如何提高檔案管理的工作水平

孔紅霞

摘 要：如何提高檔案的管理水平，使檔案整理做到科學(xué)有序，有規(guī)可循要程序化，有目可查，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化自身建設(shè)，解決長期存在的檢索工具單一的問題，熱情的服務(wù)態(tài)度，更要有良好的閱覽環(huán)境和明示閱覽時(shí)間。

關(guān)鍵詞：提高管理水平 加強(qiáng)自身建設(shè) 增加資源

檔案管理工作從一定意義上說是一項(xiàng)社會(huì)工作。因此，首先是領(lǐng)導(dǎo)要工作，檔案的整理要做到科學(xué)有序，有規(guī)可循要程序化，有目可查，具體來說，是要分明別類，全宗區(qū)分清楚，全宗內(nèi)檔案，要分類，分類要科學(xué)，科學(xué)地組織保管單位，宗卷不能龐雜，案卷題名要能夠揭示案卷內(nèi)檔案的內(nèi)容，卷數(shù)文件和案卷要編號(hào)，還要編目，為了目錄才方便檔案的查找。檔案如果沒有分類或分類不科學(xué)，案卷題名與案卷內(nèi)容不符，或案卷題名沒有把內(nèi)容體現(xiàn)出來，就會(huì)造成檔案有目難卷。因此，檔案一定要進(jìn)行整理，只有科學(xué)地整理檔案，同時(shí)，有些檔案信息要主動(dòng)上門服務(wù)，要通過廣告宣傳，擴(kuò)大其使用程度。只有這樣才能夠有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)。同時(shí)，還要編制多種檢索工具，要解決長期存在的檢索工具單一的問題。其次，做好檔案管理工作，開發(fā)利用好檔案信息資源，不僅要有熱情的服務(wù)態(tài)度，還必須采用靈活多樣的方式，健全各種服務(wù)措施，做到積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，要開辟好閱覽室，要有足夠的案椅，還要有休息室，為查閱、利用檔案者提供良好的閱覽環(huán)境，明示閱覽時(shí)間，保證閱覽時(shí)間，配備各類工具書供利用者使用，工作人員要指導(dǎo)查檔人員如何使用檢索工具，解答利用中的具體問題。[1]

總之，要做好檔案管理工作，是一項(xiàng)社會(huì)的系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、社會(huì)的支持，自身的努力，但關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變觀念，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平。特別是在服務(wù)形式上要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變封閉型為開放型。開展咨詢業(yè)務(wù)，檔案技術(shù)人員身入到各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，現(xiàn)場調(diào)查進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)技術(shù)指導(dǎo)，溝通單位信息，使之互通有無，檔案管理工作者同時(shí)提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，只有這樣才能做好檔案管理工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

有較高的認(rèn)識(shí)，要高度重視檔案管理工作，關(guān)心檔案管理工作，支持檔案管理工作，這是搞好現(xiàn)代檔案管理工作的關(guān)鍵條件；其次是要大力宣傳有中國特色的社會(huì)主義現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性和作用，讓群眾了解檔案管理工作的作用，使他們自覺地關(guān)心支持檔案管理工作，使檔案管理工作有一個(gè)可靠的、廣泛的、群眾基礎(chǔ)，這是做檔案管理工作的基本條件。再次是要加強(qiáng)自身職責(zé)，檔案管理工作要有全心全意為黨、為人民服務(wù)的精神，敬業(yè)愛崗有強(qiáng)烈的事業(yè)心，有一支整齊的專業(yè)檔案管理工作者隊(duì)伍，這是做好現(xiàn)代化檔案管理工作的首要條件。

一、準(zhǔn)確定位，優(yōu)質(zhì)服務(wù)社會(huì)

