如何做好機關事業單位檔案現代化管理工作

孫剛

【摘 要】檔案是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要手段。機關事業單位檔案室所保存的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，都將成為當地經濟發展及領導決策的重要依據。

【關鍵詞】機關事業單位；檔案；工作

檔案是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要手段。機關事業單位檔案室所保存的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，都將成為當地經濟發展及領導決策的重要依據。檔案管理人員應意識到當前檔案工作的重要性，切實將檔案工作收齊、管好、用活，為維護本地歷史真貌和今后的發展作出新的更大的貢獻。下面就檔案現代化管理的必要手段及如何做好機關事業單位檔案工作做以淺要分析。

一、檔案現代化管理的必要手段

隨著社會的日益發展，國家日益昌盛，在給人們帶來了幸福生活的同時，也給檔案管理帶來了許多亟待解決的問題，如檔案數量越來越多，量的積累給保管和提供利用帶來質的困難。在這種情況下，管理方法的改善成為檔案管理人員需要注意的首要因素。

（一）增強服務意識，爭取領導重視。一個單位無論什么工作，只有領導重視，才能取得重要成效，檔案工作也是如此，只有提高領導對檔案工作的價值和認識程度，才能決定檔案工作的發展。因此，檔案工作人員要充分發揮工作主動性，以實際行動影響和提高領導重視程度。有些單位領導對檔案工作重視程度不夠，其根本在于缺乏檔案管理意識，認為檔案工作在一個單位中是無關緊要的。因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是搞好檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員把管理的文件、材料給領導審查，使檔案留給領導深刻印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，這些資料很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用，在應用中理解檔案工作的重要性。檔案管理人員要經常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作，最后提出對檔案管理工作的建議。

（二）加強職業道德，增強責任感。檔案管理不僅僅需要專業的工作水平，更要有熟練的工作經驗。管理人員既要有高度的工作責任感，優秀的職業道德，嚴謹的工作態度，誠懇的工作熱情，又要有先進的檔案管理的方法和管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有廣泛涉獵相應的專業知識，提高自身視界，豐富知識體系，提升綜合素質，才能做好步入新時代的檔案管理工作。

（三）學習先進技術方法，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。但隨著大數據時代到來，隨著電子計算機步入了人類生活，在檔案管理中運用計算機科學技術，可以將文件的起草、修改、刪減乃至于定稿打印，傳閱，整理，歸檔等一系列工作一氣呵成。學習這種現代化科技手段和先進操作管理技術，是檔案管理人員正迫切需要進行的。檔案管理數字化、信息化都是大數據時代對檔案工作的要求，也是檔案工作者注定要進入的領域。所以，檔案管理工作者要在自己的工作進程中，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，也要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為具備計算機科學技術和互聯網文化的現代型檔案管理人才。

（四）充分利用現有資源，提高檔案質量。檔案中記載著大量的指示，也蘊藏著豐富的信息，這使得檔案成為一種重要的信息資源。盡管檔案的整理工作繁瑣，機械的勞動量偏多，勞動強度偏大。在人工立卷時，立卷人往往依照自己的理解對文件進行分類，即使擁有統一的標準，但因每個人都存在主觀的理解因素，同一個文件難免會出現在不同的分類，由此產生了難以避免的分類不準的現象，這不僅影響案卷的質量，也給其他工作人員利用檔案進行工作帶來不便。但利用計算機等現代化手段整理檔案，就可以有效改善檔案管理人員以往面臨的難題。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

二、加強學習，提高檔案工作人員綜合素質

檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，面對新時代檔案管理工作的需要，檔案工作人員的首要任務是發揮其主觀能動性、創造性，努力提高自身的知識水平以及管理能力。在設備的現代化，先進化，檔案種類和載體的多樣化的同時，更要不斷改革管理方法。正因如此，我們對于檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。曾經屢試不爽的傳統業務知識與工作方法，很難再適應新的時代，對檔案人員加強繼續教育至關重要，我們必須盡快盡好地培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的新型人才，這樣才能完成檔案管理現代化的任務。

（一）提高認識水平，加強繼續教育。發展繼續教育面臨的問題繁雜多樣，首先，要解決檔案工作人員思想認識問題。要讓他們充分認識到自身進行繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的未來發展即檔案服務質量的提高，其根本在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，大數據時代的檔案管理工作者的機遇挑戰并存，啟動檔案人才工程，培養時代新人才，將檔案管理工作者的繼續教育列入重要的議事日程。

（二）完善管理制度，建立獎勵機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和完善繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和獎勵機制。如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業技術人員獲得的專業技術職務可由終身有效改為動態管理。這樣，便可以激發檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。這種機制同時也可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，明白自身所面臨的處境，明白繼續教育對于自身的意義，主動地參加定期的繼續教育，將知識更新換代，提高業務能力和水平。

（三）加強培訓，提高業務水平。應從實際出發，立足于崗位要求、劃分教育層次、利用多種渠道、進行多形式的繼續教育培訓。要堅持“學以致用，學無止境，求取新知”的方針，切實遵守溫故知新的原則。第一要對檔案專業人員進行全面系統有關于檔案管理方面的教育，使檔案專業人員擁有吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補過去教育的不足與缺失，有效地提高其專業水平。第二要普及相關學科知識。檔案工作包含了許多相關學科的知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，因此檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案管理現代化的標志之一，檔案工作者應不斷學習信息技術、計算機、科技軟件等新技術，并學以致用將其運用到實際工作之中。

三、獎罰分明，細化考核監管

要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要求我們通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到進行有效的檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，也要求檔案管理人員增強其自覺性，同時還要求我們把檔案材料的管理工作納入到責任制，法律制，要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強檔案管理人員對檔案材料的積累、收集，不斷提高檔案管理工作水平并使相關人員進行檢查考核，做到獎罰分明，為其提高效率創造有利條件。