關于機械電子工程檔案管理存在的問題及對策

何前進　唐山山

【摘要】工程檔案是工程內在質量的見證材料和工程驗收的重要依據。本文結合筆者多年的工作總結，主要針對工程檔案管理過程中常見問題進行了分析與研究，并提出了相應的解決措施，以供大家參考與借鑒。

【關鍵詞】工程 常見問題 檔案管理對策

一、檔案管理發展趨勢

工程檔案管理隨著經濟的發展不斷規范，工程檔案管理的發展趨勢是科學化、信息化、電子化。

（一）工程檔案的計算機化管理。隨著計算機技術的發展和應用，電子檔案已經在我國得到了普遍的應用，并逐步走向成熟。檔案中數據和流程圖的繪制軟件開發者已經進行了很好的處理，但是卻還沒有形成一個完整的系統實現軟件的互通應用。檔案管理工作必須建立一個專門的系統實現對檔案信息的一體化處理，這將是檔案管理近期的發展方向。

（二）培養專業檔案管理人員。隨著全球化的發展，人們已經認識到管理對于經濟的重大影響，管理學專業也日益興起，這必將會培養出大量的現代化管理人才。這樣就為建設專業化的檔案管理團隊打下了堅實的基礎。在經濟發展的背景中打破傳統的管理模式，將檔案交由專業的人才管理，實行現代化的管理模式，這就會大大推動檔案管理的發展和作用。

二、當前工程檔案管理現實中常見的問題分析

（一）檔案管理方法落后，導致資源嚴重浪費。目前很多建設項目都是采用傳統的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應項目檔案數量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統方式整理竣工資料就是項目完工后統一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做―套紙質檔案，一套項目檔案數量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。

（二）技術滯后，還未能完全達到現代化城市的要求。當前工程檔案的管理雖然已開始運用計算機、光盤等現代化工具，但這些檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統的檔案管理模式，實質是傳統檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統檔案管理模式的數字模擬，并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。

（三）資料滯后，與飛速發展的城市建設不相適應。這里所指的資料，不僅是工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

三、提出工程檔案管理問題的解決對策

（一）多元化的信息化管理。在電子檔案管理在全面普及之前，傳統的紙質檔案管理在未來一段時間仍將存在，多元化并行的信息化管理模式也將在實踐中不斷完善發展。隨著公眾利用檔案意識的增強和檔案開放力度的加大，社會對檔案需求呈多元化趨勢，傳統的檔案利用服務模式面臨新的挑戰。到檔案館來翻閱檔案原件以獲取相關信息的方式將被改變，檔案館不再是簡單的實體保管員，而應成為概念、知識的提供者。為了應對檔案信息多元化的挑戰，一方面需優化傳統的服務方式。我們要主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，利用城建聲像檔案的優勢，用專主題片、照片接片等方式解決規劃、設計人員必須到現場的問題，從內容、形式上實現完全不同與以往的主動服務。另一方面在延續面對面的服務方式的同時，利用網絡環境為社會提供優質的服務。通過在建設系統門戶網站設立子網站，努力實現不同服務方式之間的優勢互補。

（二）加強工程檔案的信息化建設。要創新工程檔案管理模式，首先要加強工程檔案信息現代化建設。一是加強信息資源建設工作。努力破除“工程檔案信息無用論”、“工程檔案信息資源危險論”，從文件目錄做起，將現有檔案數字化，并及時建立、逐步充實和完善檔案信息數據庫，逐步實現全文全息上網，文件目錄上網，使用戶對館藏檔案有一個全面了解，以便查詢。二是加強計算機網絡設施建設。近年來，不斷加大投入，加強計算機配備，并實現計算機連結上網，實現檔案信息快速傳輸檢索和利用。做好計算機軟件的選用和設計，從檔案管理的實際出發，綜合數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能，以滿足檔案管理的要求。三是加強信息化管理人才。工程檔案信息化建設，要求檔案工作者既要掌握檔案學基礎理論的檔案管理知識，還要掌握一些計算機技術、網絡技術和操作技能。一方面，加強現有檔案干部職工的自身學習，另一方面，選拔使用計算機和網絡技術方面的專業人才，提高掌握現代技術的整體水平。

（三）做好工程檔案的編研工作。在長期的工程檔案工作中，要緊緊抓住用戶需求，從編研內容選擇到編研成果形式，都需要創新。在實踐工作中，一是利用攝影、錄像等多種數碼處理和載體記錄城市發展，并將其編制成專題片、畫冊等，這種生動、直觀、說服力強的編研成果更能適應快節奏的社會，為處于“讀圖時代”的廣大群眾所接受。二是圍繞經濟發展和工程建設做好編研。這應始終是編研選題的重點。城市在新一輪建設中，開展了專題資料匯編工作，先后匯編了道路改造工程、供熱供氣管理建設工程、“拆墻透綠”工程等專輯，為規劃、建設及管理部門及有關領導、專業技術人員提供了極具價值的參考資料。三是體現出地方特色。工程檔案含有深厚的文化底蘊，反映著不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格等，對現代設計業、建造業有極高的參考借鑒價值。

四、結束語

提高檔案管理科學化水平我們必須從多方面考慮，向國外借鑒先進的管理技術、加強對人才的培養、重視檔案機制的建立，將檔案管理經驗與優勢相結合，提高檔案管理的科學化水平，滿足人們對檔案管理的需求。

參考文獻：

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