淺論醫院宣傳標識檔案管理的必要性、難點及對策

文/廣西醫科大學第一附屬醫院 譚凌宇

一、醫院宣傳標識及檔案概述

醫院宣傳標識是綜合考慮醫院空間特性、文化特色、推廣訴求及使用者的需求特性，利用圖形、文字、色彩、大小、位置、平曲度等空間信息符號，架設醫院與公眾的溝通橋梁、擴大共通意義空間、助力患者快捷就醫、提升患者就醫體驗的系統品牌傳播工程。作為醫院物質文化、制度文化、行為文化和精神文化四層文化的有機統一和綜合載體，醫院宣傳標識的本質就是廣告，它具有廣而告之、指明方向、醫患溝通、塑造形象、說服提醒等導診、交流、外宣、勸說功能。俗話說，人靠衣裝馬靠鞍，宣傳標識就是醫院的“容顏”和“臉面”，無時無刻不在體現著醫院的價值品位，是醫院無處不在的說明書和呈送給患者的第一張形象名片。

由馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學概論》指出，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性，即真實和客觀。醫院宣傳標識檔案就是通過電子文件、實物資料等媒介形式及圖文、影像等符號形式對醫院宣傳標識管理活動中直接形成的具有保存價值的事項進行忠實記錄的檔案類型，已經制作完成的宣傳標識設計方案、驗收實物圖等資料構成該類檔案的必要內容。如果說宣傳標識是醫院的“容顏”，那么宣傳標識檔案就是醫院“容顏史”“容顏錄”，是對醫院容顏面貌的原始記錄。

二、醫院宣傳標識檔案管理的必要性

在現代醫院管理中，隨著醫改不斷深化、醫院業務規模擴大、醫療技術水平提升及人民群眾健康需求的日益增長，宣傳標識的制作需求日益多樣化、復雜化，標識所承載信息的有效性對提升醫院管理服務效能起到日益明顯而重要的作用。醫院宣傳標識是配合醫院各項診療業務開展的得力助手，是保持醫患視覺交流品質的橋梁，傳遞醫學科普信息的重要窗口，而標識檔案信息是醫院發展史的縮影，忠實地記錄著醫院面貌的改變，是考察醫院發展歷程的依據。管理好宣傳標識檔案，才能讓標識管理有史可考、有據可依。隨著現代醫院管理制度的日臻完善及互聯網醫院建設的風生水起，醫院宣傳標識檔案管理規范化、實效性及信息化也日益成為醫院檔案管理理論研究與實踐應用關注的焦點命題。

三、醫院宣傳標識檔案管理的難點與問題

（一）管理觀念落后、意識淡薄。1.管理觀念上，沒有考慮到標識檔案管理的特殊性與技術性，將其與其他檔案管理混為一談，管理意識淡薄，進而導致管理思維、制度、流程、隊伍等較為落后，停留于“刀耕火種”的原始狀態。2.管理意識與思維缺乏自主性及系統化，將宣傳標識的設計方案等素材文件托管于制作方，需要時才問對方取用，使標識管理受制于人；管理員沒有建立一套系統化、信息化的標識檔案管理模式，使標識檔案處于線上線下不分、不同時期/內容的標識檔案雜亂的無序狀態，降低了檔案利用效能。3.管理制度與流程上，沒有專門的標識檔案管理制度與流程，只能按一般的檔案管理制度與流程對標識檔案進行管理，導致醫院宣傳標識檔案管理存在流于形式，無章可依。4.管理隊伍配置上，目前醫院宣傳標識檔案管理缺乏專門人員和專業人才，一般由標識管理員兼任標識檔案員，標識檔案由標識管理員整理后移交給醫院檔案室，最多只是托管保存，“沉睡”在檔案架上的標識檔案，利用率不高，無法讓“沉睡”標識檔案按需“蘇醒”，為醫院新標識的設計制作“說話”。

