優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理促進(jìn)圖書館創(chuàng)新發(fā)展

劉春嫻

摘 要 檔案管理是參與圖書館工作優(yōu)化的重要組成部分，檔案管理工作的規(guī)范性是評(píng)估圖書館工作的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)檔案管理工作與圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)，需要在提高檔案管理的工作效率，增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性中實(shí)現(xiàn)圖書管管理工作的促進(jìn)與提升。本文簡要立足于優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理工作的視角，淺談實(shí)現(xiàn)圖書館的創(chuàng)新發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】業(yè)務(wù)檔案管理工作；圖書館創(chuàng)新發(fā)展；應(yīng)用研究

業(yè)務(wù)檔案管理工作是推動(dòng)圖書館管理邁向新臺(tái)階的重要途徑，檔案管理工作的有效性程度與圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)確性表現(xiàn)出正相關(guān)。在實(shí)際的檔案管理工作中，思想認(rèn)識(shí)的不到位，管理流程的不規(guī)范與系統(tǒng)化檔案管理組織的缺乏為圖書館的發(fā)展埋下潛在阻力，需要在檔案管理工作的優(yōu)化中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的再利用，完善業(yè)務(wù)檔案資源的安全性，在全方位，多角度的檔案管理優(yōu)化中提升圖書館管理效率。

1 業(yè)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義分析

1.1 業(yè)務(wù)檔案是圖書館發(fā)展的重要見證

圖書館收集的業(yè)務(wù)檔案資料具有種類繁多，內(nèi)容龐雜豐富的特點(diǎn)，以視頻，音頻，文件圖表等多種形式為載體，具有重要的驗(yàn)證與考察的功能。業(yè)務(wù)檔案管理就是對以上信息資料進(jìn)行分門別類的管理，以方便日后的查詢與資料取用。在檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中，大連圖書管的管理工作得到了社會(huì)大眾的一致好評(píng)。比如說，1968 年 7 月，大連圖書館第四次獲得文化部全國公共圖書館評(píng)估定級(jí)一級(jí)圖書館的稱號(hào)，榮譽(yù)的獲得與業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性，評(píng)估材料準(zhǔn)備的充分性息息相關(guān)。在進(jìn)行大型的評(píng)估準(zhǔn)備過程中，需要相關(guān)單位出具有效的活動(dòng)計(jì)劃，流程資料，影像資料，社會(huì)評(píng)價(jià)等不同類型的文件，此時(shí)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性就得以突出，在信息全面，準(zhǔn)確的資料提供中實(shí)現(xiàn)對活動(dòng)的全方位記錄。

1.2 業(yè)務(wù)檔案是參與決策的輔助性資料

業(yè)務(wù)檔案搜集了與社會(huì)生活相關(guān)的重要文獻(xiàn)資料，在社會(huì)的發(fā)展中具有重大的史料價(jià)值，對于信息的決策具有直接的參考價(jià)值。圖書館的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行重大決策時(shí)，需要實(shí)現(xiàn)收集大量的文獻(xiàn)資料，在數(shù)據(jù)比對，現(xiàn)實(shí)意義的分析中考慮決策實(shí)施的必要性，這一過程需要在大量檔案資料的查詢中確保決策的真實(shí)可靠。圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理工作，在信息資料的收集整理過程中，在科學(xué)的數(shù)據(jù)比對分析中了解現(xiàn)實(shí)工作的差距，并且尋求正確的解決辦法。這一數(shù)據(jù)整理的過程中需要在圖書館的業(yè)務(wù)檔案管理工作中提前完成，對圖書館的業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的信息核對，收集與管理，在檔案管理工作的規(guī)范操作中，為個(gè)人或社會(huì)信息決策的正確性奠定基礎(chǔ)。所以說，檔案管理工作的規(guī)范化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，需要在業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)中更好地服務(wù)于社會(huì)。

