信息化對高職院校檔案管理的新思路

吳玉

【摘要】高職院校檔案是在教學、科研、行政、后勤管理等日常社會工作活動中形成的記述與反映教職工各方面情況的真實材料，是教職工的培養、選拔、使用、管理過程最重要的基本依據，具有真實性、基礎性、歷史性、全面性、系統性、權威性的特征。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對高職院校檔案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前高職院校檔案管理工作中尚存在的若干問題，亟待思考與解決。

【關鍵詞】信息化；管理；檔案

一、管理現狀及存在問題

（一）對檔案信息化認識不足，檔案管理隊伍素質偏低。目前高職院校檔案信息化建設工作相對滯后，主要是對檔案信息化建設認識不足，認為檔案工作在短期內不會對學校的建設和發展帶來負面影響，不能引起學校領導的足夠重視，對檔案信息化建設缺少發展規劃和合理的資源配置，與現代化的教學管理和學校發展不相適應。從檔案管理工作現狀來看，尚未形成素質優良、結構合理，科學高效的檔案管理隊伍，一方面，有些專職檔案工作人員學歷、知識、年齡、職稱結構不盡合理，還有些部門檔案工作人員未接受檔案管理專業培訓，缺乏檔案管理和信息化建設的基本理論、知識和技能。另一方面，有些檔案工作人員對檔案事業認識不足，缺乏勇于創新和與時俱進的精神，對檔案事業缺乏熱情，觀念落后，對學習新知識、新技術有為難情緒，沉湎于保持現狀，制約了檔案信息化建設的發展。

（二）檔案管理相對滯后，資金投入力度不夠。目前，一方面高職院校檔案管理有待加強，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎設施薄弱，檔案信息化建設流于形式，主要是檔案信息化建設缺少足夠的資金投入，沒有完善配套的硬件支持，對檔案設施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質培養都缺少投入。另一方面，高職院校建設發展需要大量的資金投入，辦學規模、辦學條件等方面都有待提高，缺少政府財政的有力支持，靠自力更生開辟財源舉步維艱，在人、財、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學直接相關的投入，優先考慮亟待解決的問題，無法籌措資金投入檔案信息化建設。

（三）檔案信息化建設水平低，開發利用不足。部分高職院校的檔案工作人員素質參差不齊，專職檔案工作人員很多沒有達到專業水準，同時缺乏計算機管理應用能力；兼職檔案工作人員隊伍不穩定更換頻繁、待遇偏低，造成檔案工作人員心理壓力大、不安于現狀、不思進取，導致學校在檔案收集、整理、歸檔等方面的工作交接不到位，影響檔案原始資料的完整性。

二、信息化管理的新思路

（一）加快信息化建設規章制度的制定及推行檔案信息化建設。能否正常發揮其功能離不開檔案管理部門規章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設的任務和重點，指導高職院校檔案管理規范的建設、運行、管理及維護工作，使高職院校檔案信息化建設有規可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規范化的方向發展。檔案信息化建設的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規章制度隨著工作實踐不斷完善，以保證檔案規章制度的權威性。

（二）增加資金投入，加強軟硬件基礎設施。高職院校檔案業務要正常運行需要配置計算機、網絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備，這是一項投入大、累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持，加大資金投入力度，是實現、加速檔案信息化建設的基本保證。首先，教育主管部門要依法增加高校教育經費投入，使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次，高校自身要多方籌措資金，加大檔案信息化建設方面的投入力度，以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后，檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合，使高校數據庫資源能夠發揮其應有的作用。

（三）加強檔案信息源建設，完善檔案管理應用系統。充分利用檔案信息化管理軟件，在檔案管理應用系統中給予各部門權限，使全校各部門可根據自己的權限范圍在應用系統中分類傳閱相關文件，并注明處理意見，只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單，從而減少了檔案館數據錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力，以人工輸入的方式錄入檔案數據，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化，保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網工作，把檔案數據庫作為學校重要信息資源，構建全校檔案文獻數據庫。同時充分利用并發揮網站的作用，使檔案部門網站成為宣傳檔案工作、開展檔案業務的服務窗口。

（四）加強人才培養，提高隊伍素質。檔案管理部門要堅持以人為本，一方面充分調動管理人員學習的積極性，既要熟練掌握檔案方面的專業知識，還要熟練操作計算機技術，包括檔案數據的錄入、校內外網絡的連接、圖像處理、數據庫使用、網頁制作等。另一方面，引進既具備檔案業務能力又能熟練操作計算機的復合型人才，同時選送檔案管理人員定期進行檔案業務培訓，通過繼續教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識，使其不斷更新、擴展檔案業務知識，提高管理人員檔案業務能力和水平。

【參考文獻】

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