試談如何做好高校教學秘書工作

陳秀玲

摘 要： 教學管理是高等學校管理的中心內容，教學秘書是高校教學管理的重要力量，是聯系教務部門、院系領導、教師和學生的紐帶，起著上傳下達、反饋信息和服務師生的作用，在教學管理中擔負著提高教學質量、保障教學工作的有序進行，促進學校發展的重任。本文對如何做好高校本科教學秘書進行分析。

關鍵詞： 高校教學管理 教學秘書 教學改革

教學工作是高校重中之重的工作，教學管理工作是高校教學工作的重要環節。教學秘書是分管教學院長的助手，直接參與教學活動的組織安排，是連接學校與院系之間、院系與院系之間、教師與學生之間教學活動的橋梁和紐帶，圍繞著教學主體（師生）做好管理、協調、服務工作。教學秘書作為教學管理工作的執行者和管理者，其工作的質量和效率將直接影響高校教學工作質量，從而影響人才培養的質量，甚至影響學校的發展。因此，在當今高校規模日益壯大、教學改革進一步深化的形勢下，做好高校教學秘書工作具有重要的現實意義。

1.教務秘書的主要工作職責

1.1及時準確地做好教務處與學院的上傳下達、溝通協調工作，督促教師及時完成各項教學任務。

教學秘書是學校教學管理的基層崗位，其崗位職責就是將學校、教務處等上級教學管理部門的各項規章制度、相關規定及各類通知及時、準確地傳達到院系各位教師及全院學生，使教學常規工作正常運轉。教務秘書崗位是協調和溝通的橋梁，上下左右關系的協調都要由教學秘書承擔，是學校職能部門、院系主管領導、教師和學生之間的信息傳遞的重要渠道。例如，教學教學計劃及教學任務的落實，教學檢查的通知，調（停）課的通知，教師監考安排、實習安排、學生各類考試安排，重修、補考、公共選修課報名通知，等等，都必須及時、準確地通知到教師和學生，使教學工作正常有序地開展。

1.2合理有序的完成教學管理的各項日常工作

1.2.1考務及試卷管理工作

考試管理工作主要包括每學期期中、期末及重修、緩考考試、自行組織考試，落實考試通知，提前安排監考教師，通知學生查詢考試時間、地點及考試課程，辦理學生與考試相關的免考、緩考等手續。試卷管理；試卷打印、集中安排教師正考、補考閱卷、運送試卷，嚴格按照保密制度，杜絕泄密，確保試卷的安全。

1.2.2等級考試工作

常規等級考試包括：全國計算機等級考試，自治區計算機等級考試，教育學心理學考試，全國大學英語四、六級等級考試，漢語水平考試、自治區計算機加試等。主要工作包括：協助上級教務部門組織各類等級考試報名，繳費等工作，考試前一周發放準考證及成績單及證書的發放及統計存檔。

1.2.3學籍預警及學籍清理工作

學籍清理及預警工作包括：成績審核、上報、辦理學籍清理中學生降級、退學、跟班試讀以及辦理后續重修、免修等手續。學籍預警時先向各班主任發放各班學籍預警成績單讓其了解班級成績和學生學分情況，向班主任下發學生及學生家長預警通知書并做好回執存檔工作。

1.2.4教學管理工作、常規教學檢查工作及教學活動

教學秘書要協助領導做好日常教學管理工作和常規教學檢查工作并處理好具體事務，及時向上級領導匯報有關情況并提出建議。如做好教學會議記錄，計劃和安排期初、期中、期末的教學檢查，起草各項檢查的實施方案和總結及其他教學管理文件。完成教學活動比如：實驗教學競賽、青年教師講課競賽的計劃安排、聽課安排、評分匯總、總結、上報參賽人員名單等工作。做好大學生創新創業訓練計劃項目的申報、安排指導教師、開題、中期檢查及項目結題工作。

1.2.5建立科學、準確、齊全的教學檔案

在日常教學管理工作中，教學秘書要注意有關資料的收集、整理、統計和歸檔。在檔案管理中要有計劃地對資料分門別類進行整理，并及時收集和補充以保證有關資料的連續性與全面性，盡量做到不遺漏、不出錯。不僅要把紙質材料立檔，而且要實現計算機統一管理，以便查找利用，重要的文件應另保存在移動硬盤，還可按一定的原則和方法將檔案分門別類組成電子檔案，使之成為具有記載功能和利用價值的電子檔案。

1.3收集信息與反饋信息的職能。

教學秘書要及時、準確地收集信息，這些信息包括教務處傳達的教學信息及通知，教學領導下發的教學管理通知及教師、學生反饋回來的教學執行情況等。教學秘書要主動收集、整理各方面信息，耐心聽取各方人員具體的意見和建議，積極發現問題并提出相應解決方法及應對措施，同時要及時準確地把相關情況反應給相關部門、領導和個人。

