檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

孫麗娜

【摘要】在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)能夠在很大程度上提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，有助于我們進(jìn)一步開發(fā)與利用檔案材料。檔案管理信息化建設(shè)與時代發(fā)展趨勢相適應(yīng)，其發(fā)展應(yīng)用前景也非常開闊，對于推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展具有非常重要的意義。本文結(jié)合筆者實際研究，探討了檔案管理信息化建設(shè)的有效策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；策略

檔案管理的信息化建設(shè)即是利用信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，對檔案管理工作在新時期所面臨的新情況、新問題進(jìn)行重新審視，確定互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案管理工作的基本框架與方法，讓檔案充分發(fā)揮出自身價值。信息化建設(shè)是新時期檔案管理工作中的基礎(chǔ)性工作與實現(xiàn)科學(xué)檔案管理的保障性工作。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

一方面，檔案信息化建設(shè)可以保證檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性是檔案管理的基本要求，缺乏準(zhǔn)確性，檔案材料也會失去其利用價值。檔案信息化建設(shè)可以全面準(zhǔn)確地體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案的原本面目。因為紙質(zhì)檔案在很長一段時間的管理存放過程中，常常會出現(xiàn)變黃、變脆等問題，對其進(jìn)行修復(fù)需要消耗大量人力物理，且非常容易因為人為操作失誤而造成檔案材料破損或者遺失的問題。通過檔案信息化建設(shè)，上述問題都能夠得以有效解決，電子檔案可以保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完整性。

另一方面，檔案信息化建設(shè)能夠在很大程度上降低辦公成本。在過去的檔案管理工作中，檔案材料數(shù)量和工作人員的工作量是呈正比的關(guān)系，隨著各種檔案材料的增多，需要配備的工作人員也逐漸增多，因而也導(dǎo)致了管理成本的提高。在數(shù)字化檔案管理之后，過去的紙質(zhì)檔案被更多地轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，只需要在檔案接手時對紙質(zhì)、影像檔案實施數(shù)字化轉(zhuǎn)化，借助于掃描、拍照、整理或者錄入等方式將其保存于信息系統(tǒng)中，未來需要查詢或利用檔案材料時，僅僅需要登錄信息系統(tǒng)，便能夠非常簡便地從中提取檔案材料。如此不僅節(jié)省了管理成本，減少了檔案工作人員的工作量，且利用起來更加便利。

二、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略

（一）健全信息化管理機(jī)制。應(yīng)當(dāng)建立完善信息化管理機(jī)制來指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)工作。信息化管理機(jī)制通常來說需要包含下面幾點內(nèi)容：第一，管理機(jī)制的完善與運(yùn)行。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)堅決落實國家對于檔案信息化建設(shè)出臺的相關(guān)政策法規(guī)，在這一前提下，各部門需要構(gòu)建電子管理制度，實現(xiàn)不同部門之間的聯(lián)動溝通，以便于可以對數(shù)字化檔案材料實施有效管理。應(yīng)給予檔案管理部門一定的權(quán)利，讓其能夠與其他各部門互動，進(jìn)一步增強(qiáng)信息化建設(shè)工作力度，構(gòu)成統(tǒng)一的工作機(jī)制。第二，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，管理者應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識到其重要意義，投入更多人力物力到信息化建設(shè)中來，確保檔案管理工作的有序開展。

（二）培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。隨著檔案管理信息化建設(shè)工作的逐漸推進(jìn)，我們需要更多的綜合素質(zhì)水平高的專業(yè)檔案管理人才，才能夠構(gòu)建層層有人管、級級能落實的檔案管理體系，這就要求檔案管理部門加大人才培養(yǎng)力度，改革過去的人才培養(yǎng)模式，不斷提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，讓他們盡快適應(yīng)新時期新情況，不斷拓寬其視野。同時要完善相關(guān)規(guī)定，對檔案管理工作人員提出具體的要求，讓其能夠在實際工作中遵守相關(guān)規(guī)范制度。最后是應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，鼓勵檔案管理人員積極參與各類培訓(xùn)提升活動，不斷更新其知識系統(tǒng)，優(yōu)化檔案隊伍結(jié)構(gòu)，提升檔案管理隊伍整體工作水平和專業(yè)能力。

（三）推進(jìn)數(shù)字化檔案館建設(shè)。數(shù)字化檔案館建設(shè)屬于檔案管理信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容。數(shù)字化檔案館是當(dāng)前這樣一個數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是現(xiàn)代化的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的更新升級。檔案管理工作的信息化建設(shè)得以真正實現(xiàn)的其中一個重要標(biāo)志便是數(shù)字化檔案館的建設(shè)。我們要認(rèn)識到，數(shù)字化檔案館建設(shè)屬于一項長期性復(fù)雜性的工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容將會更為廣泛，也更加有助于檔案信息的統(tǒng)計、查詢以及保存。數(shù)字化檔案館的建設(shè)并非是檔案管理部門的工作，它需要各個部門和組織相互協(xié)調(diào)、共同合作，必須結(jié)合具體情況落實好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接工作，在統(tǒng)一的平臺中依靠同一數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)。只有如此，傳統(tǒng)檔案管理工作才能夠真正朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，才能夠真正開辟檔案管理的新局面。

（四）完善技術(shù)和資金保障體系。一方面要大力強(qiáng)化檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)資金納入到財政預(yù)算中來，另外可通過合作開發(fā)與服務(wù)外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機(jī)制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進(jìn)行技術(shù)攻關(guān)。另一方面，加強(qiáng)做好軟硬件建設(shè)工作。除了要完善相關(guān)信息化管理設(shè)備之外，還需要對目前已有設(shè)備予以更新，為檔案管理信息化建設(shè)提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，同時對技術(shù)開發(fā)企業(yè)予以分級資質(zhì)認(rèn)證。

三、結(jié)語

推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)不但需要單位領(lǐng)導(dǎo)人員正確認(rèn)識檔案信息化，同時大力培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，抓住發(fā)展機(jī)遇，讓檔案管理信息化建設(shè)工作真正成為信息化現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，不斷推進(jìn)檔案管理工作水平邁向新的臺階，推動檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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