辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理

牛靜麗

【摘 要】 隨著信息技術的發(fā)展，醫(yī)院正在逐步實現辦公自動化，并且在運營和管理方面更加注重信息化建設。檔案管理工作是醫(yī)院運營管理中的重要環(huán)節(jié)，同時也會對醫(yī)院的整體運營和發(fā)展帶來巨大影響。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理要充分進行辦公自動化的要求，從醫(yī)院的發(fā)展實際出發(fā)，采用有效的檔案管理手段，更好地適應辦公自動化環(huán)境。

【關鍵詞】 醫(yī)院 辦公自動化 檔案 管理

辦公自動化醫(yī)院是信息化時代下醫(yī)院發(fā)展的必經之路，同時也為醫(yī)院的持續(xù)性進步提供了巨大動力。因此，醫(yī)院在運營和管理過程中要加強信息化建設的腳步，促使醫(yī)院各項管理工作全面實現辦公自動化，為醫(yī)院的實現發(fā)展奠定良好的基礎。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要一環(huán)，更要在辦公自動化環(huán)境下不斷革新管理思路和管理策略，從而完善各項管理工作。

1、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理要點

1.1 實現檔案管理和辦公自動化的一體化

在全面推進醫(yī)院改革的過程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式難以滿足醫(yī)院對檔案管理效率和質量的要求，進而造成管理上問題不斷。在辦公自動化的環(huán)境下，自動化辦公模式可以充分發(fā)揮其高效快速及全面等特點，將其與醫(yī)院的檔案管理工作結合起來，形成醫(yī)院檔案管理一體化，必然能不斷完善醫(yī)院服務，確保檔案管理工作高效完成。

1.2 實現醫(yī)院檔案歸檔的規(guī)范化和標準化

醫(yī)院檔案的歸檔包括電子檔案和紙質檔案兩部分的內容。在辦公自動化環(huán)境下，先進的信息技術和計算機網絡平臺能夠確保檔案歸檔工作高效率和高標準的完成，在計算機技術和網絡平臺建設的輔助之下，醫(yī)院的檔案歸檔各個環(huán)節(jié)都能夠進行規(guī)范管理，從而大幅提高檔案歸檔工作的綜合水平。

1.3 促進醫(yī)院各部門之間的相互協(xié)作

在辦公自動化環(huán)境之下，醫(yī)院的檔案管理工作的系統(tǒng)性特征更加明顯。電子檔案歸檔除了要求醫(yī)院檔案管理部門協(xié)調工作之外，還需要信息技術部以及其他部門的通力協(xié)作，這樣才能夠確保檔案的完整性。在辦公自動化實現的前期階段，但管理工作需要得到進一步的延伸，無論是前端控制還是設計階段，都要確保系統(tǒng)性管理。

2、辦公自動化下醫(yī)院檔案管理策略

2.1 改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的各項文件是相對獨立的。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案歸檔工作主要是由部門或者是個人完成，在實現辦公自動化之后，自動化的醫(yī)院檔案管理則以文件為單位，直接將處理完成的文件進行歸檔。在這樣的改變之下，電子檔案歸檔不再是一個部門的工作，他需要信息技術部和檔案管理部門共同協(xié)作，無論是哪一個環(huán)節(jié)出問題都會造成檔案的完整性。在辦公自動化的要求之下，醫(yī)院必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，在自動化辦公系統(tǒng)建立的前期階段就必須要將檔案管理進行延伸，并且與系統(tǒng)設計緊密結合。另外為了確保醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性發(fā)展，自動化辦公系統(tǒng)的功能設置必須涉及前端控制。

2.2 全面完善檔案管理系統(tǒng)

在自動化辦公的影響下，醫(yī)院的檔案管理部門必須不斷完善檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理的各項工作能夠系統(tǒng)化的完成。在完善醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)過程之中，必須根據醫(yī)院的實際發(fā)展情況，在現有系統(tǒng)平臺的基礎之上，構建檔案管理子系統(tǒng)，從而確保電子檔案管理工作和電子公文運轉的高效配合和共同完成。與此同時，在進行設計時，醫(yī)院首先需要對自身的業(yè)務經營管理特點進行全面的分析和研究，根據管理的實際特征進行系統(tǒng)管理平臺的設計和完善，確保管理系統(tǒng)平臺設計能夠與其他的管理組件相互融合，提高管理系統(tǒng)的整體適用性，同時為實現文檔一體化管理的目標創(chuàng)造良好的條件。

2.3 建設檔案管理工作隊伍

我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處在全面發(fā)展時期，這一時期醫(yī)院的檔案類型和數量持續(xù)增多，這對醫(yī)院的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，也給檔案管理的工作人員提出了更高的要求。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院在開展檔案管理工作時需要結合辦公自動化的特點，根據工作需求建設檔案管理工作隊伍，加強管理人才培養(yǎng)工作，有效提高檔案管理人員的素質，滿足醫(yī)院辦公自動化的要求。一方面由于辦公自動化的發(fā)展速度逐步加快，那么醫(yī)院的檔案管理工作就必須跟上科技和信息化發(fā)展的步調，重視人才的培養(yǎng)和更新，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓和職業(yè)素養(yǎng)教育，確保檔案管理人員的知識和技能得到更新和發(fā)展。另一方面，醫(yī)院要引進先進的人員考核制度，積極推進激勵制度，將職稱和員工業(yè)績關聯(lián)起來，充分激發(fā)工作人員的工作熱情，提高檔案管理人員的整體管理水平以及醫(yī)院的整體服務質量。

2.4 建立和完善檔案管理標準

自動化辦公下的醫(yī)院檔案管理更加的方便快捷和及時，那么檔案管理的各項工作就必須要有統(tǒng)一的標準，提高管理的規(guī)范性。因此醫(yī)院必須根據檔案管理要求建立和完善檔案管理制度，確保各項管理工作有據可循。首先，檔案管理工作必須涉及檔案的收集整理以及檢索等方面的內容。接下來，檔案管理部門必須認真檢查歸檔材料，采用高效的鑒別手段確保檔案信息資源的真實性和完整性。對于檔案管理中的相關技術操作和流程中涉及到的文件處理、著錄制定等工作要保證格式和標準的統(tǒng)一。除此以外，醫(yī)院的檔案管理標準要進行不斷的完善和修正，在這一過程中必須結合醫(yī)院辦公自動化的程度和特征，明確相關人員的工作職責，規(guī)范檔案管理的各項工作流程。

3、結語

面對辦公自動化的新環(huán)境，醫(yī)院檔案管理工作要進行相應的調整，來適應新環(huán)境的變化。醫(yī)院在進行檔案管理過程中要逐步改變傳統(tǒng)的管理模式，采用先進的技術手段完善檔案管理系統(tǒng)，推進檔案管理隊伍建設，完善檔案管理標準，確保醫(yī)院檔案管理工作健康有序進行，進一步提高醫(yī)院的服務水平，促進醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。

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