2.新時期教學秘書必備的素質要求

2.1保持優良的職業操守，凸顯服務意識。

作為教學秘書要有高尚的職業道德和優良的職業操守。教務秘書從事的工作多是一些日常的、具體的，甚至是繁瑣的事務，但教務秘書必須具有強烈的責任感和敬業精神?！敖虅諢o小事”，工作中的任何疏漏都可能帶來一些嚴重后果，這就要求教學秘書恪盡職守，增強工作的計劃性、主動性和預見性，從全局出發考慮問題。教學秘書要牢固樹立服務意識、合作意識及大局意識，使自己真正服從服務于教學工作。

2.2要有扎實的專業技能素質。

教務秘書既是教務管理的具體執行者和實施者，又是各項教學活動的組織者和安排者，更要協調教學關系。這就要求高校教學秘書不僅熟悉自己本職工作的專業知識，而且熟悉自己服務對象的專知識，不僅掌握足夠的知識，而且有合理的能力結構，勝任組織與教學相關的活動。要充分認識到提高業務素質的緊迫感，學習運用現代化的辦公技術，使自己的理論水平和業務水平適應不斷變化發展的新形勢，跟上時代的步伐。在此基礎上，還要廣開視角，向群眾學習，在實踐中打牢理論、業務和文字功底，努力提高自身素質，迎接時代的挑戰。

2.3要有統籌規劃的能力。

教學秘書工作是一項計劃性強、內容豐富、繁雜瑣碎的綜合性服務工作，教學秘書要處理好日常各項教學事務，保障教學工作的順利完成，這就需要教學秘書在工作中懂得區分輕重緩急，統籌規劃教學工作。

2.4要有創新意識和勇于創新的能力。

創新是時代的要求，是學校興旺發達的不竭動力，作為高校教學秘書，要緊緊跟上高等教育發展的新形勢，解放思想，樹立全新的意識和觀念，通過學習和研究，在日常工作中提取出有價值的新思想與新方法，不斷創新，在工作中發揮主動性、積極性和創造性，具備較強的創新能力，以適應知識經濟時代的發展需要，推動教學管理工作。教學秘書要在不斷的學習中與時俱進，在實踐和探索中敢于創新，勇于創新，逐步產生新的工作感悟，產生進步的工作能力。工作創新能力，會使教學工作做得更有特色。

3.如何做好高校教學秘書工作

3.1提高心理素質，保持良好的心態。

教學秘書的工作性質，決定了我們的工作既繁雜瑣碎又枯燥勞累。面對看似簡單但內涵復雜而又重要的工作，僅靠業務能力和業務水平是勝任不了的。在實際工作中，由于工作千頭萬緒，臨時性工作繁雜，工作內容單一，每天都會面對眾多的教師和學生，難免會產生一些煩躁、抱怨等不良情緒。這就要求教學秘書用平和的心態化解心中的不快，注重減壓方式，用積極樂觀的心態面對工作，有助于提高工作效率和質量。

3.2要有較強的服務意識。

作為連接領導、教師和學生的橋梁，協調各方關系的紐帶，這一客觀地位決定了教學秘書在工作中必須具有服務意識。教學秘書是管理者，更是服務者。而管理從本質上講也是服務，因為整個學校的工作最終都要落實到為學生服務。因此，全心全意地服務教學、服務教師、服務學生是我們工作的中心任務。通過熱忱周到的服務、高效的工作，通過不斷提高自身修養贏得師生的理解、支持、尊敬和信任，做到寓教學管理工作于育人之中，為高校的教育管理事業盡心盡力，作出自己的應有貢獻。

3.3具備較強的協調和溝通能力。

現代教學管理活動處處離不開有效的協調和必要的溝通。在日常的教學管理中，經常有不和諧的因素存在，教學秘書要在協調的基礎上溝通信息，化解矛盾，融洽關系，統一認識和行動，保持良好的教學秩序，達到較好的教學效果。

3.4勇于創新、大膽實踐，是做好教學管理工作的重要方面。

教務秘書具有創新精神，是現代高校發展的客觀要求。隨著高校改革的進一步深化，現代教育理論的大量引進，今天的教學管理不斷出現新觀念、新理念，這就需要教務秘書在熟悉本身業務的同時，努力掌握新知識、發現新規律、善于研究創新、敢于實踐，把諸多工作經驗上升到理性認識，以教育理論為指導，不斷創新、改進，從理論層面上認識和總結自己的工作。教務秘書不能僅僅滿足于應付一般性的日常管理工作，要有開拓創新精神，對教學管理工作要有見解，善于發現問題，積極思考和努力探索教學管理的新途徑與新方法，做到與時俱進，這樣才能將平凡的工作做出新意和特色。

4.結語

高校教學秘書是秘書隊伍中的一個特殊群體，是教學管理的執行者，其工作具有鮮明特點。要具備良好的綜合素質，并非一日之功，而是靠不斷地學習和實踐，日積月累地慢慢完善。只有樹立扎實的工作作風，并不斷探索，服務好各個階層的人員，做好本職工作，才能成為合格的教學秘書。

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