淺談中職學校檔案管理的依法治檔工作

葉志平

【摘 要】中等職業學校（以下簡稱“學校”）檔案是國家檔案的組成部分，是學校從事黨政管理、教學、科研等各項活動中形成的有查考和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是學校管理的一項基礎工作，學校應重視檔案工作，把檔案工作納入學校發展的總體規劃。筆者結合學校檔案工作實際，就如何貫徹落實《檔案法》等檔案法律法規，加快學校依法治檔步伐，提高學校檔案工作整體水平，談一些個人拙見，僅供檔案界同仁參考。

【關鍵詞】中職學校；檔案工作；依法治檔

董必武在《題贈檔案工作》一詞中寫道：“典謨訓誥，寶之無佚”；“只字片言，亦所珍惜”。“創業擴基，前軌可跡”；“察往知來，視茲故帙”①。郭沫若先生《題贈檔案館》一詩中也寫道：“前事不忘后事師，自來墳典萃先知”；“國步何由探軌跡，民情從以識端倪”②。建國以后，周總理曾一再強調：檔案和檔案工作要“為今天，也為未來服務”③。這些題詞寓意深長，無時無刻不在提醒著我們：檔案價值的獨特性和檔案工作的重要性。

1 學校檔案工作中遇到的瓶頸問題分析

長期以來，社會檔案意識淡薄。學校也是一樣，相當一部分教職工包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在這樣的誤區：認為檔案工作就是把學校的一些材料集中在學校檔案室保管，檔案員就是“倉庫保管員”從事著“你查我找”的簡單事務性勞動。

現階段，很多學校對檔案工作不夠重視，不能把檔案工作建設納入學校整體發展規劃中，列入重要議事日程，對檔案機構設置、專業人員配備、經費投入等不夠重視，從而導致學校檔案工作發展滯后。突出表現在以下幾方面：

1.1 學校領導不夠重視，思想認識不到位

1.1.1 對檔案工作的重要性認識不足

《福建省中、小學學校檔案管理暫行辦法》（以下簡稱《管理辦法》）第6條：“中、小學校要加強檔案工作的領導，確定一名學校領導分管，并列入分管領導的職責范圍”。

事實上，很多學校存在“重教學、輕檔案”的思想認識。他們認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，沒有專門分管檔案工作的校級領導，對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求那么嚴格；更有甚者，認為檔案工作可有可無，對檔案工作不理不睬、不聞不問。

這也許是檔案工作效益的隱蔽性使然，檔案工作不直接創造價值。學校檔案工作不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往只有等到學校檢查評估利用的時候才顯出它的價值。

1.1.2 對依法歸檔的重要性認識不足

《管理辦法》第10條：“凡是在中、小學各項工作、活動中形成的具有查考利用價值的各種文件材料均屬歸檔范圍”。第13條：“各類檔案的歸檔時間：文書檔案于次年6月底前歸檔；教學檔案于本學年度結束后歸檔；科技檔案于項目（成果）完成（鑒定）后3個月內歸檔；會計檔案立卷后暫由財務部門保管1年后歸檔；聲像檔案于制作后3個月內歸檔”。

實際工作中，由于某些原因，文件歸檔制度沒有得到認真執行，有些文件散存而不歸檔。教職工對文件歸檔制度的重要性認識不足，認為文件歸檔后不如放在自己手中使用方便，不愿意將文件歸檔。

究其原因之一，很多學校并沒有把依法歸檔納入教職工的年度考核，造成檔案收集工作困難重重。檔案收集方式大多依靠檔案管理人員主動索取，而依靠有關人員主動移交的可操作性不大。科室工作人員常常把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，每到學期或學年結束，即便檔案管理人員多番催促，該移交的檔案資料還是沒有整理移交。

1.2 檔案管理人員缺乏，專業水平不高

《管理辦法》第8條：“根據中、小學檔案工作的需要，學校應當配備專職（兼職）檔案人員。檔案人員應當忠于職守，遵守紀律，具備高中或中專以上學歷，有—定的專業知識，并保持相對穩定。”

其實，很多學校都存在檔案管理人員缺乏、業務水平低下的問題。由于領導不重視，一般學校沒有設定專職檔案管理崗位，或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。他們不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質，缺乏系統培訓，業務水平不高。理論知識與實踐經驗兼備的檔案專業技術人員實在是鳳毛麟角，加上檔案工作人員流動性大嚴重制約著學校檔案工作的健康發展。

1.3 檔案行政部門對學校檔案工作監管不足

《管理辦法》第9條：“中、小學檔案工作，業務上接受同級或者上級的檔案行政管理部門和教育主管部門檔案機構的指導、監督和檢查”。

盡管檔案行政部門履行監督檢查職責，開展了執法檢查活動。不過在執法檢查過程中也暴露出一些問題，一些檔案行政部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現場指導糾正，久而久之，執法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、立卷，以指導替代執法、替代執罰。而對于法定破損檔案、不及時歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

