yè)、事業(yè)單位檔案室、檔案處及檔案科”增加至“縣直以上機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、民主黨派檔案室、檔案處及檔案科、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室、檔案處及檔案科”。增設(shè)“檔案館數(shù)字檔案基本情況年報(bào)” 和“檔案室數(shù)字檔案基本情況年報(bào)”分別為 “檔案館基本情況年報(bào)（檔基2表）”和“檔案室基本情況年報(bào)”（檔基3表）的附表。增設(shè)了7個(gè)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。對(duì)以前的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行修改，共計(jì)18處。合并統(tǒng)計(jì)類別：“文化事業(yè)單位”“科技事業(yè)單位”整合為“事業(yè)單位”類別。《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)信息管理系統(tǒng)》研制開發(fā)成功。

四、檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的重要性

不難看出，檔案統(tǒng)計(jì)工作與時(shí)俱進(jìn)，準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)客觀反映特定階段檔案工作的現(xiàn)實(shí)狀況。檔案統(tǒng)計(jì)事業(yè)絕不是可有可無(wú)的一項(xiàng)工作，是檔案事業(yè)不可或缺、至關(guān)重要的基礎(chǔ)工作之一。檔案統(tǒng)計(jì)工作的表現(xiàn)形式大多情況是用數(shù)字形式呈現(xiàn)，例如：館藏?cái)?shù)量，檔案資料查詢借閱的人數(shù)，通過(guò)準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)字反映出檔案工作的真實(shí)的基本情況，是評(píng)價(jià)檔案工作專業(yè)水平高低和成效大小的客觀尺度。因此，沒有統(tǒng)計(jì)的檔案管理，只能是盲目的管理。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確事關(guān)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，是隨著檔案事業(yè)的迅速發(fā)展不斷加強(qiáng)，是掌握和分析全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，制定檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和方針政策的重要依據(jù)。以加強(qiáng)分析研究為基礎(chǔ)，充分利用信息化建設(shè)，積極發(fā)揮檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)工作在檔案事業(yè)整體發(fā)展中的作用，為領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策提供真實(shí)科學(xué)有效的依據(jù)，為科學(xué)管理檔案工作和檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。

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