淺談發(fā)文字號中發(fā)文機關代字的擬制

尹曉葉　高國華　張長春

發(fā)文字號是公文的有機組成部分，是公文的“身份標識”，在文件登記、文件查詢引用、文件歸檔管理等環(huán)節(jié)都有重要作用，正確編制發(fā)文字號很重要。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。《黨政機關公文格式》（國標GB/T9704-2012）對發(fā)文字號中的年份、發(fā)文順序號格式、編排均有明確規(guī)定，但對于發(fā)文機關代字的擬制，則由于各單位實際情況存在差異，難以統(tǒng)一規(guī)定，在實際工作中經常出現(xiàn)發(fā)文機關代字擬制不規(guī)范的現(xiàn)象。本文以中國科學院系統(tǒng)內各單位的發(fā)文字號為切入點，探討發(fā)文機關代字擬制的規(guī)范性問題。

一、發(fā)文機關代字存在的問題

目前發(fā)文機關代字擬制中存在的問題集中表現(xiàn)在三個方面：

（一）發(fā)文機關代字擬制不準確、不完整

發(fā)文機關代字擬制不準確、不完整，導致代字脫離了發(fā)文機關。發(fā)文機關代字是發(fā)文機關全稱的高度縮略，因此代字擬制的基本原則是與發(fā)文機關保持一致。而二者不一致的情況卻隨處可見：例如中國科學院離退休干部工作局的《關于在全院實施完善共享機制增加離退休經費方案的通知》（離退字〔2014〕1號），中國科學院重大科技任務局的《關于核查及補充填報A類先導專項管理文件的通知》（重字〔2014〕6號），顯然，以“離退”作為中國科學院離退休干部工作局的代字、以“重”作為中國科學院重大科技任務局的代字，都太過簡化，不能準確、完整代表發(fā)文機關。

（二）同一單位的發(fā)文機關代字擬制標準模糊

按照公文“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”的要求，機關單位的文件應當由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理，發(fā)文字號的擬制和編寫應當按照一定的原則統(tǒng)一規(guī)范，不能出現(xiàn)由同一單位印發(fā)的同一種類的相同承辦部門的公文，使用不一樣的發(fā)文機關代字，否則必然會造成混亂，給閱文、收文、辦文帶來某種程度上的困惑。如中國科學院條件保障與財務局的《關于印發(fā)〈中國科學院所屬單位經濟活動內部控制規(guī)范〉的通知》，文號為“科發(fā)條財字〔2013〕206號”，而同是中國科學院條件保障與財務局的《關于印發(fā)〈中國科學院野外科學考察等特殊科研活動經費支出管理辦法（試行）〉的通知》，文號卻是“條財字〔2014〕33號”。凡此種種，不勝枚舉。

（三）發(fā)文機關代字中嵌字雜亂

“嵌字”指的是發(fā)文機關代字中，非發(fā)文機關全稱關涉的、由發(fā)文機關根據一定規(guī)定或使用原則“鑲嵌”在發(fā)文機關代字中的某些特定字，常見的有“發(fā)”“字”“函”“復”，以及承辦/主辦部門或公文內容代字等。由于沒有明確的規(guī)定可參考，對嵌字的理解存在較大的差異，因此使用也比較混亂。

二、對發(fā)文機關代字擬制的探討——嵌字的規(guī)范使用

（一）嵌字的使用現(xiàn)狀

根據目前常見的嵌字和對其主流認識，可分為三類：一是代表行文方向的“發(fā)”“復”“呈”“報”等。一般以“發(fā)”“復”為下行文嵌字代表，“發(fā)”意義寬泛，適用于各種下行文，“復”則一般常見于上級對下級的批復。“呈”“報”均為上行文嵌字代表。二是承辦/主辦部門代字或公文內容代字，根據公文承辦/主辦部門不同，科研院所常用“辦”（辦公室）、“人”（人事部門）、“財”（財務部門）、“資”（資產部門）、“基”（基建部門）、“科”（科研部門）、“研”（研究生管理部門）等字。根據公文內容不同，常用“任”（人事任免）、“教”（教育教學）、“學位”（學位授予）等字。當然這兩者并不能完全區(qū)分開來，一般承辦/主辦部門代字也可理解為公文內容代字。三是“函”“字”“明電”等專用詞，“函”表示此公文的文種為函件或者是以信函格式流轉的一般事務的專發(fā)性通知、批復等。“字”一般認為多用于具體事務、職能型發(fā)文，或與“發(fā)”配合使用，跟在公文內容代字之后。“明電”主要用于明傳電報。

（二）規(guī)范使用嵌字的探討

要在堅持發(fā)文機關代字擬制基本原則的前提下，探討嵌字的規(guī)范使用，確保發(fā)文機關標志、發(fā)文機關代字、發(fā)文機關署名三者的一致性。明確以上原則后我們再來逐一探討以上幾類嵌字的使用。

關于行文方向代字：公文的行文方向可以從公文的文種或標題一目了然地獲取。根據概括性的原則，為簡潔明了起見，一般不建議在發(fā)文機關代字中加行文方向代字。但如果發(fā)文機關代字只有一個字，建議使用“發(fā)”（下行文且普發(fā)性或閱知范圍較大的文件）或“字”（具體事務性或職能型發(fā)文）字，而且如果使用，應堅持繼承性和發(fā)展性的原則，同類文件統(tǒng)一使用。其他行文方向嵌字均不建議使用。

關于公文內容代字（包括承辦/主辦部門代字），用或不用各有利弊。用的話可以提高文件的針對性，使收文人或者檢索人一望即知其內容類別，便于管理和檢索利用，弊端則在于會造成發(fā)文機關代字較長，不夠簡潔明了。不用則利弊反之。在發(fā)文機關代字中加上公文內容代字需要注意的是，必須堅持發(fā)文機關標志、發(fā)文機關代字與發(fā)文機關署名三者的一致性，不能簡單將內容代字直接加在機關代字后面，否則容易造成內容代字與部門代字混淆，給閱文人造成發(fā)文機關為某單位某部門的誤解，例如，中國科學院蘭州分院人事人才工作類文件，發(fā)文機關代字為“科蘭發(fā)人字”，用“發(fā)”將發(fā)文機關與內容代字隔開，保持了三者的吻合性，反之如直接用“科蘭人”，從發(fā)文機關代字來看發(fā)文機關似乎為蘭州分院人事工作管理部門，給閱文人造成了不必要的誤解，也影響了三要素的一致性。

關于專用詞：如發(fā)文機關代字中加上內容代字，需要用“發(fā)”將機關名稱與內容代字隔開時，應在內容代字后面加上“字”。在其他情況下，為簡潔概括起見，一般不建議加“字”。如：“函”“明電”使用情況較為明確，不存在太多的爭議。需要說明的是一般“函”直接加在機關名稱后，無需與“發(fā)”“字”配合使用，而“明電”則常與“發(fā)”一起使用，例如國務院和國務院辦公廳對沒有直接隸屬關系單位的批復常用“國函”和“國辦函”，國務院和國務院辦公廳的明傳電報分別為“國發(fā)明電”和“國辦發(fā)明電”。

總之，公文處理的規(guī)范化在于每一個細小的環(huán)節(jié)，以上探討和建議是建立在感性認識和理性思索的基礎上的，管窺蠡測，一家之言，旨在為公文處理的科學化和規(guī)范性提供更多的思考和參考。

（摘自《應用寫作》）