淺議行政機關(guān)檔案信息化管理

楊璐

【摘 要】隨著社會的高速發(fā)展，市場經(jīng)濟在國民經(jīng)濟的發(fā)展中起到重要的作用，我國行政機關(guān)的檔案管理也需要進行調(diào)整和改革。信息化的發(fā)展深入到各個方面，行政機關(guān)的檔案管理也需要進行信息化改革，滿足社會發(fā)展的需求以及實現(xiàn)檔案信息社會共享的目標。傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段不在適應(yīng)社會發(fā)展的需求，對檔案管理模式的改革日漸提上日程。作為行政機關(guān)檔案管理人員，需要放寬眼界、著眼于實際，不斷創(chuàng)新和探究，加強和提高檔案信息化管理的水平和能力，作出相應(yīng)的規(guī)劃，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；行政機關(guān)；管理模式

根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，部分行政機關(guān)并未采用檔案信息化管理，而是依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這在一定程度上并不利于機關(guān)的發(fā)展和改革。本文就檔案信息化管理的必要性以及如何實現(xiàn)檔案信息化管理進行探究和分析：

一、檔案管理在行政機關(guān)實現(xiàn)信息化的必要性

我們所說的檔案信息化管理是指把檔案內(nèi)容進行信息化，又檔案實體管理轉(zhuǎn)為信息化的檔案信息管理工作。檔案的信息化管理不僅能夠有效對檔案信息進行類別區(qū)分，還可以對信息進行加工整理，提高信息整合和提取的效率，提高檔案管理的高效性和效益。信息化管理與傳統(tǒng)的管理模式相比更具有靈活性和效益性，避免了傳統(tǒng)模式中的缺漏和不足之處，使得檔案信息的分享度更加廣，操作更加便捷。信息化檔案管理還有利于檔案信息的利用率，這有利于降低檔案管理的人工成本。

手工的人事管理工作使得管理過程比較繁瑣復(fù)雜，使得單位或機關(guān)的人力資源管理具有局限性。在尋找相關(guān)檔案信息時也依賴人工操作，大大增加了人工管理檔案的成本，不利于檔案信息共享的系統(tǒng)的構(gòu)建，使得檔案管理脫離了時代的發(fā)展。為了更好地適應(yīng)社會的發(fā)展需求以及信息化的普及，這需要行政機關(guān)對本部門的檔案管理模式進行積極地探究，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案管理者的技能和水平，滿足社會和時代的發(fā)展需求，從意義上真正實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息化管理。

二、行政機關(guān)檔案管理信息化應(yīng)制定相關(guān)規(guī)劃

檔案管理信息化的規(guī)劃應(yīng)該以行政機關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略部署為依據(jù)，根據(jù)實際發(fā)展情況制定適合本機關(guān)的有特色的辦公模式，明確自身的發(fā)展戰(zhàn)略目標，在實踐和探索中進行分析，始終堅持與時俱進的發(fā)展目標和有特色的管理方針，積極探索全方位的、多角度的大規(guī)模管理模式，在不同的發(fā)展階段設(shè)定不同的檔案管理信息化的不同目標，促進檔案管理信息化的健康、可持續(xù)發(fā)展。另外，機關(guān)檔案管理信息化的兩個重要特征是靈活性和延展性，為了充分考慮機關(guān)檔案信息化管理的未來發(fā)展和規(guī)劃，需要把兩個特征充分發(fā)揮出來，在規(guī)劃的實行中應(yīng)該注意與行政機關(guān)的實際情況，提高檔案管理信息化發(fā)展的有效性，使得行政機關(guān)的信息服務(wù)更到位、更高效。

三、建立高效檔案信息網(wǎng)站

在實踐中，最為有效的方式之一就是根據(jù)本機關(guān)在當?shù)氐臋n案管理中的問題和先關(guān)流程建立自身的、有特色的、實用性較強的檔案網(wǎng)站，為人們提供更加便利的服務(wù)。這種信息站點組建成一個廣大的網(wǎng)絡(luò)，為人們提供豐富的內(nèi)容和便捷的條件，人們可以通過在網(wǎng)站上的搜索、查詢等功能，能夠盡快找到相關(guān)的檔案信息解決遇到的相關(guān)問題，提高人們的工作效率也提高檔案管理的利用率。檔案信息網(wǎng)站的使用與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)相比更具便捷性和高效性，避免由于繁雜的過程造成時間和人力的浪費。傳統(tǒng)的手工操作檔案的方式正逐步被信息網(wǎng)站所代替，這就是行政機關(guān)檔案管理信息化改革的發(fā)展方向。

信息化網(wǎng)站的構(gòu)建需要設(shè)置相關(guān)的檔案管理體系，為了促進機構(gòu)的長遠發(fā)展，需要把檔案管理體系與行政機關(guān)的管理體系相融合，構(gòu)建一套符合行政機關(guān)發(fā)展的戰(zhàn)略部署，提高檔案信息共享的有效性，從而提高檔案管理的水平和能力。

四、加大力度實現(xiàn)行政機關(guān)檔案管理的信息資源數(shù)字化建設(shè)

檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，它能夠有效地保護檔案原件。檔案數(shù)字化建設(shè)需要先進的信息手段，根據(jù)原始檔案建立成數(shù)據(jù)庫，并不斷對構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫進行及時地更新和內(nèi)容整理，為人們的查詢和檢索更加便捷。對不斷更新的數(shù)據(jù)要進行信息整合，在整理和分析中提出信息的重點內(nèi)容，促進檔案管理信息資源數(shù)字化建設(shè)模式的構(gòu)建，使得行政機關(guān)的檔案管理體系更具科學(xué)性和規(guī)范性。

五、行政機關(guān)檔案信息化建設(shè)注重標準與規(guī)范

行政機關(guān)檔案管理體系建設(shè)的重點內(nèi)容之一是其標準和規(guī)范，在構(gòu)建中應(yīng)該格外注重檔案管理的水平，確保其發(fā)展能夠達到現(xiàn)代化水平。每個行政機關(guān)都有自身的發(fā)展特點和內(nèi)部的管理標準，在檔案管理信息化過程中要以這兩點為依據(jù)，在構(gòu)建中及時發(fā)現(xiàn)問題并采用有效的方式解決，使得信息化建設(shè)更高質(zhì)、更高效。

六、加大對行政機關(guān)檔案信息管理人員的素質(zhì)要求

檔案信息化管理需要專業(yè)的從業(yè)人員進行相關(guān)的操作和工作，作為檔案管理信息化的主要負責人需要不斷地更新管理理念，定期接受相關(guān)的教育培訓(xùn)，用最佳的工作態(tài)度和心態(tài)投入到工作中。除此之外，管理者自身的專業(yè)素養(yǎng)需要有意識地提高，不斷吸收新的知識內(nèi)容，在時代高速發(fā)展的大潮中占據(jù)一席之地，在計算機的操作上要精通，學(xué)會多樣的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，滿足人們對信息網(wǎng)站的需求，發(fā)揮檔案信息內(nèi)容的最大價值和作用，成為人們獲取信息服務(wù)的高效平臺。

綜上所述，行政機關(guān)檔案信息化管理需要長時間的嘗試和探索，我們應(yīng)該在實踐中不斷積累經(jīng)驗，認真做好每一環(huán)節(jié)的工作，穩(wěn)抓穩(wěn)打。先進的檔案管理模式應(yīng)該適應(yīng)社會和時代發(fā)展的需求，在制定和完成規(guī)劃中要加大管理力度，提高檔案信息管理工作的效率。

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