為了檔案管理工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，要找準(zhǔn)檔案管理工作為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)，市場經(jīng)濟(jì)對檔案管理工作既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇，關(guān)鍵如何把握機(jī)會(huì)，及時(shí)調(diào)整對策，找準(zhǔn)為經(jīng)濟(jì)服務(wù)的結(jié)合點(diǎn)。檔案管理工作者要擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域，延伸檔案管理工作，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作在廣度和深度上都要發(fā)生了深刻的變化，這要求檔案管理工作者必須擴(kuò)大領(lǐng)域，從過去面向機(jī)關(guān)為主，拓展到面向整個(gè)社會(huì)，主動(dòng)貼近經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場，同時(shí)改變服務(wù)、方法和手段、建立起系統(tǒng)的、規(guī)范的和科學(xué)化的服務(wù)體系，把服務(wù)工作搞好。要加強(qiáng)檔案管理工作部門的信息指導(dǎo)作用和提高作用，幫助被指導(dǎo)單位、部門完善基礎(chǔ)工作。市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，檔案管理工作為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)必須通過法律手段來解決和處理檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律，使檔案管理工作適應(yīng)法制經(jīng)濟(jì)的需要。要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)社會(huì)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

二、提高科學(xué)管理檔案管理工作的水平

社會(huì)的發(fā)展給檔案管理工作提出了新的更高的要求，但在對檔案管理工作中普遍存在一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，即檔案管理工作是可有可無，無足輕重的工作，這充分表現(xiàn)出一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，檔案管理工作的重要性是不言而喻，對機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的管理制度、人才利用、經(jīng)濟(jì)效益的提高和健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。就如何做好檔案管理工作，當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀、發(fā)展、吸收、借鑒和利用等方面進(jìn)行了研究，以期達(dá)到更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感和使命感，激發(fā)檔案投身本職工作，現(xiàn)身檔案管理工作的神圣職責(zé)之目的。同時(shí)就檔案管理工作的意義、利用策略等方面進(jìn)行了粗淺的探討，分析了傳統(tǒng)檔案管理工作模式與正在被日益強(qiáng)化的電子管理的優(yōu)勢，特別是在合并高職院校的檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新思維，創(chuàng)新意識(shí)，才能適應(yīng)新形勢的需要，提升檔案管理的層次，合理開發(fā)利用檔案功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值超越，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步服務(wù)。各級(jí)黨委、政府和各部門要把檔案管理工作深入現(xiàn)代化建設(shè)中的重要工作，把它提上議事日程，采取有效措施，解決實(shí)際問題，要努力改善基礎(chǔ)條件，對檔案管理工作要舍不得精力，加大檔案管理工作的投入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要把檔案事業(yè)引入各地部門的國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，解決人員不足，經(jīng)費(fèi)緊缺，設(shè)備落后的問題，為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)外環(huán)境。首先，做好檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，要搞好檔案信息資源的開發(fā)利用。開發(fā)檔案資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)是時(shí)代的需要，客觀實(shí)踐的需要，因此，要用科學(xué)的手段，做好基礎(chǔ)工作。過去由于一般檔案部門不注意基礎(chǔ)工作，造成檔案實(shí)踐殘缺不全，整理也不是很科學(xué)，檢查工具單一，給檔案信息開發(fā)帶來了不利因素的現(xiàn)象存在，因而就從一定程度上影響了檔案為經(jīng)濟(jì)服務(wù)的功能，所以開發(fā)檔案信息做好基礎(chǔ)工作是重要的，要搞好收集，豐富檔案資料，必須先有檔案資料，然后才談得上收集，收集工作要明確收的種類、數(shù)量、質(zhì)量，要制定出收集的范圍和步驟，進(jìn)館檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要采用電腦，電控等現(xiàn)代手段來建設(shè)信息資料的面要廣，內(nèi)容要豐富，科學(xué)價(jià)值要高。做好檔案管理工作先收集還不行，還得加強(qiáng)檔案的整理工作，為了豐富多樣的檔案資料，而不進(jìn)行整理式整理的不科學(xué)，不能說真正做好了檔案管理。[2]

參考文獻(xiàn)

[1]王蓉.電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理.2007（5）186-187

[2]吳晶晶.淺議企業(yè)檔案信息化建設(shè).2007（6）20-21