（二）管理信息化程度不高。隨著傳播技術的更新迭代、現代醫院管理制度日臻完善及互聯網醫院的推廣普及，醫院標識檔案管理的信息化建設已提上日程。如：有些醫院雖然有線上審批的OA流程，但管理流程不完整，兼容性和系統化程度低，導致線上審批和標識檔案材料“兩張皮”“不一致”的現象較為普遍。而有些醫院因信息化程度較低，依然使用傳統的手工+電腦模式，降低標識檔案管理的效能。

（三）管理規范化程度不高。由于管理觀念、意識及信息化不強，標識檔案管理的規范化必受掣肘。目前，醫院的標識制作與檔案管理只滿足于當下，未考慮長遠，標識檔案管理無論從宏觀的管理部門職責制度流程、中觀層面的信息管理系統搭建還是微觀層面的標識檔案分類、標記、存儲與調取機制、模式及操作方法都存在混亂、無序的不規范現象。

四、醫院宣傳標識檔案管理的對策

（一）管理要科學，頂層設計須先行。從現代醫院管理視角看，要做好宏中微三個層面的頂層設計。在宏觀上，要從職責、制度、流程三個層面梳理各自部門的管理權限；中觀上，要組織信息部門、標識歸口主管部門、標識檔案管理部門開會研討現代化的標識檔案管理數據庫系統的目標、要求、架構、功能等，提高標識檔案管理的信息化程度；微觀上，標識檔案的分類可以參照標識制作的分類進行，如年度日期（制作時間）、制作原因（重要/緊急度、規定/自選）、申請/使用部門、供應方、數量尺寸、工藝材質、報價等內容及檔案編號、存檔時間等管理信息，讓系統自動生成目錄清單，方便日常查閱、調取等，提升標識管理的規范化程度，讓標識檔案的價值得到彰顯與利用。

（二）管理要實效，管理的觀念與意識須強化。標識檔案管理與標識歸口制作管理應分工合作。醫院從上到下應提高對標識歸口制作管理與標識檔案管理的重視程度，把標識檔案管理作為醫院檔案管理的重要工作來抓。醫院層面要建立起科學嚴謹的標識檔案管理制度、切實可行的標識檔案管理流程，加強對專、兼職標識檔案管理員的配置與培訓；標識檔案管理員也應認識到自身工作的重要性，自覺學習掌握檔案、標識管理的專業知識與技能。其他辦公人員也應提高對標識檔案管理重要性的認識，積極協助管理員對每一類標識檔案進行線上線下動態管理及完善，提升管理實效性。

（三）管理要持續，管理人員的素養須提升。“發展是第一要務，人才是第一資源，創新是第一動力。”標識檔案管理不僅屬于檔案管理，也是醫院宣傳工作的一部分，宣傳工作本身具有創造性，強調人的主觀能動性。標識管理要可持續、創新發展，必須要以人為本。“術業有專攻，責任在心中。”標識檔案管理員應具備宣傳管理和檔案管理的專業知識，為醫院重大工程“美容養顏、樹碑立傳”、為醫院標識可持續發展獻力、服務臨床及醫患溝通的責任感，精益求精、推陳出新的干事創業精神。1.提升專業素養。標識檔案管理員要具備宣傳能力和檔案管理能力，是橫跨宣傳與檔案兩界的復合型專業人才，要不斷關注學習和總結歸納兩個領域的理念思維觀點、最新動態前沿與操作技術方法，實現跨界整合，形成獨特的管理理念與工作體系，打造標識檔案管理的“名牌”。2.提升工作能力。結合醫院標識檔案管理發展趨勢及管理實際，加強學習，不斷更新管理知識結構，熟練掌握各類標識檔案的內容管理及各環節流程管理的特點、難點，靈活運用計算機技術、網絡技術和辦公自動化（OA）等，改進方法，提效增速，助力標識檔案管理“登上安全快車道”。