淺析檔案資料在志書編纂中的重要性

呂玲

【摘要】方志系統地記述了一個地區或部門的歷史與現狀，以全面翔實的資料保存了歷史并服務于當今社會的發展。志書編纂是一項嚴謹而細致的工作，必須以具體的地情檔案資料為基，強調內容的真實性與特色性。而檔案是志書編纂的重要來源，在志書編纂中占有重要地位。

【關鍵詞】志書編纂；檔案；重要性

與檔案一樣，方志的歷史也很悠久。方志是從古代史官的記述發展而來的，屬于固定史官文化中的組成部分之一。方志中的“方”是指“四方”，“志”是指記錄的意思，因此，方志的意思就是記述四方之事。志書是一個地方的“百科全書”，系統而詳細地記錄了一個地區的政治、經濟、文化、自然環境等各方面的歷史變遷。因此，具有極高的歷史文化價值與學術研究價值。檔案資料是歷史的原始記錄，具有極高的權威性，是志書編纂的重要參考資料。因此，本文對志書編纂過程中如何正確認識檔案資料的重要性作一簡要分析。

一、檔案資料與志書編纂的關系

（一）檔案資料是志書編纂的基礎。編纂志書的目的是為了“資治”與保存地方文獻，對志書的取材較為嚴謹，并重視對史事的考證。其中，所參考的資料一般為檔案資料與私人著述。檔案作為人們社會實踐活動的原始記錄，也是志書編纂中最具有參考價值、內容翔實可靠的資料。只有充分利用這些檔案資料，才能編纂出一部真實可靠、內容翔實的新方志。2011年至2013年，筆者作為編寫組的成員有幸參與編纂了《四川省阿壩衛生學校志》（1958-2013年），該志書送呈阿壩州地方志辦公室審核，于2015年1月由四川大學出版社發行，共53萬字。筆者作為檔案管理者對編纂志書中最基礎、最花工夫也是最為重要部分——檔案資料收集工作深有體會，在歷時數年的編纂過程中，筆者認為，離開了檔案資料，編寫一部辦學歷史近55年，幾易校址，這部志書的編寫那將是無源之水、無本之木，倘若擁有的檔案資料是翔實豐富的，修志工作推進會很順利；反之檔案資料不齊全、存殘缺，則成無米之炊，無從下手。因此，筆者將二者的關系簡要概括為：檔案是志書編纂的源泉與基礎，志書是檔案資料的縮影與結晶，二者互為補充，相輔相成。

（二）編纂志書能極大促進檔案管理水平的提升。首先，編志工作能促進檔案基礎工作的全面提高。在編志過程中檔案利用范圍之廣，數量龐大，耗時很長。可以說，這也是對檔案工作的一次重要檢查，能從中發現很多薄弱環節與漏洞，進而促進檔案基礎工作的改進。比如，可加快檔案資料的收集工作，進一步充實檔案館藏。對于編志過程中發現的一些卷宗區分不合理、分類歸卷不妥當的問題，應及時進行改進。同時，也能促進檔案編目與編研工作的開展，進而使檔案管理水平得到新的提升。其次，編志能使檔案資料得到更全面、充分的利用。檔案是社會成員在相關社會活動中形成的具有保存價值的原始記錄。檔案資料的主要形式為文件材料，包括公文原件，當事人的親筆手稿，照片、錄音等。這些檔案資料基本是歷史活動的原始記錄，真實可靠，也是志書編修的重要資料來源。因此，編修志書也是對檔案資料的一次全面系統的利用。另外，編修志書還能彌補檔案資料的不足。

二、檔案資料在志書編纂中的重要性

（一）檔案資料是志書“志涵百科”的重要保證。資料翔實與否是評價地方志最基本的標準，也是志書經世致用的生命線。一部志書質量好壞取決于資料的多寡以及內容的翔實。地方志容量巨大，是一部百科全書，其資料來源主要有三個：一是檔案資料，在方志中的占比高達70%。二是文獻資料，占比為20%。三是口碑資料，占比為10%?？梢姡瑱n案資料在地方志形成中有著的重要地位，它具有全面性與連續性的特征。從縱向來看，檔案涵蓋了從古到今各個歷史階段的資料，與志書“貫通古今，縱不斷線”的要求相符；從橫向來看，當前的檔案資料種類繁多，包括文檔、聲像、科技等多種檔案，涉及很多部門與行業，與志書“門類齊全，橫不缺項”的要求相符。

（二）檔案資料是方志真實性與特色性的質量保證。方志編纂強調實事求是，以還原歷史的真實面貌為目的，并突出時代特征、區域特征以及民族特征。若志書喪失了上述特征，那么便失去了地方性，也不能稱為地方志。而地方檔案資料是當地各種社會組織以及個人在從事相關經濟、社會活動中所形成的原始記錄與真實歷史憑證。正是由于檔案的原始性、時代性以及地方性，保證了志書的真實性與特殊性。

（三）檔案強化了志書的“資政”與“教化”功能。我國志書的傳統功能包括“資政、存史、教化”。不同的歷史時期以及不同的政治制度對志書功能的要求也有明顯的差異。今天我們編纂志書的目的就是為建設社會主義和諧社會而服務。因此，新時期志書功能應以“彰顯因果、反映規律、以資借鑒”為主。通過對大量檔案資料的篩選與考證，將有價值的資料納入地方志中，從而為各級機關與相關行業部門提供可靠翔實的信息。

三、結語

總之，檔案資料是志書編纂的基礎，志書的編纂提升了檔案的價值，志書的編纂拓寬了檔案資料收集的途徑。新時期為了做好志書編纂工作，我們必須正確認識方志與檔案資料間的相互關系，使二者相互促進、相互補充，確保編修史志與檔案管理工作的和諧發展。

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