2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的建議

2.1 重視檔案室的建設(shè)與管理工作

檔案室的建設(shè)是參與業(yè)務(wù)檔案管理工作的前提條件。為實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，需要建設(shè)綜合檔案室。在辦公，庫房，閱覽三分開的格局建設(shè)中保障檔案管理工作的有序開展，建立組織嚴(yán)密，管理制度規(guī)范的檔案管理組織。在維護(hù)檔案管理的安全性上，需要改善檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)對檔案管理的現(xiàn)狀處理，維護(hù)檔案信息收集工作的完整性以及做好必要的檔案資料的保護(hù)措施，以防止不必要的風(fēng)險(xiǎn)或意外情況。在具體的管理工作中，需要購置必要的電腦，復(fù)印機(jī)等常用硬件器材，防止文獻(xiàn)資料的防蟲與霉變，對出現(xiàn)問題的資料加以及時(shí)的保護(hù)處理。保障充足的保護(hù)器材，實(shí)現(xiàn)全方位的防火，防潮，防盜。在多角度式的綜合管理中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有序開展。

圖書館管理人員檔案保護(hù)意識(shí)的提高也是參與檔案管理工作的重要元素。將檔案管理工作的規(guī)范性視為工作考核的重要標(biāo)準(zhǔn)，建立必要的檔案管理制度，選派專門人士負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理工作。大連圖書館的檔案管理工作可以作為范例加以學(xué)習(xí)，成立了由館長，檔案管理人員以及各科室主任的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在層層分級(jí)等組織建設(shè)中做到事事有人管，并且將檔案管理工作制度做成展板，營造濃厚的檔案管理規(guī)范性的信息暗示，嚴(yán)格把控檔案管理工作的規(guī)范性，科學(xué)性，定期進(jìn)行必要工作總結(jié)，強(qiáng)化突出檔案管理工作的優(yōu)勢也正，弱化或彌補(bǔ)潛在的負(fù)面影像，在機(jī)構(gòu)，制度的雙關(guān)其下中實(shí)現(xiàn)了大連圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，贏得了檔案管理工作的先進(jìn)榮譽(yù)。

2.2 提升人才專業(yè)性，強(qiáng)化檔案的編研與利用

專業(yè)性的檔案管理人才對優(yōu)化檔案管理工作具有直接的促進(jìn)作用。對檔案管理人才的選拔與培養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)圖書館管理工作優(yōu)化升級(jí)的重要因素。圖書管的檔案資源具有不可再生的特性，做好檔案管理的安全工作是重中之重。為此，檔案管理工作人員需要具備良好的道德操守，綜合素質(zhì)高。與此同時(shí)具備簡要的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，人才管理背景，能夠在認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作表現(xiàn)中履行崗位責(zé)任，都是檔案管理人員的重要業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

在檔案事業(yè)的深入發(fā)展中，檔案的劃分呈現(xiàn)逐漸精細(xì)化，復(fù)雜化的特點(diǎn)。檔案的信息收集，整理，統(tǒng)計(jì)，銷毀只是檔案管理人員的常規(guī)工作提升檔案信息資源的開發(fā)利用才是工作的核心內(nèi)容。檔案信息內(nèi)容的開發(fā)利用主要包括編目，編輯和研究，提供閱覽，復(fù)制，咨詢，外借等項(xiàng)工作。實(shí)現(xiàn)信息資源的查詢與再利用，需要在充分利用信息檔案資源，組織編撰適應(yīng)工作需要的檢索工具，在現(xiàn)代化的信息管理方式中實(shí)現(xiàn)資源的重復(fù)利用。在檔案的信息管理中，需要重視對反饋信息的收集，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)年度查借率在檔案分類管理的細(xì)化中實(shí)現(xiàn)信息資源的再利用。

3 結(jié)束語

綜上所述，業(yè)務(wù)檔案的信息資源對參與社會(huì)決策具有重要的參考價(jià)值，檔案管理工作的效率對促進(jìn)圖書館管理工作具有直接的促進(jìn)意義。為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新，需要圖書館管理人員重視檔案管理，在個(gè)人檔案管理意識(shí)的提升中促進(jìn)行為規(guī)范的糾正。聘用專業(yè)的檔案管理人才，建立規(guī)范的檔案管理制度，重視檔案的安全保護(hù)工作，做好必要的方案措施，在更為專業(yè)化，系統(tǒng)化的檔案管理組織建設(shè)中實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性提升。

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