2 加快學校依法治檔步伐，提高檔案工作整體水平

2.1 大力宣傳檔案法律法規，增強全員檔案意識

檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項重要內容。《檔案法》（1988年1月1日施行）、《檔案法實施辦法》（1990年11月19日發布施行）、《檔案行政處罰程序暫行規定》（2000年5月10日發布布施行）、《福建省檔案條例》（2002年12月18日公布，2003年2月1日施行）、《檔案管理違法違紀行為處分規定》（2013年3月1日起施行）、《福建省中、小學學校檔案管理暫行辦法》（閩檔監（1999）67號文件，1999年12月2日印發），這些檔案法律法規和文件雖已頒布多年，除檔案管理部門認識外，多數教職工包括學校領導并不了解、不認識檔案法律責任，也不重視統一管理檔案的意義，依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識還沒有真正樹立起來。

因此，我們在依法治檔工作中，要爭取學校領導重視，“為貫徹落實《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》和《中華人民共和國檔案法》的要求，探索建立充分利用社會資源開展中小學社會實踐的機制，教育部、國家檔案局決定依托各級國家綜合檔案館聯合建立中小學檔案教育社會實踐基地，普遍開展檔案教育活動”④，把檔案法律法規的學習納入學校普法教育的整體規劃，著力提高廣大教職工的檔案法制觀念。除利用學校廣播室、校園網、辦公平臺、電子屏幕等載體宣傳外，也可通過舉辦圖片展覽、知識竟猜等形式，使廣大教職工真正了解檔案，自覺遵守檔案法律法規。還可通過對檔案違法案件的處理結果，以案說法，以警世后人，促使廣大教職工特別是領導干部認識到依法治檔的重要性和必要性，不斷增強全員檔案意識，形成人人關心、支持檔案工作的氛圍，切實加強對檔案工作的領導，把檔案事業建設列入重要議事日程。

2.2 加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員素質

依法治檔的關鍵是嚴格檔案行政執法，法律是依靠人來貫徹執行的，法律秩序必須通過良好的執法來維護。再好的法律和制度，如果得不到嚴格的執行和遵守，也將形同虛設。

因此，建設一支高素質的檔案管理人員隊伍，成為依法治檔的重要因素。培養高素質的檔案管理人員離不開經常性的教育培訓和業務交流：一是，要加強檔案人員職業道德教育，培養吃苦耐勞、愛崗敬業精神；二是，要定期選派檔案人員參加各級檔案業務培訓、檔案法制學習，掌握科學的管理方法和較高的業務本領，真正做到依法治檔；三是，要加強與兄弟院校的檔案業務交流，借鑒經驗，取長補短。

2.3 嚴格檔案執法，切實加強對學校檔案工作的監管

依法對學校檔案工作進行監督管理，是《檔案法》賦予檔案行政部門的職責，也是實現中職學校依法治檔的重中之重。嚴格檔案執法已勢在必行：

首先，強化檔案執法檢查手段。在執法監督檢查中要改變過去那種只聽聽匯報、看看材料、提提建議、發個通報等做法，真正嚴格按照《檔案法》及有關規定的要求認真監督檢查，對于發現的違法行為和現象，按照規定程序及時糾正處理，決不姑息遷就。

其次，建立檔案法制監督機制。注重檔案執法的公正，依法對檔案違法案件進行查處，保證執法檢查的嚴肅性、準確性和科學性。

綜上所述，貫徹落實《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案管理違法違紀行為處分規定》、《福建省檔案條例》、《福建省中、小學學校檔案管理暫行辦法》，加快學校檔案工作依法治檔的步伐，不斷提高學校檔案工作的整體水平，勢必將成為中職學校可持續發展的一項重要任務。

【參考文獻】

[1]周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2005（5）.

[2]劉春花.高校依法治檔之我見[J].蘭臺世界，2006（13）.

[3]劉亞.學校檔案管理依法治檔之我見[J].商情，2009（3）.

[4]王冬艷.學校檔案管理問題探析[J].黑龍江檔案，2011（5）.

[5]宋秀明.淺談依法治檔[J].福建檔案，2014（1）.

[6]葉祖華.論高校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].福建檔案，2014（3）.

注釋：

①董必武.題贈檔案工作[J].檔案工作，1959（8）.

②郭沫若.題贈檔案館[J].檔案工作，1960（3）.

③馮惠玲，張輯哲，主編.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001.

④原載于《中國檔案報》.總第2167期第一版[Z].2011.6.16.

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