加強檔案管理創新體系建設的探討

夏艷

【摘要】檔案在社會各個領域發揮著舉足輕重的作用，主要記錄了個人和團隊的奮斗經過，隨著我國進入信息化時代，創新檔案管理體系與實現數字化管理具有非常重要的作用。

【關鍵詞】檔案；創新體；數字化建設

檔案管理在檔案工作中處于重要地位，要想實現檔案管理的價值與檔案管理的科學化發展，則需改革當前的管理模式和服務思路，引進科學化管理措施才能發揮檔案管理工作的價值。

一、加強檔案管理創新體系建設

（一）思路的創新。1.管理觀念的創新。在創新檔案管理工作中，轉變思想是非常重要的一環。只有首先轉變觀念才有利于推進檔案管理工作的創新，在開展管理創新過程中，觀念創新首當其沖，只有轉變管理觀念，實現了觀念的創新，管理工作才能實現創新，在人們的意識中，總以為檔案管理工作就是保存檔案資料，而沒有認識到檔案資料的重要性，導致檔案文獻不能發揮應有的價值。2.管理內容的創新。檔案室不能收藏所有的文獻，因此在利用館藏資源時有時會感到缺乏，不能滿足用戶查閱資料的需求，因此當前急需創新管理內容，不能滿足于當前保存的資料，而應該有目的、有計劃地搜集檔案資源，檔案資源才能做到實時、豐富、高質量，做到這些，檔案室才能發揮應有的作用。3.管理方式的創新。管理質量的優劣決定著一種事物的成敗，因此要認真對待檔案管理工作。當前的社會要求在各個領域都實現創新，因此檔案管理方式也要實現創新和改革。改革就是改變傳統思想、傳統思路，創新就是依據當前的實際情況認真進行管理，發揮當前設備、資源、人員的最大作用，要利用現代的眼光看問題、謀發展。4.人才資源的創新。不但包括上面的內容，人才資源的創新在檔案管理當中也屬于非常重要的一環，在確定檔案管理人員時，不但要求具備較高的個人能力而且還需擁有較強的觀察力，同時開展培訓工作，一個優秀的檔案管理人員不但要具備高超的專業技能而且還需具備較高的學習能力與靈敏的思維能力。

（二）手段的創新。在傳統檔案管理工作中較多應用手工完成，隨著我國進入信息化時代，社會也得到了較快發展。如果依然應用傳統管理模式則會與當前社會脫節。利用自動化系統展示自己的要求和意見，發揮新時期計算機、網絡技術的作用，促進教研工作的順利發展，保證管理手段逐步實現社會化、多元化與優質化。

二、檔案管理創新與實踐

（一） 引進以人為本的管理理念。在檔案管理工作中要切實做到以人為本，管理人員在管理工作中發揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

（二）加強信息資源建設，開展資源整合。1.豐富室藏資源，優化館藏資源，做到物盡其用，發揮館藏的價值。2.強化信息技術利用，運用現代化信息技術，體現了現代化信息技術的快捷、高效性。

（三）人才資源管理。1.要考慮到員工的發展潛力，為了進一步激發員工的工作熱情可以應用績效獎勵的做法，激勵員工創新。2.在編排工作輪崗時要做到科學，保證員工有充足的學習時間，可以利用開展講座和討論會，吸引員工參與，有利于提高員工的專業知識技能。3.利用員工的在職培訓與繼續教育，有利于提高員工的專業知識水平，開展適量的培訓課程，將當前的新技術傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

三、檔案數字化建設中的問題

（一）觀念問題。不重視檔案管理工作，不進行設備的更新和新技術的引進，不能發揮現代技術的作用，管理效率低下。雖然有的部門也另外設置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實質，沒有認識到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

（二）技術層面的問題。1.在數字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數據庫不能實現傳統文字信息的結構化關系，因此要根據實際情況建立非結構化多媒體數據庫。2.互聯網不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當前的互聯網安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現狀都嚴重制約著數字檔案室的順利發展。3.要想建立規范的數字檔案室，首先要具備系統化的標準，但當前的標準還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實際中應用。4.建立數字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當前網絡安全還不能達到人們的滿意。

四、 檔案數字化建設相關問題解決對策

（一）加快檔案標準化制定。檔案管理工作要想實現數字化，首要問題就是制訂系統化的標準，只有具備規范的標準才有利于順利實施，因此制訂科學的標準才有利于實現檔案管理信息化工作的規范化。

（二）重視檔案管理軟件的開發和應用。隨著計算機的出現，當前已進入信息化時代，在檔案管理工作中應用先進的管理軟件，才能保證數字化管理的實現，因此可以與軟件公司合作，也可以開展自主研發，從而確定自己的管理軟件。

（三） 安全性方面的建議。保證信息安全在數字化檔案管理中具有舉足輕重的作用，因此要提高信息安全意識，建立完善的管理制度，及時備份館藏資源，專門針對電子檔案中的盒音像檔案建立專庫，切實保障數字化管理的安全。

總之，隨著檔案管理工作的不斷發展，只有實現管理上的創新和數字化，才能與時代發展相適應，才能逐步實現創新與完善，才能促進檔案管理工作的健康發展，才能滿足人們的需要。

【參考文獻】

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